Bloque 6 · Informática básica y ofimática
Explicación del Tema 42 de Administrativo del Estado
Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.
42.1
Excel como hoja de cálculo
Una hoja de cálculo dispone la información en filas y columnas y permite relacionarla mediante expresiones que se recalculan cuando cambian los datos de origen. Esa capacidad distingue Excel de una tabla estática: si una celda contiene una fórmula que suma otras, el resultado se actualiza al modificar cualquiera de ellas, salvo que el modo de cálculo se haya establecido manualmente.
Excel se utiliza para presupuestos, inventarios, listados, calendarios, estadísticas y modelos de decisión. La cuadrícula facilita registrar información, pero no sustituye el diseño de datos. Cada fila debería representar normalmente un registro y cada columna una variable homogénea. Los encabezados claros, la ausencia de filas vacías y la coherencia de tipos permiten ordenar, filtrar, resumir y representar sin ambigüedades.
El programa distingue el contenido, la presentación y el análisis. El número 0,15 puede mostrarse como 15 %, una fecha como «ene-21» y una cantidad con dos decimales, sin que el formato cambie el valor subyacente. A su vez, una fórmula puede devolver un resultado que después recibe formato.
Síntesis del apartado
Excel almacena datos, aplica reglas de cálculo y presenta resultados; la calidad del análisis depende de una estructura coherente desde el origen.
42.2
Excel para Microsoft 365 y otras modalidades
Excel para Microsoft 365 se distribuye mediante suscripción y recibe mejoras periódicas. La aplicación de escritorio ofrece el repertorio más amplio de importación, modelado, personalización y automatización. Excel para la Web permite abrir y editar libros desde el navegador y favorece la coautoría, aunque determinadas funciones avanzadas, conexiones o macros requieren el escritorio.
Excel 2019 es una versión perpetua anterior. Sus fundamentos coinciden con los de Microsoft 365, pero no incorpora todas las funciones posteriores, en especial algunas funciones de matrices dinámicas. Por ello una pregunta debe resolverse atendiendo a la versión indicada. DIVIDIRTEXTO, por ejemplo, pertenece a experiencias modernas de Microsoft 365 y distribuye resultados en celdas contiguas.
La disponibilidad concreta también puede depender del canal de actualización, la licencia, el sistema operativo, la configuración regional y las directivas de la organización. Conviene aprender el efecto del comando y no únicamente su ubicación visual.
Síntesis del apartado
Microsoft 365 evoluciona de forma continua; escritorio y web comparten el libro, pero no garantizan idénticas herramientas ni capacidad de automatización.
42.3
Ventana, cinta y barra de fórmulas
La ventana integra barra de título, acceso a cuenta y guardado, barra de acceso rápido, pestaña Archivo, cinta de opciones, cuadro de nombres, barra de fórmulas, cuadrícula, pestañas de hoja, barras de desplazamiento y barra de estado. La cinta agrupa órdenes en Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y otras pestañas que pueden aparecer según el contexto.
El cuadro de nombres muestra la referencia de la celda activa y permite desplazarse a una referencia o seleccionar un nombre definido. La barra de fórmulas presenta y edita el contenido real de la celda activa. La cuadrícula puede mostrar el resultado o su representación formateada, de modo que ambas zonas no siempre enseñan exactamente lo mismo.
La barra de estado informa, entre otros extremos, del modo de celda, accesibilidad, vistas y zoom. Al seleccionar celdas numéricas puede calcular rápidamente promedio, recuento y suma. Estos datos son informativos: no se insertan en la hoja salvo que el usuario cree la fórmula correspondiente.
Síntesis del apartado
El cuadro de nombres identifica posiciones; la barra de fórmulas revela el contenido; la cuadrícula muestra el resultado conforme a su formato.
42.4
Libros y hojas
El archivo de trabajo es el libro y contiene una o varias hojas. Las hojas pueden insertarse, eliminarse, cambiar de nombre, moverse, copiarse, ocultarse y colorear su pestaña. Cambiar el orden o el nombre exige revisar fórmulas, vínculos y procesos que dependan de esa estructura, aunque Excel actualiza muchas referencias automáticamente.
