Bloque 6 · Informática básica y ofimática
Explicación del Tema 44 de Administrativo del Estado
Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.
44.1
El correo electrónico
El correo electrónico transmite mensajes entre buzones identificados normalmente como usuario@dominio. Es asíncrono: el remitente y el destinatario no necesitan estar conectados al mismo tiempo. El servidor conserva el mensaje hasta que el destinatario lo consulta o sincroniza.
Un mensaje contiene encabezados, cuerpo y, en su caso, adjuntos. Los encabezados identifican remitente, destinatarios, asunto, fecha, ruta y otras propiedades. El cuerpo contiene el contenido visible y puede usar texto sin formato o HTML. Los archivos pueden incorporarse como adjuntos o compartirse mediante vínculos.
Enviar no significa que el destinatario lo haya leído. La entrega puede retrasarse, rechazarse o filtrarse. Las confirmaciones de entrega y lectura dependen del servidor, del cliente y de la voluntad o política del receptor.
Síntesis del apartado
El correo comunica buzones a través de servidores; envío, entrega, recepción y lectura son acontecimientos distintos.
44.2
Protocolos y servidores
SMTP se utiliza para transferir correo saliente entre cliente y servidor o entre servidores. IMAP mantiene carpetas y estados sincronizados con el servidor. POP descarga mensajes con un modelo más sencillo y puede dejarlos o retirarlos del servidor según configuración.
Microsoft Exchange añade un servicio integrado de correo, calendario, contactos, directorio, disponibilidad, delegación y políticas corporativas. Outlook puede conectarse también a cuentas de Outlook.com y a proveedores externos. La capacidad disponible depende del servicio: recuperación, lista global, buzones compartidos o delegación plena suelen requerir Exchange o Microsoft 365 empresarial.
La conexión puede trabajar en línea o mantener una copia local sincronizada. Sincronizar no equivale siempre a descargar todo el contenido: algunas cuentas conservan únicamente un intervalo o recuperan adjuntos cuando se solicitan.
Síntesis del apartado
SMTP envía; IMAP y POP acceden al buzón con modelos distintos; Exchange coordina correo y colaboración corporativa.
44.3
Outlook como gestor de información personal
Outlook no se limita al correo. Integra módulos de Correo, Calendario, Personas o Contactos, Tareas y, según la experiencia, aplicaciones relacionadas. Un mensaje, una cita, una reunión, un contacto y una tarea son elementos distintos, aunque puedan vincularse.
El calendario conserva citas propias y reuniones con asistentes. Los contactos guardan información personal reutilizable al dirigir mensajes. Las tareas y marcas de seguimiento organizan acciones pendientes. La barra de navegación permite cambiar de módulo sin abrir aplicaciones separadas.
Las cuentas se agregan antes de trabajar. Outlook necesita dirección, credenciales y configuración del proveedor; la detección automática completa gran parte del proceso. En entornos administrados pueden aplicarse directivas, autenticación multifactor y restricciones.
Síntesis del apartado
Outlook administra varios tipos de elemento alrededor de una cuenta; configurar la cuenta precede al envío y recepción.
44.4
Outlook clásico, nuevo Outlook y web
Outlook clásico para Windows es la aplicación de escritorio tradicional con cinta, archivos PST, complementos COM, MAPI, grupos de envío o recepción y reglas del cliente. Nuevo Outlook para Windows comparte gran parte de su arquitectura e interfaz con Outlook en la Web, aunque incorpora funciones propias del escritorio.
No todas las instrucciones son intercambiables. El nuevo Outlook solo admite reglas del servidor; el clásico admite también reglas que necesitan ejecutarse localmente. Determinadas funciones clásicas, rutas y métodos abreviados pueden no existir en la experiencia nueva.
El programa oficial utiliza «Outlook 365» como referencia funcional. Para formar correctamente al opositor se explican los conceptos comunes y se identifica la experiencia concreta cuando el comportamiento depende de ella. Las preguntas que dicen Outlook 2019 se resuelven conforme al clásico.
Síntesis del apartado
Las tres experiencias comparten buzones y conceptos, pero difieren en arquitectura, interfaz, extensibilidad y ejecución local.
44.5
Cuentas, perfiles y archivos de datos
Un perfil clásico reúne cuentas, archivos de datos y configuración. Puede contener varias cuentas y establecer una como predeterminada. Cada cuenta mantiene su buzón y estructura; seleccionar «Buzón actual» no incluye automáticamente las demás.
