Bloque 2 · Organización de oficinas públicas

Tema 13 de Administrativo del Estado

Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.

12 apartados32 min de lectura

Perspectiva general

Contenidos principales

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Tabla de contenidos

BloquePregunta que respondeQué encontrarás en la explicación
Documento¿Qué es un documento y qué valor posee?Concepto, soporte, contexto, testimonio y documento administrativo.
Documento electrónico¿Cuándo es válido y cómo se conserva?Identificación, metadatos, firma, tiempo, autenticidad e integridad.
Registro¿Para qué sirve registrar?Constancia de entrada y salida, asiento, recibo y remisión.
Presentación¿Dónde y cuándo puede presentarse un escrito?Canales, sujetos obligados, oficinas, digitalización y cómputo temporal.
Copias¿Cuándo se exige un original?Copia auténtica, cotejo, documentos ya disponibles y devolución.
Expediente¿Cómo se agrupan las actuaciones de un procedimiento?Orden, índice, series documentales y exclusiones.
Función archivística¿Qué hace un archivo?Recepción, clasificación, descripción, valoración, conservación y acceso.
Organización¿Cómo se clasifican y ordenan los documentos?Procedencia, orden original, cuadro de clasificación y criterios de ordenación.
Ciclo vital¿Cómo pasan los documentos de una fase a otra?Edad documental, transferencias, calendarios, valoración y eliminación.
Clases de archivo¿Qué corresponde a cada tipo de archivo?Oficina, central, intermedio, histórico y archivo electrónico único.
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Lo esencial

Puntos clave

  1. El documento testimonia actividades y funciones en cualquier soporte; el documento administrativo incorpora contexto, metadatos y garantías de autenticidad e integridad.
  2. Documento, asiento, expediente y archivo no son sinónimos: contienen información, acreditan su movimiento, agrupan actuaciones o aseguran su conservación.
  3. Cada Administración dispone de un Registro Electrónico General cuyos asientos respetan el orden temporal y generan un recibo acreditativo.
  4. El registro electrónico admite documentos las veinticuatro horas, pero el cómputo de plazos se ajusta al calendario oficial de días inhábiles.
  5. La oficina digitaliza la documentación presentada presencialmente y devuelve los originales, salvo que una excepción normativa exija su custodia.
  6. El expediente reúne ordenadamente los documentos y actuaciones de un procedimiento; su remisión electrónica exige un índice autenticado.
  7. El archivo recibe, identifica, clasifica, ordena, describe, valora, conserva y hace accesibles los documentos.
  8. Clasificar sitúa los documentos en series; ordenar establece su secuencia interna y describir permite localizarlos y comprender su contexto.
  9. El ciclo vital articula archivos de oficina, centrales, intermedio e históricos mediante transferencias y responsabilidades diferenciadas.
  10. El archivo electrónico único conserva documentos de procedimientos finalizados con garantías de seguridad, disponibilidad, acceso y migración.

Normativa y fuentes de referencia

Estas son las normas y fuentes oficiales utilizadas para elaborar el contenido del tema.

  • Ley 39/2015Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
  • Ley 40/2015Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público
  • RD 203/2021Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos
  • RD 1708/2011Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso
  • Ley 16/1985Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español
  • NTI DigitalizaciónResolución de 19 de julio de 2011 por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos
  • NTI DocumentoResolución de 19 de julio de 2011 por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico
  • NTI ExpedienteResolución de 19 de julio de 2011 por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico
  • NTI Gestión documentalResolución de 28 de junio de 2012 por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos
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