Varias hojas pueden agruparse para introducir o formatear simultáneamente la misma posición. Mientras existe un grupo, una modificación realizada en una hoja puede reproducirse en las demás seleccionadas; por ello debe desagruparse al terminar. Ocultar una hoja no protege sus datos ni equivale a borrarla.
La protección de la estructura del libro puede impedir añadir, mover, eliminar, ocultar o mostrar hojas. Es distinta de proteger una hoja, que limita operaciones sobre sus celdas y objetos.
Síntesis del apartado
El libro es el archivo y la hoja una de sus superficies de trabajo; agrupar, ocultar y proteger producen efectos diferentes.
42.5
Filas, columnas, celdas y rangos
En el sistema de referencia A1, las columnas se designan con letras y las filas con números. La intersección forma una celda: B7 es la columna B y la fila 7. Una hoja moderna contiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, desde A hasta XFD. La celda activa se reconoce por su borde y recibe la entrada de datos.
Un rango es un conjunto de celdas. A1:C4 representa el rectángulo comprendido entre ambas esquinas; A:A, una columna completa; 1:1, una fila completa. Los rangos no contiguos pueden seleccionarse manteniendo Ctrl. Insertar o eliminar filas y columnas desplaza celdas y suele reajustar referencias; borrar contenido conserva la estructura.
Combinar celdas crea una celda visual mayor, pero conserva solamente el contenido de la celda superior izquierda y descarta el resto tras advertirlo. Además dificulta ordenar y filtrar, por lo que debe reservarse para presentación y no para bases de datos.
Síntesis del apartado
La referencia identifica una posición; el rango reúne posiciones; combinar cambia la estructura y puede eliminar contenidos distintos del superior izquierdo.
42.6
Introducción y edición de datos
La escritura comienza en la celda activa y se confirma con Intro, Tab o los controles de la barra de fórmulas. Esc cancela la entrada en curso. Para modificar un contenido puede hacerse doble clic, pulsar F2 o editarlo en la barra de fórmulas. Suprimir borra el contenido seleccionado, mientras que Inicio > Borrar permite elegir contenido, formatos, comentarios o todo.
Copiar, cortar y pegar trasladan datos, fórmulas y formato. Pegado especial permite pegar solo valores, fórmulas, formatos, validación o anchos, transponer filas y columnas y ejecutar operaciones aritméticas. Pegar valores fija el resultado visible de una fórmula y elimina su dependencia del origen.
Buscar y reemplazar puede limitarse a una hoja o al libro y examinar valores, fórmulas o comentarios según las opciones. Reemplazar exige cautela: una coincidencia dentro de una fórmula puede tener más alcance del previsto.
Síntesis del apartado
Editar modifica el contenido; borrar puede afectar a componentes distintos; Pegado especial decide qué parte de la celda se transfiere.
42.7
Tipos de datos y conversión automática
Una celda puede contener texto, número, fecha, hora, valor lógico, error o fórmula. Excel intenta interpretar lo escrito. Una entrada como 20-2 en una celda General y con configuración española puede reconocerse como fecha y mostrarse como 20-feb. La conversión no significa que se haya almacenado literalmente esa cadena.
Para conservar códigos con ceros iniciales, fracciones aparentes o identificadores que no deben calcularse puede aplicarse previamente formato Texto o anteponer un apóstrofo. El apóstrofo actúa como indicador y normalmente no se muestra. Los números almacenados como texto generan advertencias y pueden producir resultados inesperados en cálculos, ordenaciones o búsquedas.
La configuración regional influye en la interpretación de fechas, separadores decimales y miles. Un dato importado puede parecer numérico pero contener espacios o caracteres invisibles. Antes de calcular debe comprobarse su tipo real.
Síntesis del apartado
Excel interpreta la entrada según el formato y la región; cuando un identificador no es una magnitud, conviene impedir su conversión automática.