Un archivo OST es una copia sin conexión de un buzón sincronizado y normalmente puede reconstruirse desde el servidor. Un PST almacena elementos de Outlook localmente y puede utilizarse para archivos, exportaciones o cuentas específicas. El PST requiere copias de seguridad porque sus datos pueden no existir en el servidor.
Agregar una cuenta no es lo mismo que abrir un buzón compartido o un archivo de datos. La autenticación y las capacidades dependen del tipo de cuenta. En el nuevo Outlook la compatibilidad con PST ha evolucionado y no debe presumirse idéntica a la clásica.
Síntesis del apartado
El perfil organiza cuentas y almacenes; OST sincroniza un buzón y PST conserva datos locales con responsabilidades de respaldo distintas.
44.6
Ventana y entorno de trabajo
El entorno incluye cinta de opciones, panel de carpetas, lista de elementos, panel de lectura, barra de navegación, búsqueda y barra de estado. La cinta cambia según el módulo y el elemento seleccionado. Un mensaje abierto en ventana propia presenta pestañas de composición diferentes de la Bandeja de entrada.
El panel de carpetas recorre buzones y carpetas. La lista muestra los elementos de la carpeta activa. El panel de lectura presenta el contenido sin abrir otra ventana. Cambiar su posición o desactivarlo altera la vista, no el estado real del mensaje salvo que las opciones marquen automáticamente como leído.
La cinta puede mostrarse clásica o simplificada y personalizarse en distinto grado. Una orden puede estar en un menú de más acciones aunque no aparezca como botón visible.
Síntesis del apartado
Carpetas, lista y lectura representan navegación, selección y contenido; su disposición es una vista, no una modificación del mensaje.
44.7
Carpetas y vistas
Las carpetas habituales son Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados, Elementos eliminados, Correo no deseado y Archivo. Pueden crearse subcarpetas y, según la cuenta, almacenarse en el servidor o localmente. Mover un mensaje cambia su carpeta; copiar conserva también el original.
Una vista determina cómo se presenta una carpeta: columnas, orden, agrupación, filtros, densidad y paneles. No crea copias ni modifica por sí misma los elementos. Outlook puede agrupar por fecha o mostrar conversaciones que reúnen mensajes relacionados.
Restablecer una vista recupera su configuración predeterminada. Filtrar una vista oculta temporalmente elementos que no cumplen el criterio; no los borra. Cada carpeta puede disponer de configuración propia.
Síntesis del apartado
La carpeta organiza almacenamiento y la vista organiza representación; filtrar o agrupar no traslada los mensajes.
44.8
Envío, recepción y sincronización
Al enviar, Outlook deposita el mensaje en Bandeja de salida hasta entregarlo al servidor; después aparece normalmente en Elementos enviados. Recibir implica sincronizar cambios del servidor. El estado sin conexión, errores de autenticación o adjuntos voluminosos pueden retener mensajes.
En Outlook clásico, los grupos de envío o recepción deciden qué cuentas y carpetas se incluyen, la periodicidad automática y si se ejecutan al salir. Existe de forma predeterminada «Todas las cuentas» y puede crearse un grupo incluso para una sola cuenta. Estas opciones no representan el modelo ordinario del nuevo Outlook.
F9 inicia habitualmente envío y recepción de todas las carpetas en el clásico. La sincronización de Exchange es continua, aunque el comando fuerza una actualización visible.
Síntesis del apartado
Enviar entrega al servidor y recibir sincroniza; los grupos clásicos permiten programar el comportamiento por cuentas y carpetas.
44.9
Crear un mensaje y resolver destinatarios
Un mensaje nuevo contiene remitente, destinatarios, asunto, cuerpo y opciones. Para identifica destinatarios principales; CC, personas informadas visibles para todos; CCO, receptores cuya dirección se oculta a los demás destinatarios.
Outlook resuelve nombres mediante contactos, libreta de direcciones, lista global y caché de autocompletar. Una sugerencia automática no implica necesariamente que exista un contacto guardado. Antes de enviar deben comprobarse direcciones parecidas y destinatarios externos.
El campo De aparece cuando puede elegirse entre varias cuentas o enviar con permisos sobre otro buzón. Cambiar De no concede permisos: el servidor debe autorizar Enviar como o Enviar en nombre de.
Síntesis del apartado
Los campos de destinatarios expresan funciones y visibilidad; resolver un nombre vincula el texto con una dirección efectiva.
