¿Quién está obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración?

La Ley 39/2015 no establece un único régimen para todas las personas que se relacionan con la Administración. Como regla general, una persona física puede elegir si utiliza medios electrónicos o no electrónicos. Esa libertad desaparece cuando pertenece a uno de los colectivos obligados por la ley, cuando actúa en representación de un obligado o cuando una norma aplicable impone el canal electrónico.

Determinar el régimen correcto exige atender a tres elementos: quién realiza el trámite, en qué condición actúa y si existe una previsión especial para ese procedimiento. Disponer de certificado electrónico, trabajar por cuenta propia o haber utilizado anteriormente una sede electrónica no basta, por sí solo, para convertir a una persona física en sujeto obligado.

La regla general para las personas físicas

El artículo 14.1 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común (LPAC) permite a las personas físicas elegir en todo momento si se comunican electrónicamente con las Administraciones para ejercer sus derechos y cumplir sus obligaciones, salvo que estén obligadas a emplear ese medio.

La elección no es definitiva. Quien no esté obligado puede comenzar un procedimiento en papel y optar después por el canal electrónico, o dejar de utilizarlo tras haberlo elegido. La decisión debe comunicarse al órgano competente para tramitar el procedimiento de forma que quede constancia.

El artículo 3 del Real Decreto 203/2021 precisa que el cambio no produce efectos inmediatos: se aplica a partir del quinto día hábil siguiente a aquel en que el órgano tramitador haya tenido constancia de la comunicación. Mientras no llegue ese momento, continúa siendo eficaz la elección anterior.

Sujetos obligados por el artículo 14.2

Sujeto	Alcance de la obligación	Matiz relevante
Persona jurídica	Cualquier trámite de un procedimiento administrativo	No depende del tamaño, actividad o medios de la entidad
Entidad sin personalidad jurídica	Cualquier trámite de un procedimiento administrativo	Es una categoría distinta de la persona jurídica
Profesional con colegiación obligatoria	Trámites realizados en ejercicio de esa actividad profesional	Incluye expresamente a notarios y registradores de la propiedad y mercantiles
Representante de un obligado	Actuaciones realizadas en esa representación	La condición del representado determina la obligación
Empleado público	Trámites realizados por razón de su condición	En la forma establecida reglamentariamente por cada Administración

La expresión «al menos» empleada por el artículo 14.2 resulta relevante. La lista contiene los colectivos obligados por el régimen común, pero no impide que una normativa especial aplicable establezca otros supuestos. Por ello, la clasificación legal es el punto de partida y no siempre agota el análisis.

Personas jurídicas y entidades sin personalidad

Las personas jurídicas están obligadas a utilizar medios electrónicos para realizar cualquier trámite de un procedimiento administrativo. La regla comprende, entre otras, sociedades mercantiles, asociaciones y fundaciones. No depende del número de trabajadores, de la capacidad económica ni de que exista un departamento especializado: nace de su condición jurídica.

La ley menciona separadamente a las entidades sin personalidad jurídica. En esta categoría pueden encontrarse comunidades de bienes, comunidades de propietarios y determinados patrimonios o agrupaciones que intervienen en una relación administrativa sin constituir una persona jurídica. La falta de personalidad no permite optar por el papel.

En ambos casos la obligación alcanza a la realización de cualquier trámite del procedimiento, no solo a la solicitud inicial. La presentación de documentos, la contestación de requerimientos y las restantes actuaciones deben efectuarse por el canal electrónico correspondiente.

Profesionales, representantes y empleados públicos

Quienes ejercen una actividad profesional para la que se exige colegiación obligatoria solo quedan comprendidos en esta causa respecto de los trámites y actuaciones realizados en ejercicio de esa actividad. La misma persona puede estar obligada cuando interviene profesionalmente y conservar la libertad de elección cuando realiza una gestión particular ajena a su profesión, salvo que concurra otro motivo.

Ser trabajador autónomo tampoco genera automáticamente la obligación. Un autónomo deberá utilizar medios electrónicos si ejerce una profesión de colegiación obligatoria en el trámite correspondiente, representa a un obligado, pertenece a un colectivo obligado reglamentariamente o queda sujeto por una norma especial. No debe equipararse «autónomo» con «profesional colegiado».

La obligación también alcanza a quien representa a un interesado obligado. Una persona física que presenta una solicitud en nombre de una sociedad no puede utilizar el papel alegando que ella, considerada individualmente, podría elegir. Actúa por cuenta de una persona jurídica y debe respetar el régimen de esta. A la inversa, representar a una persona física no obligada no genera por sí solo la obligación, aunque el representante puede estar sujeto por otra causa propia.

Los empleados públicos quedan obligados respecto de los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones por razón de su condición, en la forma determinada reglamentariamente por cada una. La regla no convierte necesariamente en electrónica cualquier gestión privada que un empleado efectúe como ciudadano.

Otros colectivos de personas físicas

El artículo 14.3 permite imponer reglamentariamente la relación electrónica a determinados colectivos de personas físicas y para procedimientos concretos. La Administración no puede hacerlo mediante una decisión informal ni basándose únicamente en que una persona parezca capaz de utilizar internet.

La previsión debe justificar que el colectivo dispone de acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios por su capacidad económica o técnica, su dedicación profesional u otros motivos. Son necesarios, por tanto, una norma reglamentaria, un colectivo y un ámbito procedimental determinados y la acreditación de las condiciones que permiten imponerle el canal.

Además de esta habilitación general, debe comprobarse la legislación sectorial. El régimen tributario, la contratación pública, las subvenciones, la Seguridad Social u otros ámbitos pueden contener reglas específicas de presentación y comunicación que completen el artículo 14.

