Bloque 2 · Organización de oficinas públicas

Tema 13 de Administrativo del Estado

Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.

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Perspectiva general

Contenidos principales

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Tabla de contenidos

Bloque	Pregunta que responde	Qué encontrarás en la explicación
Documento	¿Qué es un documento y qué valor posee?	Concepto, soporte, contexto, testimonio y documento administrativo.
Documento electrónico	¿Cuándo es válido y cómo se conserva?	Identificación, metadatos, firma, tiempo, autenticidad e integridad.
Registro	¿Para qué sirve registrar?	Constancia de entrada y salida, asiento, recibo y remisión.
Presentación	¿Dónde y cuándo puede presentarse un escrito?	Canales, sujetos obligados, oficinas, digitalización y cómputo temporal.
Copias	¿Cuándo se exige un original?	Copia auténtica, cotejo, documentos ya disponibles y devolución.
Expediente	¿Cómo se agrupan las actuaciones de un procedimiento?	Orden, índice, series documentales y exclusiones.
Función archivística	¿Qué hace un archivo?	Recepción, clasificación, descripción, valoración, conservación y acceso.
Organización	¿Cómo se clasifican y ordenan los documentos?	Procedencia, orden original, cuadro de clasificación y criterios de ordenación.
Ciclo vital	¿Cómo pasan los documentos de una fase a otra?	Edad documental, transferencias, calendarios, valoración y eliminación.
Clases de archivo	¿Qué corresponde a cada tipo de archivo?	Oficina, central, intermedio, histórico y archivo electrónico único.

Lo esencial

El documento testimonia actividades y funciones en cualquier soporte; el documento administrativo incorpora contexto, metadatos y garantías de autenticidad e integridad.
Documento, asiento, expediente y archivo no son sinónimos: contienen información, acreditan su movimiento, agrupan actuaciones o aseguran su conservación.
Cada Administración dispone de un Registro Electrónico General cuyos asientos respetan el orden temporal y generan un recibo acreditativo.
El registro electrónico admite documentos las veinticuatro horas, pero el cómputo de plazos se ajusta al calendario oficial de días inhábiles.
La oficina digitaliza la documentación presentada presencialmente y devuelve los originales, salvo que una excepción normativa exija su custodia.
El expediente reúne ordenadamente los documentos y actuaciones de un procedimiento; su remisión electrónica exige un índice autenticado.
El archivo recibe, identifica, clasifica, ordena, describe, valora, conserva y hace accesibles los documentos.
Clasificar sitúa los documentos en series; ordenar establece su secuencia interna y describir permite localizarlos y comprender su contexto.
El ciclo vital articula archivos de oficina, centrales, intermedio e históricos mediante transferencias y responsabilidades diferenciadas.
El archivo electrónico único conserva documentos de procedimientos finalizados con garantías de seguridad, disponibilidad, acceso y migración.

Estas son las normas y fuentes oficiales utilizadas para elaborar el contenido del tema.

LPACLey 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
LRJSPLey 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público
RD 203/2021Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, sobre actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos
RD 1708/2011Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, sobre el Sistema Español de Archivos y el Sistema de Archivos de la AGE
LPHELey 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español
RD 1164/2002Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, sobre conservación del patrimonio documental con valor histórico, eliminación y conservación en soporte distinto al original
RD 1401/2007Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, sobre la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
ENIReal Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENSReal Decreto 311/2022, de 3 de mayo, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad
NTINormas Técnicas de Interoperabilidad de documento electrónico, expediente electrónico, digitalización y política de gestión de documentos electrónicos