44.10
Libreta de direcciones, contactos y grupos
La libreta de direcciones permite consultar diferentes contenedores de direcciones. En Exchange, la Lista global de direcciones reúne usuarios, grupos y recursos de la organización. La carpeta Contactos contiene entradas personales creadas o importadas por el usuario.
Un contacto conserva nombre, direcciones, teléfonos, empresa y otros datos. Puede enviarse como tarjeta, pero insertar una tarjeta no crea una firma. Un grupo de contactos agrupa direcciones para dirigir mensajes; un grupo de Microsoft 365 añade buzón, conversaciones, calendario y recursos compartidos.
Al pulsar Para, CC o CCO puede abrirse la selección de nombres. Escribir una dirección SMTP completa también permite enviar sin crear previamente un contacto.
Síntesis del apartado
La libreta consulta directorios; Contactos conserva fichas personales y los grupos permiten dirigirse conjuntamente a varios miembros.
44.11
Asunto, cuerpo y formato
El asunto debe resumir el propósito. El cuerpo puede usar HTML, que admite formato e imágenes; texto sin formato, compatible y sin estilos; o texto enriquecido de Outlook, empleado en ciertos entornos corporativos y con particularidades de compatibilidad.
Formato de texto reúne fuente, párrafo, estilos y edición. La orden Buscar dentro de un mensaje abierto localiza texto en el mensaje que se está redactando o leyendo; no busca contactos, mensajes relacionados ni disponibilidad del destinatario.
El formato no debe utilizarse para transmitir por sí solo información esencial. La accesibilidad exige asuntos útiles, texto alternativo, vínculos descriptivos y una estructura legible.
Síntesis del apartado
El formato controla la representación del cuerpo; Buscar en un elemento abierto examina el texto de ese elemento.
44.12
Adjuntos y vínculos
Un archivo puede adjuntarse como copia o compartirse mediante un vínculo de OneDrive o SharePoint. La copia queda incluida en el mensaje y no se actualiza; el vínculo apunta al archivo y puede reflejar cambios, sujeto a permisos.
Outlook advierte sobre extensiones potencialmente peligrosas y el servidor puede bloquear tamaño o tipo. Comprimir no siempre evita límites ni riesgos. Antes de enviar un vínculo se comprueba si los destinatarios tienen permiso y si la organización admite compartir externamente.
Las imágenes insertadas en el cuerpo no se comportan necesariamente como adjuntos ordinarios. La búsqueda puede examinar el nombre y el contenido de determinados adjuntos compatibles, pero no todos los formatos ni archivos cifrados.
Síntesis del apartado
Adjuntar entrega una copia; compartir mantiene un recurso externo gobernado por permisos y disponibilidad.
44.13
Firmas de correo
Una firma ordinaria añade automáticamente texto, imágenes, vínculos o datos de contacto al final de mensajes. En Outlook clásico se crea desde un mensaje nuevo, pestaña Mensaje, grupo Incluir, Firma > Firmas, o desde Opciones. Puede asignarse una firma distinta a mensajes nuevos y a respuestas o reenvíos.
La firma se configura por cuenta. En el nuevo Outlook se administra desde Configuración y puede sincronizarse según la cuenta. Conviene revisar el resultado en móviles y texto sin formato.
No debe confundirse con una firma digital. Esta última utiliza certificados para acreditar origen e integridad; la firma visible es contenido editable y no necesita certificado.
Síntesis del apartado
La firma visible automatiza una presentación; la digital aporta propiedades criptográficas y responde a otra finalidad.
44.14
Opciones del mensaje
La importancia puede marcarse como alta o baja. Una exclamación roja señala importancia alta asignada al mensaje, no que contenga malware ni macros. La sensibilidad o las etiquetas aplican indicaciones y, cuando existen políticas, protecciones adicionales.
Las confirmaciones de entrega informan sobre transporte cuando el sistema las admite; las de lectura solicitan información al abrir, pero el destinatario o la organización pueden impedirla. Una marca de seguimiento crea un recordatorio o estado pendiente, sin cambiar la importancia.
La opción Dirigir respuestas a establece una dirección distinta para las respuestas. En Outlook clásico se encuentra en las opciones del mensaje y abre propiedades donde se indican destinatarios de respuesta. CC y CCO no producen ese efecto.
Síntesis del apartado
Importancia, sensibilidad, seguimiento, confirmaciones y dirección de respuesta son propiedades independientes.
