Explicación del Tema 26 de Auxilio Judicial

El artículo 1.1 y 5 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, fija su objeto y finalidad: modernizar y regular la organización y funcionamiento de los archivos judiciales y el procedimiento de expurgo, implantar un sistema al servicio de los fines de la Justicia y garantizar el acceso con las limitaciones legales.

La necesidad de regular los archivos judiciales se explica por la propia actividad de los juzgados y tribunales. Cada proceso genera documentación: escritos de las partes, resoluciones, diligencias, actas, documentos aportados, grabaciones, comunicaciones y otros elementos que integran el expediente judicial. Si esta documentación no se clasifica, conserva y remite de forma ordenada, dificulta el trabajo de la oficina judicial, complica la localización de actuaciones y puede afectar al derecho de acceso de quienes tengan interés legítimo.

El artículo 1.2 define el archivo judicial en un doble sentido: es tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en que quedan debidamente custodiados y clasificados. Comprende, por ello, el fondo documental y la estructura organizada que permite conservarlo, identificarlo y recuperarlo.

Son documentos judiciales las actuaciones procesales y los documentos aportados por las partes o terceros, por escrito o por medios electrónicos o telemáticos y cualquiera que sea su soporte (artículo 1.4 del Real Decreto 937/2003). El concepto no se limita al papel.

El ámbito comprende los documentos de los juzgados y tribunales de todos los órdenes que sean consecuencia de la actividad judicial y los expedientes gubernativos sustanciados en ellos. Quedan excluidos los libros de sentencias, los de registro, los demás libros de llevanza preceptiva y los expedientes del Registro Civil (artículo 2 del Real Decreto 937/2003).

El artículo 230 LOPJ obliga a juzgados, tribunales y fiscalías a utilizar los medios técnicos puestos a su disposición y reconoce validez de original a los documentos electrónicos cuya autenticidad e integridad estén garantizadas. El Real Decreto 937/2003 concreta la organización archivística de la documentación generada o incorporada al proceso.

El artículo 4 del Real Decreto 937/2003 distingue tres clases: Archivos Judiciales de Gestión, Archivos Judiciales Territoriales y Archivo Judicial Central.

En cada oficina judicial o unidad análoga existe un Archivo Judicial de Gestión. Custodia los documentos de procesos y actuaciones en tramitación mientras sean susceptibles de resolución o de terminación de la ejecución iniciada (artículo 5.1 del Real Decreto 937/2003).

Los asuntos sin actuación procesal pendiente pueden remitirse al archivo correspondiente una vez transcurridos cinco años desde su incoación; excepcionalmente, el plazo puede reducirse por falta de espacio. Los procedimientos terminados por sentencia firme u otra resolución pueden remitirse al año de su firmeza, sin perjuicio del expurgo. La decisión corresponde al responsable del Archivo Judicial de Gestión (artículo 5.2 y 3 del Real Decreto 937/2003).

Esta secuencia permite entender el recorrido ordinario de la documentación judicial: primero se conserva en el Archivo Judicial de Gestión mientras sirve a la tramitación o ejecución; después puede pasar al Archivo Judicial Territorial o al Archivo Judicial Central cuando ya no requiere presencia inmediata en la oficina judicial; finalmente, cuando se cumplan los presupuestos legales, puede ser examinada por la Junta de Expurgo para decidir su destino posterior. La remisión permite liberar espacio y ordenar la documentación que ya no necesita estar en el archivo de gestión, sin perder su posibilidad de localización o consulta.

En cada comunidad autónoma existe como mínimo un Archivo Judicial Territorial, dependiente del Presidente del Tribunal Superior de Justicia, que puede delegar en el Presidente de la Audiencia Provincial o en el Juez Decano del partido judicial donde radique. Ordena la documentación remitida desde los archivos de gestión y la conserva hasta que la Junta de Expurgo resuelva su destino (artículo 8 del Real Decreto 937/2003).