42.8
Fechas y horas
Excel almacena normalmente las fechas como números de serie y las horas como fracciones de día. Por ello puede sumar días, calcular diferencias y ordenar cronológicamente. El formato convierte ese valor en una representación comprensible, pero no sustituye el dato almacenado.
Una fecha completa puede mostrarse como 01/01/2021, ene-21 o solo el nombre del mes. El formato personalizado mmm-aa presenta el mes abreviado y dos cifras del año; aplicado al 1 de enero de 2021 mostrará ene-21. La barra de fórmulas puede conservar una representación más completa.
Las funciones HOY() y AHORA() devuelven fecha actual y fecha con hora. DIA, MES y AÑO extraen componentes; DIA(A1) devuelve un número del 1 al 31. Conviene distinguirlo de DIAS, que calcula una diferencia, o de funciones de días laborables.
Síntesis del apartado
La fecha es un valor numérico con formato; las funciones pueden construirla, extraer componentes o medir intervalos.
42.9
Formato de celdas
El formato comprende fuente, borde, relleno, alineación, protección y formato numérico. General deja que Excel decida la presentación; Número controla decimales y separadores; Moneda y Contabilidad muestran unidades monetarias con distinta alineación; Porcentaje multiplica visualmente por cien; Fecha y Hora ofrecen representaciones específicas.
Los formatos personalizados utilizan códigos para números positivos, negativos, ceros y texto. Símbolos como 0, #, d, m, a, h y s tienen significado contextual. Un formato puede ocultar visualmente un valor, pero no lo borra ni impide que participe en fórmulas.
La alineación controla posición, orientación, sangría y ajuste de texto. Ajustar texto distribuye el contenido en varias líneas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar disminuye su tamaño visual. El ancho insuficiente puede mostrar ##### en números o fechas sin implicar necesariamente un error de cálculo.
Síntesis del apartado
El formato modifica la representación y la legibilidad; el contenido subyacente permanece disponible para cálculo y búsqueda.
42.10
Formato condicional
El formato condicional aplica una apariencia cuando se cumple una regla. Puede destacar valores mayores, menores, duplicados, fechas, texto o resultados de una fórmula, y también usar barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos.
La regla se evalúa respecto del rango al que se aplica. En reglas basadas en fórmula importan las referencias relativas y absolutas: una referencia mal fijada desplaza el criterio al recorrer las celdas. Si varias reglas coinciden, su orden, la opción de detenerse si se cumple y el tipo de formato determinan el resultado.
El formato condicional no cambia el valor. Para seleccionar o calcular según el color resultante suelen necesitarse otros criterios o herramientas. Administrar reglas permite revisar su alcance, prioridad y duplicidades.
Síntesis del apartado
El formato condicional visualiza condiciones sin alterar los datos; sus referencias y prioridad explican qué regla se observa.
42.11
Relleno, series y relleno rápido
El controlador de relleno copia contenidos o prolonga series. Arrastrar un número aislado suele copiarlo; seleccionar dos términos puede establecer un patrón. Fechas, días y meses permiten series específicas. Las opciones posteriores determinan si se copian celdas, formatos o únicamente la secuencia.
Al copiar fórmulas, las referencias relativas se desplazan conforme a la distancia recorrida. Esta propiedad permite escribir una fórmula una vez y extenderla, siempre que se hayan fijado correctamente las referencias que no deben cambiar.
Relleno rápido reconoce un patrón a partir de ejemplos y genera texto transformado sin crear una fórmula permanente. Es útil para separar o combinar datos, pero el resultado no se actualiza cuando cambia el origen. Debe revisarse si existen excepciones en el patrón.
Síntesis del apartado
Autorrelleno copia o continúa series; Relleno rápido infiere una transformación y produce valores independientes del origen.
42.12
Fórmulas y operadores
Una fórmula comienza con = y puede contener constantes, referencias, nombres, funciones y operadores. Los operadores aritméticos incluyen suma, resta, multiplicación, división, porcentaje y potencia; los de comparación producen VERDADERO o FALSO; & concatena texto; y los operadores de referencia describen rangos e intersecciones.