44.15
Borradores, envío programado y retraso
Outlook guarda periódicamente mensajes sin enviar en Borradores. Cerrar una composición permite conservarla o descartarla. Un borrador no ha sido entregado y puede seguir editándose.
Programar envío en el nuevo Outlook o retrasar entrega en el clásico difiere de guardar un borrador. El mensaje queda preparado para enviarse en el momento indicado; el mecanismo concreto puede depender del cliente o servidor. Una regla clásica puede retrasar varios minutos los mensajes y ofrecer margen para corregirlos.
El envío programado no debe confundirse con recuperar un mensaje ya entregado. También puede fallar si la función depende de que el cliente permanezca conectado.
Síntesis del apartado
Borrador conserva una composición; programación aplaza la entrega; recuperación intenta actuar sobre algo ya enviado.
44.16
Responder, responder a todos, reenviar y redirigir
Responder dirige la contestación al remitente o a la dirección Reply-To. Responder a todos añade los destinatarios originales pertinentes; debe revisarse para evitar divulgar información o saturar listas. Reenviar crea un mensaje a nuevos destinatarios e incorpora el contenido anterior.
Una regla de reenvío hace que el nuevo mensaje aparezca reenviado por quien aplica la regla. Redirigir conserva al remitente original de manera que la respuesta vaya a él. Esta diferencia resulta relevante en automatizaciones.
Los adjuntos del mensaje original suelen conservarse al reenviar, pero no necesariamente al responder. Editar el texto citado no modifica el mensaje almacenado por otros participantes.
Síntesis del apartado
Responder continúa el intercambio; reenviar lo presenta a terceros; redirigir conserva la identidad del remitente original.
44.17
Recuperar o reemplazar un mensaje
La recuperación no es una anulación universal. En el modelo clásico examinado requiere cuentas Exchange compatibles, normalmente dentro de la misma organización, y que el mensaje no se haya abierto. Permite solicitar la eliminación de copias no leídas o reemplazarlas.
Los servicios modernos de Exchange Online incorporan recuperación basada en la nube y el administrador puede configurar determinados comportamientos, incluso respecto de mensajes leídos. Esto no altera la respuesta histórica de una convocatoria que pregunta por el mecanismo clásico.
Para cuentas personales o destinatarios externos no debe confiarse en recuperar. «Deshacer envío» suele ser un breve retraso previo a la entrega, no recuperación posterior.
Síntesis del apartado
Recuperar depende del servicio, la organización, el estado y las políticas; retrasar envío es la protección más predecible antes de entregar.
44.18
Eliminar, archivar y conservar
Eliminar mueve normalmente el elemento a Elementos eliminados; vaciar esa carpeta o aplicar políticas puede hacerlo irrecuperable. La recuperación desde el servidor, si existe, tiene un plazo limitado. Mayús+Supr puede solicitar eliminación permanente.
Archivar mueve el mensaje a la carpeta Archivo para consultarlo posteriormente sin mantenerlo en la Bandeja de entrada. No equivale a borrar. En Outlook clásico también existe Autoarchivar y el traslado a un PST, conceptos distintos de la carpeta Archivo y del archivo en línea de Exchange.
Las directivas de retención pueden conservar o eliminar elementos conforme a políticas corporativas. El usuario no siempre puede modificarlas.
Síntesis del apartado
Archivar conserva y reorganiza; eliminar inicia un ciclo de supresión; retención aplica políticas de conservación del servicio.
44.19
Conversaciones y Limpiar
Una conversación agrupa mensajes relacionados, habitualmente por asunto e identificadores del hilo. La vista de conversación puede incluir elementos de otras carpetas y ordenarlos como intercambio.
Limpiar conversación examina si el contenido de un mensaje anterior está íntegramente incluido en una respuesta posterior y mueve el redundante a Elementos eliminados. Limpiar carpeta aplica el proceso a las conversaciones de la carpeta; la variante con subcarpetas amplía el ámbito.
No busca mensajes corruptos, correo no deseado ni remitentes bloqueados. Las opciones permiten proteger mensajes no leídos, marcados, categorizados o firmados y elegir la carpeta de destino.
Síntesis del apartado
Limpiar reduce duplicidad dentro de hilos; su criterio es la redundancia del contenido, no la calidad ni seguridad del mensaje.