El Archivo Judicial Central está adscrito a la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo y comprende la documentación del Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y los restantes órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional (artículo 10 del Real Decreto 937/2003).

La ordenación, custodia y conservación corresponden al Letrado de la Administración de Justicia responsable, con la asistencia técnica prevista en cada caso. Los artículos 6, 9 y 11 regulan respectivamente los archivos de gestión, territoriales y central y determinan las reglas de designación aplicables.

El acceso no es libre e ilimitado. Las partes y quienes acrediten interés legítimo pueden obtener exhibición, testimonio o certificación, salvo reserva; en los archivos territoriales y central, la documentación permanece a disposición del órgano de procedencia. Rigen los límites de datos personales, seguridad, honor, intimidad y propia imagen (artículos 7 y 12 del Real Decreto 937/2003, en relación con el artículo 57.1.c de la Ley 16/1985).

La documentación judicial también puede tener valor como parte del patrimonio documental. La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, considera documento toda expresión recogida en cualquier soporte material, incluidos los soportes informáticos, y protege el patrimonio documental y bibliográfico. Por ello, la documentación judicial no puede tratarse solo como acumulación de expedientes antiguos: puede tener valor histórico, jurídico, administrativo o cultural, lo que justifica la intervención de las Juntas de Expurgo antes de su eliminación o transferencia.

En síntesis, el archivo judicial es el sistema organizado de custodia, clasificación, conservación y recuperación de la documentación producida por la actividad judicial. La documentación judicial comprende actuaciones procesales y documentos incorporados al proceso, cualquiera que sea su soporte. La legislación vigente organiza esta materia mediante archivos de gestión, territoriales y central, combinando las necesidades de funcionamiento de la oficina judicial, el derecho de acceso a la documentación, la protección de datos y la conservación del patrimonio documental.

La remisión de documentación judicial es el traslado ordenado de documentos desde un archivo judicial a otro o, en su caso, a la Junta de Expurgo. No se trata de un simple movimiento físico de expedientes, sino de una actuación documentada que debe permitir identificar qué se remite, de qué órgano procede, a qué procedimiento corresponde y cuál es su destino.

La remisión desde el Archivo Judicial de Gestión al Territorial o al Central se formaliza periódicamente y, como mínimo, una vez al año. Debe acompañarse de una relación de los procedimientos o actuaciones en los que se integran los documentos (artículo 13.1 del Real Decreto 937/2003).

La relación documental es el instrumento que identifica y controla la documentación enviada. Su función es garantizar que el archivo de destino sepa qué documentación recibe y que el órgano de procedencia conserve constancia de lo remitido. De este modo, si posteriormente se necesita consultar, recuperar o completar documentación, puede localizarse con seguridad.

La relación utiliza un modelo uniforme y obligatorio y comprende todos los procedimientos remitidos. Debe indicar, como mínimo, proceso o actuación, orden jurisdiccional, naturaleza, número y año, partes, referencia sucinta al objeto y fecha de terminación o paralización (artículo 13.1 y 3 del Real Decreto 937/2003).

La relación se transmite mediante los programas disponibles. Cada Letrado de la Administración de Justicia conserva copia con la fecha de envío y la acreditación de recepción (artículo 13.2 del Real Decreto 937/2003).

La Orden JUS/1926/2006, de 15 de junio, desarrolla las relaciones en las comunidades autónomas sin traspasos de medios de Justicia y en los órganos de jurisdicción estatal (artículos 1 y 2 de la Orden JUS/1926/2006).

El artículo 3 de la Orden establece tres modelos: el anexo 1 para remisiones del Archivo de Gestión al Territorial o Central; el anexo 2 para relaciones dirigidas desde los archivos a la Junta de Expurgo; y el anexo 3 para que el Territorial o Central solicite al órgano de procedencia la confirmación, en un mes, de los plazos de prescripción o caducidad.