Excel respeta una precedencia: referencias y porcentajes, exponentes, multiplicación y división, suma y resta, concatenación y comparaciones, con matices según el operador. Los paréntesis hacen explícito el orden y evitan depender de la memoria. =A1+B1C1 no equivale a =(A1+B1)C1.
La pestaña Fórmulas permite mostrar fórmulas, rastrear precedentes y dependientes, evaluar una expresión y comprobar errores. El cálculo automático actualiza resultados; en modo manual puede ser necesario recalcular, circunstancia esencial al revisar un libro ajeno.
Síntesis del apartado
La fórmula describe un cálculo reproducible; operadores, precedencia y modo de cálculo determinan su resultado.
42.13
Configuración regional y sintaxis
La sintaxis visible depende del idioma y de los separadores configurados. En un entorno español es habitual la coma decimal y el punto y coma como separador de argumentos. Así, =MAX(77;12;81;23) devuelve 81, mientras que =MAX(77,12,81,23) puede producir error porque las comas se interpretan conforme a otra función regional.
Los nombres de funciones también pueden estar localizados: IF corresponde a SI, DAY a DIA y IFERROR a SI.ERROR. No basta con que una palabra parezca descriptiva; debe existir como función en esa versión e idioma. En Excel 2019 en español, SIERROR sin punto no es el nombre válido y genera #¿NOMBRE? antes de evaluar la división.
Los libros intercambiados suelen traducir internamente funciones compatibles, pero el texto copiado desde documentación en otro idioma puede exigir adaptación. La configuración regional también condiciona fechas importadas y delimitadores CSV.
Síntesis del apartado
La lógica de la fórmula es universal, pero su escritura visible debe respetar idioma, versión y separadores regionales.
42.14
Referencias relativas, absolutas y mixtas
Una referencia relativa como A1 cambia al copiar la fórmula. Si =A1B1 se copia una fila hacia abajo, se convierte en =A2B2. Esta adaptación expresa una relación posicional y es la base del relleno de cálculos tabulares.
Una referencia absoluta como $A$1 mantiene columna y fila. Las referencias mixtas $A1 y A$1 fijan respectivamente la columna o la fila. La tecla F4, durante la edición de una referencia, recorre habitualmente estas variantes.
Al mover una fórmula el comportamiento no coincide necesariamente con copiarla, y al insertar filas o columnas Excel puede reajustar referencias para conservar la relación lógica. Antes de extender un modelo debe identificarse qué dimensiones son variables y cuáles representan parámetros fijos.
Síntesis del apartado
Los signos $ no protegen la celda: controlan qué componentes de su referencia permanecen fijos al copiar una fórmula.
42.15
Referencias entre hojas, libros y nombres
Una referencia a otra hoja antepone su nombre y un signo de exclamación: Dato!B1. Si el nombre contiene espacios o determinados caracteres se encierra entre comillas simples. Una fórmula como =Dato!B1+Resultados!B1 suma celdas de dos hojas del mismo libro; no necesita encontrarse en ninguna de ellas.
Las referencias externas incorporan el libro, por ejemplo [Presupuesto.xlsx]Enero!A1, y pueden conservar vínculos que requieren actualización. Si el archivo de origen cambia de ubicación, el vínculo puede romperse o solicitar corrección. Pegar valores elimina esta dependencia.
Los nombres definidos sustituyen referencias por denominaciones comprensibles y pueden tener ámbito de libro o de hoja. Mejoran la lectura, pero deben administrarse para evitar nombres obsoletos. Las tablas generan referencias estructuradas basadas en encabezados.
Síntesis del apartado
Hoja!Celda apunta a otra hoja del mismo libro; una referencia externa identifica además el archivo; un nombre aporta significado y ámbito.
42.16
Funciones y argumentos
Una función es una fórmula predefinida que recibe argumentos y devuelve un resultado. Su sintaxis incluye nombre, paréntesis y argumentos separados según la región. Los argumentos pueden ser constantes, referencias, rangos, expresiones u otras funciones. Una función sin argumentos conserva los paréntesis, como HOY().