44.20
Categorías, marcas y pasos rápidos
Las categorías asignan nombres y colores a mensajes, citas, contactos y otros elementos. Outlook clásico ofrece categorías predeterminadas que pueden renombrarse o eliminarse, permite crear nuevas y asociar métodos abreviados. El color ayuda a clasificar, pero el nombre aporta el significado.
Las marcas de seguimiento convierten elementos en pendientes con fecha y recordatorio. Marcar como completado no archiva ni elimina. Los Pasos rápidos agrupan varias acciones, como mover, categorizar y marcar como leído, y pertenecen principalmente a la experiencia clásica.
Las categorías pueden sincronizarse con el buzón, pero su disponibilidad en carpetas compartidas depende de permisos y servicio.
Síntesis del apartado
Categorías clasifican, marcas gestionan seguimiento y pasos rápidos ejecutan secuencias; ninguno sustituye a una regla automática de entrada.
44.21
Búsqueda y ámbitos
El cuadro de búsqueda localiza mensajes, contactos, citas, tareas y contenido de determinados adjuntos. El ámbito es decisivo: Carpeta actual, Subcarpetas, Buzón actual, Todos los buzones o Todos los elementos de Outlook producen conjuntos distintos.
Con dos cuentas, Buzón actual examina las carpetas del buzón en el que se encuentra el usuario, no los dos buzones. Todos los buzones amplía a las cuentas compatibles. Todos los elementos puede incluir tipos distintos según el módulo y la versión.
La búsqueda usa coincidencia de palabras o prefijos según la experiencia y el servicio. La pregunta oficial sobre proyecto debe interpretarse conforme al comportamiento y redacción de la versión examinada; las implementaciones actuales pueden devolver variantes por coincidencia de prefijo.
Síntesis del apartado
El texto buscado solo adquiere sentido junto con el ámbito, el índice, el servidor y las reglas de coincidencia de la versión.
44.22
Sintaxis y carpetas de búsqueda
Las comillas dobles buscan una frase exacta. Operadores y palabras clave permiten precisar remitente, asunto, destinatarios, categoría, fecha o adjuntos: de:, asunto:, cc:, categoría: y tiene datos adjuntos:sí, con variaciones de idioma.
Una carpeta de búsqueda es una vista virtual que reúne elementos que cumplen criterios sin moverlos de sus carpetas originales. Puede mostrar correo no leído, marcado, grande o procedente de personas específicas. Eliminar la carpeta de búsqueda no elimina sus mensajes.
En Outlook clásico, Ctrl+Mayús+P abre Nueva carpeta de búsqueda. La búsqueda avanzada y los filtros integrados ofrecen criterios adicionales. Los números cortos, contenido cifrado y formatos no indexados pueden no encontrarse como espera el usuario.
Síntesis del apartado
La sintaxis restringe resultados y la carpeta de búsqueda conserva una consulta reutilizable sin duplicar elementos.
44.23
Reglas de mensajes
Una regla combina condiciones, acciones y excepciones. Puede detectar palabras en el asunto, remitentes o destinatarios y después mover, categorizar, marcar, reenviar o cambiar la importancia. Para convertir en alta la importancia de mensajes cuyo asunto incluye «Aviso» se utiliza una regla.
El orden importa cuando varias coinciden. «Detener el procesamiento de más reglas» evita que las siguientes se apliquen al mismo mensaje. Una regla puede ejecutarse manualmente sobre elementos existentes, pero normalmente procesa nuevos mensajes.
En Outlook clásico se crean desde Reglas y alertas o desde un mensaje. En el nuevo Outlook se administran en Configuración > Correo > Reglas y no todas las condiciones o acciones clásicas están disponibles.
Síntesis del apartado
La regla automatiza decisiones repetibles; prioridad, excepciones y detención determinan el resultado cuando existen varias.
44.24
Reglas de servidor y de cliente
Las reglas del servidor utilizan condiciones y acciones que Exchange puede ejecutar antes de que el mensaje llegue al dispositivo. Funcionan aunque Outlook esté cerrado, por ejemplo mover correo de un remitente a una carpeta del buzón.
Las reglas del cliente necesitan Outlook clásico abierto porque dependen de recursos locales, como reproducir un sonido o mover a un PST. El nuevo Outlook y Outlook en la Web admiten reglas del servidor, no las del cliente. Una migración puede señalar reglas incompatibles.
Reenviar y redirigir pueden estar limitados por políticas contra la exfiltración de datos. Que una acción aparezca en el asistente no garantiza que el servidor permita destinatarios externos.