Las relaciones se cumplimentan por triplicado y cada ejemplar se firma y sella por el Letrado de la Administración de Justicia competente (artículo 4.1 de la Orden).

Las series se agrupan por años, del más antiguo al más reciente; dentro de cada año se separa cada serie y dentro de ella se ordenan los procedimientos de menor a mayor (artículo 4.2 y 3 de la Orden JUS/1926/2006).

Los fragmentos de series se ordenan por años, fracciones y número de procedimiento y se reagrupan en legajos (artículo 6 de la Orden).

Los responsables de los archivos y la Junta de Expurgo elaboran conjuntamente el calendario al inicio del año natural; debe efectuarse al menos una remisión anual (artículo 5 de la Orden).

Si el órgano de procedencia necesita consultar, agregar o desglosar documentación, el Letrado de la Administración de Justicia la solicita oficialmente. El préstamo no se mezcla con nuevas entregas y su devolución se documenta mediante una relación con los datos del órgano y del procedimiento (artículo 7 de la Orden).

El responsable del archivo subsana en los tres ejemplares las anomalías de identificación y deja constancia de los documentos relacionados pero no enviados, informando por escrito al Letrado de la Administración de Justicia (artículo 8 de la Orden).

La remisión informática sigue los mismos trámites que la física. Los programas deben normalizar el tratamiento archivístico, facilitar la localización y conservar la identidad primaria de los documentos pese a cambios registrales o procesales (artículo 9 de la Orden).

La relación documental cumple, por tanto, una función de control, garantía y trazabilidad. Permite saber qué documentación se remite, de qué procedimiento procede, cuál es su destino, qué archivo la recibe y qué datos identificativos permiten localizarla. Sin una relación documental correcta, la remisión de expedientes podría generar pérdida de control sobre la documentación judicial y dificultar tanto el funcionamiento de la oficina judicial como el acceso posterior a los documentos.

En síntesis, la remisión de documentación judicial exige periodicidad, modelo normalizado, identificación completa de los procedimientos, constancia de envío y recepción, ordenación por series y años, posibilidad de consulta o devolución y tratamiento informático que respete la identidad documental. El sistema busca liberar los Archivos Judiciales de Gestión de documentación que ya no necesita permanecer en ellos, pero sin romper la cadena de custodia ni impedir la recuperación posterior de los documentos.

Las nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión deben entenderse como instrumentos para ordenar, conservar, localizar y recuperar la documentación judicial de forma segura. No sustituyen la finalidad del archivo, pero modifican la forma en que los documentos se generan, incorporan, custodian, consultan y remiten.

El artículo 3.1 del Real Decreto 937/2003 exige que los archivos de Gestión, Territoriales y Central se administren mediante programas compatibles con los sistemas de juzgados y tribunales y adaptados a las funciones de cada archivo.

Esta previsión tiene una consecuencia práctica: el archivo judicial no puede concebirse únicamente como depósito físico de expedientes. La gestión informática debe permitir identificar la documentación, clasificarla, conocer su ubicación, registrar su remisión, controlar su recepción y facilitar su recuperación cuando el órgano judicial o una persona legitimada necesite acceder a ella.

Los programas se aprueban por el Consejo General del Poder Judicial a propuesta del Ministerio de Justicia o de la comunidad autónoma competente y deben cumplir la legislación vigente (artículo 3.2 del Real Decreto 937/2003). El artículo 230.1 LOPJ impone a juzgados, tribunales y fiscalías la utilización de los medios técnicos puestos a su disposición.

Los documentos en papel archivados pueden convertirse a soporte magnético u otro reproducible mediante digitalización, microfilmación o técnicas similares, siempre que se garanticen integridad, autenticidad y conservación (artículo 3.3 del Real Decreto 937/2003).