El botón Insertar función permite buscar por descripción, elegir una categoría y completar argumentos con ayuda contextual. La información en pantalla distingue argumentos obligatorios y opcionales. Las funciones pueden anidarse: el resultado de una se convierte en argumento de otra, aunque una expresión excesivamente profunda resulta difícil de auditar.
No toda denominación plausible existe. PRUEBA.F.N, SI y BUSCAR son funciones reconocidas en Excel 2019, mientras que una función genérica denominada PRUEBA no lo es. FORMULATEXTO(A1) devuelve como texto la fórmula contenida en A1, no su resultado.
Síntesis del apartado
La función encapsula una operación con sintaxis definida; nombre, argumentos, versión e idioma deben ser correctos.
42.17
Funciones matemáticas y estadísticas
SUMA agrega valores; PRODUCTO multiplica; REDONDEAR controla decimales; ENTERO redondea hacia abajo al entero inferior; ABS obtiene valor absoluto. El operador + puede sumar celdas concretas, pero SUMA maneja rangos y suele tolerar mejor su ampliación.
Entre las estadísticas básicas, PROMEDIO calcula media aritmética, MAX y MIN extremos, y MEDIANA el valor central. CONTAR cuenta celdas numéricas; CONTARA, celdas no vacías; CONTAR.BLANCO, vacías. Las variantes SUMAR.SI, CONTAR.SI y PROMEDIO.SI aplican un criterio, y sus formas .CONJUNTO admiten varios.
Los criterios de texto que incluyen operadores deben escribirse entre comillas, como ">=10", o concatenarse con una referencia. Las celdas vacías, ceros y texto vacío devuelto por fórmula no siempre se comportan igual en todos los recuentos.
Síntesis del apartado
Las funciones agregan rangos según reglas precisas; elegir entre CONTAR, CONTARA y variantes condicionales exige reconocer el tipo de dato.
42.18
Funciones lógicas y tratamiento de errores
SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) decide entre dos resultados. Y exige que todas sus condiciones sean verdaderas; O, que lo sea al menos una; NO invierte un valor lógico. Si A1 y B1 son números comparables, O(A1>B1;A1=B1;A1<B1) siempre es VERDADERO porque una de las tres relaciones debe cumplirse.
Las funciones de información examinan el tipo o estado: ESNUMERO, ESTEXTO, ESBLANCO, ESERROR o ESLOGICO. ESLOGICO(FALSO) devuelve VERDADERO porque pregunta si FALSO es un valor lógico, no si el argumento es verdadero.
SI.ERROR(valor; valor_si_error) sustituye cualquier error del primer argumento; SI.ND se limita a #N/A. No deben utilizarse para ocultar indiscriminadamente fallos de diseño. Primero se comprende el error y después se decide si una salida alternativa forma parte de la lógica.
Síntesis del apartado
Las funciones lógicas evalúan condiciones; las de información clasifican valores; SI.ERROR controla una salida, pero no corrige la causa.
42.19
Funciones de texto
IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE obtienen caracteres por posición. EXTRAE(texto; posición_inicial; núm_de_caracteres) empieza a contar en uno: sobre «Referencia 01», EXTRAE(...;12;2) devuelve «01». LARGO cuenta caracteres; HALLAR y ENCONTRAR localizan texto, con diferencias relativas a mayúsculas.
CONCAT, CONCATENAR en versiones anteriores, UNIRCADENAS y el operador & combinan fragmentos. ESPACIOS normaliza espacios ordinarios sobrantes; LIMPIAR elimina ciertos caracteres no imprimibles; MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO cambian capitalización. Sustituir puede hacerse por posición con REEMPLAZAR o por coincidencia con SUSTITUIR.
DIVIDIRTEXTO separa una cadena mediante delimitadores y devuelve una matriz dinámica. Si H44 contiene «Mochila -azul», =DIVIDIRTEXTO(H44;" -") derrama «Mochila» en J44 y «azul» en K44 cuando el área está libre.