Síntesis del apartado
La ubicación de los recursos determina dónde se ejecuta la regla; las reglas locales requieren el cliente clásico activo.
44.25
Correo no deseado y phishing
El filtro de correo no deseado evalúa mensajes y utiliza listas de remitentes y destinatarios seguros o bloqueados. En Outlook clásico, Inicio > Correo no deseado > Opciones para el correo electrónico no deseado permite cambiar el nivel y administrar listas. Las rutas del nuevo Outlook se encuentran en Configuración.
Correo no deseado y phishing no son sinónimos. El primero es contenido no solicitado; el segundo intenta obtener credenciales, pagos o información mediante suplantación. Un mensaje puede ser peligroso aunque no esté clasificado como no deseado.
No deben abrirse enlaces o adjuntos inesperados. Se comprueba dominio, contexto y destino real del vínculo y se utiliza Informar de phishing o los canales de la organización. Mover a Correo no deseado no basta ante una campaña maliciosa.
Síntesis del apartado
El filtro clasifica y las listas ajustan confianza; la seguridad exige analizar suplantación y comunicar incidentes.
44.26
Calendario, citas y reuniones
Una cita reserva tiempo propio; una reunión incluye asistentes y genera convocatorias y respuestas. El Asistente para programación consulta disponibilidad cuando el servicio la proporciona. Aceptar, provisional, rechazar o proponer otra hora actualiza el calendario según configuración.
Los calendarios pueden compartirse con distintos niveles. Un editor puede crear y modificar elementos; un delegado puede recibir y responder convocatorias en nombre del propietario si dispone de la configuración adecuada. Marcar un elemento como privado limita su presentación ordinaria, pero no constituye por sí solo una barrera absoluta.
Los recursos, como salas, se seleccionan desde el directorio y pueden aceptar según políticas automáticas.
Síntesis del apartado
Cita organiza tiempo propio; reunión coordina participantes; compartir y delegar añaden facultades diferentes sobre el calendario.
44.27
Compartir carpetas y delegar acceso
Compartir una carpeta concede lectura o edición sobre esa carpeta. Delegar acceso permite que otra persona gestione correo y calendario y, con la autorización correspondiente, envíe en nombre del propietario. Enviar como presenta el mensaje como procedente del buzón; en nombre de muestra ambas identidades.
En la configuración clásica de delegados, Revisor lee; Autor lee, crea y modifica sus propios elementos; Editor añade capacidad sobre todos los elementos conforme al ámbito. Un delegado Editor de Calendario y Bandeja de entrada puede gestionar elementos y convocatorias y actuar en nombre cuando se ha concedido esa facultad.
Un buzón compartido es un buzón común administrado por varios usuarios y no equivale a agregar un delegado personal.
Síntesis del apartado
Permiso sobre contenido y permiso de envío son dimensiones distintas; compartir, delegar y usar un buzón común no son equivalentes.
44.28
Niveles de permiso de carpeta
Los permisos clásicos combinan creación, lectura, edición, eliminación y creación de subcarpetas. Revisor lee; Colaborador crea elementos, pero no puede leer ni editar los existentes; Autor crea y lee y edita los propios; Editor puede modificar elementos; Propietario administra también la carpeta y permisos.
Autor de publicación y Editor de publicación añaden creación de subcarpetas a sus niveles respectivos. Un permiso personalizado surge al cambiar casillas concretas. Los nombres simplificados del nuevo Outlook pueden agrupar estos niveles.
Los permisos efectivos dependen del servidor y de otros derechos, como Acceso total, Enviar como o Enviar en nombre de. Conceder Editor no implica automáticamente Enviar como.
Síntesis del apartado
Colaborador satisface el supuesto de crear sin leer; los permisos de carpeta no conceden por sí solos identidad de envío.
44.29
Limpieza y tamaño del buzón
La Limpieza de buzón del Outlook clásico ayuda a consultar tamaño, localizar elementos antiguos o grandes, vaciar Elementos eliminados y administrar Autoarchivar. No debe confundirse con Limpiar conversación, que elimina redundancias textuales.
Los adjuntos suelen ocupar gran parte del espacio. Guardarlos externamente no reduce el buzón mientras permanezca el mensaje con la copia adjunta. Eliminar mensajes, vaciar carpetas, utilizar Archivo en línea o políticas de retención puede liberar o redistribuir capacidad.