La finalidad de la digitalización no es solo ahorrar espacio. Su función es facilitar la identificación y búsqueda rápida de la documentación, mejorar la gestión de los archivos y permitir que los documentos puedan ser recuperados cuando sea necesario. La digitalización debe conservar la fiabilidad del documento: si el soporte cambia, la información no puede perder autenticidad, integridad ni posibilidad de reproducción.

El artículo 39.1 del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, define el documento judicial electrónico como la información en forma electrónica, archivada en soporte electrónico, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado y generada, recibida o incorporada al expediente judicial electrónico por la Administración de Justicia en el ejercicio de sus funciones.

El documento incorpora los metadatos exigidos para su interoperabilidad, y los documentos públicos llevan firma o sello electrónico y referencia temporal cuando proceda (artículo 39.2 a 4 del Real Decreto-ley 6/2023).

Las copias auténticas y la digitalización se rigen por los artículos 40 a 43 del Real Decreto-ley 6/2023. La oficina judicial digitaliza e incorpora al expediente los documentos en papel presentados válidamente; los originales se conservan cuando no puedan digitalizarse por razones históricas, de protección del patrimonio u otras razones, o cuando su conservación resulte aconsejable (artículo 43.4 del Real Decreto-ley 6/2023).

Esta regla conecta directamente con los archivos judiciales de gestión. En ellos pueden coexistir documentos electrónicos, copias electrónicas auténticas, documentos digitalizados y documentos originales en soporte no electrónico que deban conservarse por su naturaleza. Por ello, la gestión del archivo debe permitir distinguir el tipo de documento, su soporte, su valor procesal y su régimen de conservación.

El artículo 47.1 define el expediente judicial electrónico como el conjunto ordenado de datos, documentos, trámites y actuaciones electrónicas y grabaciones audiovisuales correspondientes a un procedimiento, cualquiera que sea el tipo de información y el formato.

Cada expediente tiene un número de identificación general único e inalterable y un índice electrónico firmado por la oficina judicial o mediante actuación automatizada, que garantiza su integridad y permite recuperarlo (artículo 47.2 y 3 del Real Decreto-ley 6/2023).

La remisión del expediente queda sustituida, a todos los efectos legales, por su puesta a disposición electrónica, con posibilidad de obtener copia (artículo 47.4 del Real Decreto-ley 6/2023).

El Sistema Común de Intercambio permite itinerar expedientes y transmitir documentos entre oficinas y órganos judiciales o fiscales, incluso cuando empleen sistemas distintos (artículo 48 del Real Decreto-ley 6/2023).

Las Administraciones competentes deben disponer de un sistema de archivo judicial electrónico interoperable que asegure el acceso y la conservación a largo plazo de expedientes y documentos, con respeto a la protección de datos (artículo 79 del Real Decreto-ley 6/2023).

Una copia electrónica auténtica no autoriza por sí sola a destruir el original. Tras el plazo reglamentario, los documentos no electrónicos digitalizados pueden devolverse o destruirse bajo responsabilidad del Letrado de la Administración de Justicia —o por resolución judicial cuando lo aconsejen su valor probatorio u otros fines jurisdiccionales— y previa audiencia de las partes (artículo 80 del Real Decreto-ley 6/2023).

El uso de nuevas tecnologías exige además respetar la protección de datos, la confidencialidad, la seguridad y las limitaciones de acceso. La posibilidad de localizar o consultar documentos de forma electrónica no significa que cualquier persona pueda acceder a ellos. El acceso debe realizarse conforme a la legislación procesal, la Ley Orgánica del Poder Judicial, la normativa de protección de datos y las reglas específicas sobre archivos judiciales.

En los archivos judiciales de gestión, la tecnología cumple varias funciones: permite registrar y clasificar la documentación, facilita su búsqueda, conserva la trazabilidad de las remisiones, permite integrar documentos electrónicos y digitalizados, favorece la puesta a disposición del expediente judicial electrónico y ayuda a mantener la identidad e integridad de la documentación. Sin embargo, el criterio jurídico sigue siendo el mismo: conservar lo necesario, permitir el acceso legítimo y asegurar que la documentación judicial pueda recuperarse con garantías.