Síntesis del apartado
Las funciones de texto extraen, localizan, limpian, combinan o dividen caracteres; posición y delimitador deben interpretarse literalmente.
42.20
Funciones de fecha, búsqueda y referencia
FECHA construye una fecha desde año, mes y día; DIA, MES y AÑO extraen componentes; DIAS mide diferencia; DIAS.LAB y DIA.LAB trabajan con jornadas laborables y festivos. HOY y AHORA son volátiles: pueden recalcularse cuando lo hace el libro.
Las funciones de búsqueda recuperan información relacionada. BUSCARV busca en la primera columna de una matriz y devuelve otra columna de la misma fila; su último argumento determina coincidencia aproximada o exacta. Omitirlo implica normalmente búsqueda aproximada y exige comprender el orden. BUSCARX, disponible en versiones modernas, permite indicar matrices de búsqueda y retorno independientes y controlar la ausencia de coincidencia.
INDICE devuelve el contenido situado en una posición y COINCIDIR obtiene una posición relativa; combinadas aportan flexibilidad. En todos los casos deben controlarse duplicados, tipos de dato y modalidad de coincidencia.
Síntesis del apartado
Las funciones de fecha operan sobre números de serie; las de búsqueda vinculan una clave con un resultado y exigen definir cómo se produce la coincidencia.
42.21
Matrices dinámicas
En versiones actuales de Microsoft 365, una fórmula puede devolver varios resultados que se desbordan desde la celda de origen. Solo esta contiene la fórmula editable; las demás pertenecen al intervalo derramado. Una referencia como J44# alude a todo el resultado dinámico.
FILTRAR, ORDENAR, UNICOS, SECUENCIA y DIVIDIRTEXTO son ejemplos. El tamaño puede variar al cambiar el origen. Si alguna celda bloquea el espacio necesario, aparece #¡DESBORDAMIENTO!; debe liberarse el área o modificar la fórmula.
Este comportamiento no debe confundirse con las fórmulas matriciales heredadas confirmadas mediante una combinación especial de teclas. La compatibilidad con versiones antiguas puede introducir prefijos o resultados limitados.
Síntesis del apartado
Una matriz dinámica ocupa automáticamente tantas celdas como necesita; los obstáculos y la versión determinan si el derrame es posible.
42.22
Errores de fórmula y auditoría
Los errores comunican causas diferentes. #¡DIV/0! indica división por cero o celda vacía equivalente; #¿NOMBRE?, nombre de función, rango o texto no reconocido; #¡VALOR!, tipo de argumento inadecuado; #¡REF!, referencia no válida; #N/A, valor no disponible; y #¡NUM!, problema numérico. ##### suele señalar ancho insuficiente o una fecha/hora negativa, no un error de fórmula ordinario.
El triángulo de advertencia puede detectar fórmulas incoherentes, números almacenados como texto u otras incidencias. Rastrear precedentes muestra celdas que alimentan la fórmula; rastrear dependientes, las que usan su resultado. Evaluar fórmula permite observar el cálculo por etapas.
Las referencias circulares aparecen cuando una fórmula depende directa o indirectamente de sí misma. Excel las advierte; el cálculo iterativo solo debe activarse si el modelo lo exige deliberadamente y con límites controlados.
Síntesis del apartado
Cada código orienta hacia una causa; la auditoría sigue relaciones y etapas antes de decidir si debe corregirse o tratarse el error.
42.23
Validación de datos
La validación de datos restringe qué puede introducirse: números dentro de límites, fechas, horas, longitudes, listas o valores que satisfagan una fórmula. Una lista genera un desplegable y es la solución habitual cuando solo se admite un conjunto predeterminado.
El mensaje de entrada orienta al seleccionar la celda. La alerta de error puede detener la entrada, advertir o informar; solo el estilo Detener impide normalmente aceptar un dato inválido. Pegar o utilizar ciertos procesos puede eludir controles, por lo que validación no equivale a seguridad.