El tamaño y las cuotas los determina el servicio. Un archivo PST local y el buzón de Exchange no comparten necesariamente la misma cuota, pero mover información a PST cambia respaldo, acceso y cumplimiento.
Síntesis del apartado
Limpieza de buzón administra capacidad; Limpiar conversación reduce mensajes redundantes; archivar puede cambiar ubicación y responsabilidad.
44.30
Personalización, accesibilidad y atajos
Outlook permite configurar cinta, barra de acceso rápido, paneles, notificaciones, fuentes, lectura, respuestas y comportamiento al iniciar. Las opciones pueden ser generales, específicas de cuenta o impuestas por la organización.
Los métodos abreviados dependen de la experiencia. En el clásico, Ctrl+N crea un elemento según el módulo, Ctrl+R responde, Ctrl+F reenvía, Ctrl+E busca y Ctrl+Mayús+P crea una carpeta de búsqueda. La pregunta anulada que no ofrecía Ctrl+R no debe usarse como referencia válida.
La accesibilidad comprende navegación por teclado, lector de pantalla, contraste y comprobación de contenido. Personalizar una vista no cambia los mensajes ni la configuración del servidor.
Síntesis del apartado
La personalización adapta el cliente; los atajos requieren atender a módulo y versión, y no deben deducirse por semejanza.
44.31
Seguridad y protección de mensajes
La seguridad combina autenticación, actualización, filtros, protección de vínculos, cifrado y conducta del usuario. La autenticación multifactor reduce el riesgo de credenciales robadas. Las reglas inesperadas de reenvío pueden indicar una cuenta comprometida.
S/MIME utiliza certificados para firma digital y cifrado. Microsoft Purview puede aplicar cifrado, restricciones y etiquetas de confidencialidad. Estas medidas no son equivalentes a la firma visible ni a marcar importancia alta.
Los datos adjuntos activos, macros y solicitudes urgentes deben verificarse por otro canal. CCO protege la visibilidad entre destinatarios, pero no cifra el mensaje ni impide que el receptor lo reenvíe.
Síntesis del apartado
La protección técnica debe acompañarse de verificación; importancia, privacidad visual, firma y cifrado resuelven riesgos diferentes.
44.32
Método de resolución en el examen
Primero se identifica la versión: Outlook 2019 implica la experiencia clásica. Después se distingue cliente, buzón y servidor. Una acción local como reproducir sonido no se comporta como una regla de Exchange; un permiso de carpeta no equivale a Enviar como.
En mensajes se separan destinatarios, dirección de respuesta, importancia, seguimiento, firma y formato. En organización se diferencia Archivo, Elementos eliminados, Limpiar conversación y Limpieza de buzón. En búsqueda se comprueban término y ámbito.
Las rutas de cinta se resuelven conforme a la versión indicada, pero conviene conocer el efecto: Ctrl+Mayús+P crea una carpeta de búsqueda, Colaborador crea sin leer y Buzón actual se limita a una cuenta. Las dos preguntas anuladas se excluyen del bloque oficial.
Síntesis del apartado
La respuesta correcta surge al fijar versión, objeto, ámbito y efecto; nombres parecidos suelen corresponder a operaciones distintas.
44.33
Preguntas oficiales de convocatorias anteriores
Preguntado en convocatorias oficiales
Pruébate con 22 preguntas oficiales de este tema
Estas preguntas proceden de convocatorias oficiales del Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado. Se presentan conjuntamente, con sus opciones, para practicar los conceptos y diferencias de versión explicados en el tema.
0 de 22 respondidas
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 61.Opciones de correo electrónico no deseado de Outlook clásico.
1. ¿Cuál de los siguientes procedimientos permite cambiar el nivel de protección contra correo electrónico no deseado en Outlook 2019?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 62.Creación y administración de firmas de correo.
2. ¿Cuál de los siguientes es un procedimiento correcto para crear una firma de correo electrónico en Outlook?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 63.Métodos abreviados de búsqueda de Outlook clásico.
3. ¿Cuál es el método abreviado por defecto en Outlook para crear una carpeta de búsqueda?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 65.Propiedad Dirigir respuestas a de un mensaje.
4. Queremos que las respuestas a un correo electrónico que enviamos desde Outlook vayan dirigidas a otra cuenta diferente de la que envía el mensaje. ¿Cuál sería el procedimiento para configurar esta opción?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 66.Limpieza de conversaciones y carpetas.