En síntesis, las nuevas tecnologías transforman el archivo judicial de gestión en tres planos complementarios: permiten digitalizar documentación en papel, regulan documentos judiciales electrónicos con garantías propias y organizan el procedimiento mediante el expediente judicial electrónico. Esa transformación exige aplicaciones compatibles, documentos identificables, metadatos, firmas o sellos electrónicos, índices electrónicos, interoperabilidad y respeto a la normativa de archivos, protección de datos y acceso a la documentación judicial.

Las Juntas de Expurgo son órganos colegiados de naturaleza administrativa que deciden, por cuenta del responsable del Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de expedientes del Patrimonio Documental o su transferencia a la Administración competente en patrimonio histórico (artículo 14.1 del Real Decreto 937/2003).

El expurgo no equivale a destrucción automática. Es el procedimiento que determina si un documento ha perdido toda utilidad o debe conservarse (artículo 1.3); puede terminar en transferencia, enajenación o destrucción conforme a los artículos 18, 21 y 22.

La finalidad de las Juntas de Expurgo es determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, su transferencia a la Administración competente en materia de patrimonio histórico. Esta función conecta directamente con la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, porque la documentación judicial puede formar parte del patrimonio documental.

Se constituye una Junta en cada comunidad autónoma con competencia en todo su territorio. Las comunidades con medios materiales y económicos transferidos determinan su sede y composición, respetando la integración mínima establecida (artículo 14.2 y 4).

Las Juntas adscritas al Ministerio de Justicia tienen su sede donde radica la presidencia del Tribunal Superior de Justicia. Las preside un magistrado designado por su Presidente, con voto dirimente, y las integran un fiscal, el Gerente Territorial, un técnico superior especialista en archivos, un titulado superior de Administración y un Letrado de la Administración de Justicia como secretario (artículo 14.3).

En las comunidades con competencias transferidas la Junta está presidida por un magistrado e integrada, en todo caso, por un fiscal, un Letrado de la Administración de Justicia y un técnico superior especialista en archivos designado por la Administración de patrimonio histórico (artículo 14.4).

La disposición adicional primera del Real Decreto 937/2003 crea una Junta específica para el Tribunal Supremo, la Audiencia Nacional y los demás órganos con jurisdicción estatal, adscrita al Ministerio de Justicia y con la composición allí detallada.

El régimen colegiado se somete a las especialidades del Real Decreto y a la legislación administrativa de órganos colegiados (artículo 14.5), hoy contenida en los artículos 15 a 22 de la Ley 40/2015.

El procedimiento comienza con la relación que el responsable del Archivo de Gestión remite al secretario de la Junta sobre procedimientos cuya ejecución terminó o respecto de los que se declaró prescripción o caducidad. Los archivos Territorial y Central pueden pedir al órgano de procedencia que confirme en un mes el transcurso de esos plazos (artículo 15.1 y 2).

Las relaciones se remiten como mínimo una vez al año, contienen los datos del artículo 13.3 e identifican el archivo en que se encuentran los documentos (artículo 15.3).

Antes de decidir, el Presidente publica las relaciones en el BOE o en el diario oficial autonómico y una referencia en un diario de gran difusión de la comunidad, omitiendo el objeto del proceso y la identidad de las partes (artículo 16.1).

Durante dos meses, los interesados pueden solicitar por escrito al secretario de la Junta la devolución de documentos aportados o, si acreditan interés legítimo, testimonio o certificación. Sin solicitud en plazo, decae el derecho a recuperar los documentos (artículo 16.2 y 3).

La Junta se convoca en sesión ordinaria una vez al año y en sesión extraordinaria cuando lo justifique el número de relaciones elevadas; estas deben figurar en el orden del día (artículo 17.1 y 2).