El origen de una lista puede ser una relación escrita, un rango o un nombre. Una tabla o rango dinámico facilita mantenerla. Rodear con un círculo datos no válidos ayuda a detectar valores existentes que incumplen la regla.
Síntesis del apartado
La validación guía y restringe la entrada; una lista desplegable controla opciones, pero no protege el libro frente a modificaciones autorizadas.
42.24
Tablas de Excel
Convertir un rango en tabla de Excel añade encabezados, filtros, estilo, fila de totales, expansión automática y referencias estructuradas. La tabla recibe un nombre y cada columna un encabezado único. Al escribir inmediatamente debajo o a la derecha suele ampliarse para incorporar el nuevo registro o campo.
Las fórmulas calculadas se propagan por la columna y pueden expresarse como Ventas[Importe] o [@Importe]. Estas referencias describen el dato por su función y se ajustan al crecer la tabla. La fila de totales emplea SUBTOTALES para respetar filtros.
Quitar duplicados elimina físicamente registros según las columnas elegidas. Convertir en rango conserva datos y formato, pero pierde las funciones propias de tabla. La tabla mejora la gestión, aunque no sustituye una base de datos relacional cuando existen volúmenes o relaciones complejas.
Síntesis del apartado
Una tabla es una estructura funcional que crece y filtra; un rango con colores no adquiere por ello referencias estructuradas ni comportamiento tabular.
42.25
Ordenación y filtros
Ordenar reorganiza filas según valores, colores, iconos o listas personalizadas. Puede emplear varios niveles: por ejemplo, departamento y después fecha. Para conservar la integridad de cada registro debe ampliarse la selección a todas sus columnas y evitar filas o columnas vacías que fragmenten la región.
Filtrar muestra únicamente registros que cumplen criterios y oculta temporalmente los demás. Los filtros admiten selección de valores, condiciones de texto, número o fecha, color y búsqueda. Limpiar un filtro recupera la visualización; eliminar filas filtradas sí altera los datos.
El filtro avanzado puede copiar resultados y combinar criterios más complejos. Ordenar y filtrar se ven afectados por valores de distinto tipo, espacios y números almacenados como texto. Antes de confiar en el resultado se normalizan los datos.
Síntesis del apartado
Ordenar cambia la secuencia; filtrar cambia la visibilidad; ninguna operación corrige por sí misma tipos incoherentes.
42.26
Subtotales, esquemas y agrupación
El comando Subtotal inserta filas de resumen cuando cambia un campo previamente ordenado. Puede calcular suma, recuento, promedio u otras operaciones y crea un esquema para mostrar niveles de detalle. No debe confundirse con la función SUBTOTALES, que devuelve un cálculo y puede ignorar filas filtradas u ocultas según el número de función.
Agrupar filas o columnas crea controles de esquema para contraer y expandir detalles. Desagrupar elimina un nivel sin borrar los datos. Los esquemas son útiles para informes jerárquicos, pero una tabla dinámica suele ser más flexible para reorganizar categorías.
La opción Inmovilizar paneles pertenece a visualización: mantiene filas o columnas visibles al desplazarse y no resume ni agrupa. Dividir ventana crea paneles de desplazamiento independientes.
Síntesis del apartado
Subtotal resume grupos ordenados; el esquema controla niveles visibles; inmovilizar solo mantiene referencias en pantalla.
42.27
Tablas dinámicas
Una tabla dinámica resume registros situando campos en filtros, columnas, filas y valores. Puede sumar importes, contar casos, obtener promedios y mostrar porcentajes sin escribir cada fórmula. El origen debe tener encabezados únicos, columnas homogéneas y ausencia de filas de totales intermedias.
Mover un campo cambia la perspectiva, no el origen. Un campo numérico suele agregarse por suma y uno textual por recuento, aunque puede configurarse. Agrupar fechas permite analizar años, trimestres o meses. Mostrar valores como porcentaje del total, diferencia o acumulado añade una segunda lectura al cálculo base.