5. ¿Cuál es la utilidad de la opción "Limpiar carpeta" de la pestaña Inicio de la cinta de opciones de Outlook?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 67.Delegación y permisos de Editor.
6. En Outlook 2019 podemos hacer a alguien delegado para el acceso a nuestra cuenta. ¿Cuál de las siguientes sentencias es correcta con respecto a un delegado con nivel de permiso de Editor para Calendario y Bandeja de entrada?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 68.Búsqueda de texto dentro de un elemento abierto.
7. En un nuevo correo electrónico de Outlook 2019, ¿cuál es la utilidad de la opción Formato de texto > Edición > Buscar?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 71 (reserva).Grupos de envío o recepción de Outlook clásico.
8. Con respecto a la definición de Grupos de envío o recepción en Outlook, ¿cuál de los siguientes enunciados es INCORRECTO?
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 65.Búsqueda de frases exactas mediante comillas dobles.
9. En Outlook 2019 para buscar mensajes que contengan la frase exacta debería poner en el cuadro de búsqueda:
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 68.Carpeta Archivo y conservación de mensajes.
10. ¿Cuál es la opción para guardar un mensaje en el propio Outlook, sin borrarlo, para consultarlo más adelante?:
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 62.Configuración inicial de una cuenta de Outlook.
11. ¿Cuál es la primera acción al usar Outlook 2019?
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 64.Funciones de Outlook como gestor de información personal.
12. ¿Qué es Outlook 2019?
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 65.Indicador de importancia alta de un mensaje.
13. En Outlook, un correo que tiene una exclamación roja indica que:
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 68.Vistas de carpetas y presentación de elementos.
14. En Outlook 2019, ¿qué son las vistas?
- Convocatoria de 2024, ejercicio ordinario, modelo A, pregunta 61; modelo B, pregunta 65.Ámbitos de búsqueda y Buzón actual.
15. Tenemos dos cuentas de usuario agregadas a Outlook 365. ¿Cuál de las siguientes opciones es correcta si realizamos una búsqueda sobre el Buzón actual?
- Convocatoria de 2024, ejercicio ordinario, modelo A, pregunta 62; modelo B, pregunta 64.Reglas de mensajes: condiciones y acciones.
16. Queremos configurar Outlook 365 para que cuando recibamos un mensaje que incluya el texto “Aviso” en el asunto se modifique la importancia a “alta”. ¿Cuál de las siguientes capacidades de Outlook emplearemos?
- Convocatoria de 2024, ejercicio ordinario, modelo A, pregunta 63; modelo B, pregunta 63.Delegación de acceso y gestión de reuniones.
17. No vamos a poder atender al correo electrónico durante un tiempo y queremos que otra persona pueda enviar elementos en nuestro nombre, así como crear y responder a convocatorias de reuniones. ¿Cuál de las siguientes funciones de Outlook 365 nos permite cumplir estos requisitos?
- Convocatoria de 2024, ejercicio ordinario, modelo A, pregunta 64; modelo B, pregunta 62.Herramienta Limpieza de buzón.
18. ¿Cuál de los siguientes elementos permite administrar el tamaño del buzón de correo en Outlook 365?
- Convocatoria de 2024, ejercicio ordinario, modelo A, pregunta 68; modelo B, pregunta 68.Categorías de color y métodos abreviados.
19. En Outlook 365 vamos a asignar categorías de color a un grupo de elementos seleccionados. ¿Cuál de las siguientes opciones indica de forma correcta las acciones disponibles para ello?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 65.Coincidencia de términos en la búsqueda de Outlook.
20. En la barra de búsqueda de Outlook 365 escribimos la palabra "proyecto ". ¿Cuál de las siguientes opciones indica de forma correcta qué mensajes devolverá Outlook?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 66.Nivel de permiso Colaborador.
21. Queremos dar permiso a otro usuario sobre una carpeta en particular de Outlook 365 clásico. ¿Qué nivel de permisos debemos darle si queremos que pueda crear nuevos elementos, pero no pueda leer ni editar los ya creados en la carpeta?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 69.Recuperación clásica de mensajes enviados.
22. Acabamos de enviar un mensaje desde Outlook 365, pero nos damos cuenta de un error y queremos recuperarlo para modificarlo. ¿Cuál de las siguientes opciones describe las posibilidades que tenemos para hacerlo?
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La base legislativa permite consultar los preceptos citados en la explicación. También están disponibles las preguntas correspondientes a este tema.