Qué ocurre si un obligado presenta una solicitud en papel

Cuando un sujeto comprendido en los apartados 2 o 3 del artículo 14 presenta presencialmente una solicitud, la Administración debe requerirle para que la subsane mediante su presentación electrónica. El artículo 68.4 fija una consecuencia decisiva: se considera fecha de presentación la de la subsanación electrónica, no la de la entrega en papel.

Si el plazo para solicitar una ayuda concluye el 20 de mayo, una sociedad entrega la solicitud presencialmente ese día y la presenta electrónicamente el 23. A efectos del artículo 68.4, la fecha es el 23 de mayo. Por tanto, utilizar el canal equivocado puede provocar que la solicitud figure presentada fuera de plazo.

La regla debe aplicarse dentro de su supuesto legal. El artículo 68.4 se refiere a solicitudes presentadas presencialmente por quienes están obligados a relacionarse electrónicamente. No puede transformarse sin más en una regla general sobre cualquier documento, defecto formal o actuación del procedimiento. Para valorar el vencimiento debe acudirse también a las reglas explicadas en el artículo sobre cómputo de plazos administrativos.

Asistencia en el uso de medios electrónicos

El funcionamiento electrónico no elimina el deber de asistencia de las Administraciones. El artículo 12 de la LPAC exige garantizar que los interesados puedan relacionarse electrónicamente y prestar ayuda en el uso de esos medios a quienes no estén incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 y la soliciten.

La asistencia se proyecta especialmente sobre la identificación y firma electrónica, la presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y la obtención de copias auténticas. Si una persona no obligada carece de los medios necesarios, un funcionario habilitado puede realizar válidamente su identificación o firma mediante el sistema del que disponga. La persona debe identificarse ante él, prestar consentimiento expreso y dejar constancia de este.

La ley configura esta asistencia principalmente para quienes conservan la libertad de elección. Ello no altera la obligación de las personas incluidas en los apartados 2 y 3, aunque las Administraciones puedan establecer servicios de información o apoyo para facilitarles el cumplimiento.

Relación electrónica y notificaciones electrónicas

La obligación de relacionarse electrónicamente y el régimen de las notificaciones son materias conectadas, pero no idénticas. La primera determina el canal por el que el interesado realiza sus trámites; la segunda regula cómo le comunica la Administración sus actos. El artículo 41 establece que las notificaciones se practican preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, de ese modo cuando el interesado está obligado a recibirlas por esta vía.

La ley permite utilizar excepcionalmente un medio no electrónico cuando el interesado o su representante comparece espontáneamente en una oficina de asistencia y solicita la notificación personal en ese momento, o cuando la entrega directa por un empleado público resulte necesaria para asegurar la eficacia de la actuación. Son excepciones a la forma de practicar una notificación concreta, no una liberación general de la obligación electrónica.

Existen además dos prohibiciones. Nunca se notifican electrónicamente los actos acompañados de elementos que no puedan convertirse a formato electrónico ni aquellos que contengan medios de pago a favor del obligado, como un cheque.

La dirección de correo electrónico o el dispositivo comunicado por el interesado sirven para enviar un aviso de que existe una notificación disponible; no constituyen el medio en el que se practica la notificación. La falta de ese aviso tampoco impide que una notificación correctamente puesta a disposición sea válida.

La notificación electrónica se entiende practicada cuando se accede a su contenido. Si es obligatoria o fue elegida expresamente, se considera rechazada cuando transcurren diez días naturales desde su puesta a disposición sin acceder. El procedimiento puede entonces continuar con los efectos correspondientes al rechazo.

Si el interesado resulta notificado por distintos cauces, se toma como fecha de notificación aquella que se haya producido primero. Este dato evita sumar plazos distintos o elegir el cauce más favorable cuando la misma actuación ha llegado válidamente por más de una vía.

Criterio para resolver un supuesto práctico

El análisis debe seguir un orden estable. Primero se identifica si actúa una persona física, una persona jurídica o una entidad sin personalidad. Si se trata de una persona física, se comprueba si interviene como profesional sujeto a colegiación obligatoria, como representante de un obligado o como empleado público por razón de su condición.

Después se examina si existe una previsión reglamentaria para ese colectivo y procedimiento o una norma sectorial especial. Si no concurre ninguna causa, la persona física puede elegir el canal y modificar posteriormente su decisión, con efectos desde el quinto día hábil previsto reglamentariamente.

Si existe obligación, la solicitud debe presentarse electrónicamente. Su entrega presencial determina un requerimiento de subsanación y desplaza la fecha de presentación al momento en que se efectúa electrónicamente. Además, deberán vigilarse las notificaciones: el correo o SMS es solo un aviso y la falta de acceso durante diez días naturales puede equivaler al rechazo.

Las relaciones esenciales son: persona física, elección salvo obligación; persona jurídica o entidad sin personalidad, canal electrónico; profesional, solo en el ejercicio de la actividad colegiada; y presentación presencial por un obligado, subsanación electrónica con nueva fecha.

El régimen completo puede estudiarse en la explicación de la Ley 39/2015 y comprobarse mediante el test de la LPAC. La distribución de materias entre procedimiento y organización se desarrolla en la comparación entre la LPAC y la Ley 40/2015.

Fuentes oficiales

El contenido se ha contrastado con los artículos 12, 14, 41, 43 y 68.4 de la Ley 39/2015 publicados en el BOE y con el artículo 3 del Real Decreto 203/2021. Para un procedimiento concreto también debe comprobarse su normativa sectorial.