Entre la convocatoria y la sesión, la Administración de patrimonio histórico emite un informe vinculante que identifica los expedientes o documentos que deben conservarse por su valor histórico-documental; puede designar personal especializado para acceder al archivo, también por medios informáticos (artículo 17.3).

Atendiendo al informe, la Junta acuerda la transferencia de lo que deba conservarse. Para el resto puede acordar exclusión del Patrimonio Histórico y enajenación; si la enajenación no es posible o aconsejable, o el soporte no es papel, puede ordenar la destrucción (artículo 18.1 a 3).

Los acuerdos constan en acta, aprobada en la misma sesión o en otra convocada dentro del mes siguiente. El secretario envía a cada órgano una certificación del acuerdo relativo a sus expedientes (artículo 19).

Las resoluciones sobre transferencia, enajenación o destrucción se publican en el diario oficial correspondiente (artículo 18.4) y todas las resoluciones de la Junta ponen fin a la vía administrativa (artículo 20).

La Administración competente en medios materiales ejecuta la enajenación o destrucción. El papel enajenado solo puede tratarse para su reutilización común, sin divulgar su contenido ni permitir el acceso de terceros; la destrucción se articula mediante contrato administrativo o convenio con una Administración que disponga de instalaciones adecuadas (artículo 21).

Formalizada la transferencia, enajenación o destrucción, se remite el título al secretario de la Junta, que expide certificación al responsable del archivo. La entrega se documenta en acta y no se autoriza sin cumplir los requisitos (artículo 22).

La información remitida a la Junta solo puede tratarse para el expurgo y para devolver documentos aportados al proceso. Únicamente puede transmitirse a la Administración de patrimonio histórico o a quienes soliciten esa devolución, conforme al procedimiento legal (artículo 14.6).

En síntesis, las Juntas de Expurgo son el órgano que decide el destino final de la documentación judicial que ya no debe permanecer en los archivos de gestión, territoriales o central. Su actuación permite equilibrar tres exigencias: liberar a los órganos judiciales de documentación que ya no resulta necesaria, proteger los documentos con valor histórico o documental y garantizar que la eliminación, enajenación o transferencia de expedientes se realice con control, publicidad y respeto a la confidencialidad.

La norma central es el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, publicado el 30 de julio de 2003 y aprobado por el Consejo de Ministros a propuesta del Ministro de Justicia. Sus artículos 1 a 3 contienen conceptos, ámbito y tecnología; los artículos 4 a 13 regulan las tres clases de archivos, responsables, acceso y remisión; y los artículos 14 a 22 ordenan las Juntas y el expurgo.

La Orden JUS/1926/2006, de 15 de junio, desarrolla el artículo 13 para las comunidades autónomas sin traspasos de medios de Justicia y para los órganos con jurisdicción estatal. Sus nueve artículos regulan objeto, ámbito, tres modelos, clasificación y ordenación, calendario, fragmentos de series, préstamos, subsanación y remisión informática.

La dimensión digital se apoya en el artículo 230 LOPJ y en el libro primero del Real Decreto-ley 6/2023. Los artículos 39 a 43 regulan el documento judicial electrónico, copias y digitalización; el artículo 47, el expediente judicial electrónico; el artículo 48, su intercambio; y los artículos 79 y 80, el sistema de archivo y los documentos originales no electrónicos.

Los artículos 49 a 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, definen y protegen el patrimonio documental, regulan su consulta y establecen el régimen básico de archivos. Fundamentan la intervención de la Administración competente en patrimonio histórico antes de transferir, enajenar o destruir documentación judicial.

Las Juntas tienen su régimen específico en el Real Decreto 937/2003 y, como órganos colegiados administrativos, se conectan con los artículos 15 a 22 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre. El artículo 46 de esta ley establece además el archivo electrónico de documentos administrativos, como marco general distinto del archivo judicial específico.