Cuando cambia el origen es necesario actualizar. Si se basa en una tabla, las nuevas filas quedan incorporadas con mayor facilidad; con un rango fijo puede ser preciso cambiar el origen. El gráfico dinámico se vincula a la estructura y responde a sus filtros.
Síntesis del apartado
La tabla dinámica reorganiza y agrega datos sin cambiar el registro original; actualizar conecta de nuevo el resumen con su fuente.
42.28
Segmentaciones y escalas de tiempo
La segmentación de datos es un control visual que filtra interactivamente tablas y tablas dinámicas. Sus botones muestran categorías y permiten reconocer el estado del filtro. No divide físicamente una tabla ni realiza por sí misma cálculos financieros.
Una segmentación puede conectarse a varias tablas dinámicas que compartan origen o caché compatible. Así, una selección coordina varios informes. Borrar filtro restaura todos los elementos; selección múltiple permite combinar categorías.
La escala de tiempo es un control especializado en fechas para filtrar por años, trimestres, meses o días. Ambos objetos admiten estilo, tamaño y disposición, pero siguen siendo mecanismos de filtrado y no alteran el origen.
Síntesis del apartado
Las segmentaciones convierten el filtro en una interacción visible; las escalas de tiempo aplican la misma idea a campos de fecha.
42.29
Power Query: obtención y transformación
Power Query, integrado principalmente en Datos > Obtener y transformar, conecta con archivos, carpetas, libros, bases de datos, páginas y otros orígenes. Su finalidad es importar, limpiar, combinar y dar forma a los datos mediante una secuencia reproducible antes de cargarlos en una hoja o modelo.
El Editor registra cada operación como un paso: promover encabezados, asignar tipos, quitar columnas, filtrar, reemplazar, dividir, combinar o agrupar. Al actualizar, los pasos se ejecutan de nuevo sobre el origen. El resultado no debe corregirse manualmente si la corrección puede incorporarse a la consulta, porque se perdería en la siguiente actualización.
Combinar consultas mediante anexar apila filas de tablas compatibles; combinar relaciona columnas según claves, de modo parecido a una unión. La privacidad de orígenes y las credenciales condicionan la actualización y el intercambio del libro.
Síntesis del apartado
Power Query convierte una limpieza manual en un proceso renovable; origen, pasos y destino forman una cadena que debe poder actualizarse.
42.30
Dinamizar y anular dinamización
Los datos destinados al análisis funcionan mejor en formato normalizado: una columna por variable y una fila por observación. Los informes recibidos suelen situar meses, años o categorías en columnas distintas, formato cómodo para leer pero difícil para agregar.
La anulación de dinamización de columnas de Power Query convierte varias columnas en filas, creando normalmente columnas de atributo y valor. Por ejemplo, Enero, Febrero y Marzo pasan a registros asociados a cada entidad. Esta es la operación adecuada cuando se quiere transformar columnas en filas para alimentar después una tabla dinámica.
Dinamizar columna realiza el proceso inverso: toma valores de una columna y los convierte en encabezados, aplicando si procede una agregación. Transponer rota toda la tabla y no equivale a normalizar campos repetidos.
Síntesis del apartado
Anular dinamización normaliza columnas repetidas como pares atributo-valor; dinamizar crea encabezados; transponer solo intercambia ejes.
42.31
Gráficos
Un gráfico representa categorías y series a partir de un rango o tabla. Columnas y barras comparan magnitudes; líneas muestran evolución; circular expresa partes de un total con pocas categorías; dispersión relaciona variables numéricas; combinado integra tipos y puede usar eje secundario. La elección debe responder a la pregunta que se quiere comunicar.
El gráfico contiene área del gráfico, área de trazado, ejes, series, título, leyenda, líneas de cuadrícula y etiquetas. Seleccionarlo muestra herramientas contextuales para diseño y formato. Cambiar fila/columna intercambia la interpretación de series y categorías; seleccionar datos modifica el origen y el orden.
Un gráfico vinculado se actualiza al cambiar los datos. Si el origen es una tabla, su expansión facilita incorporar registros. El eje secundario puede ayudar con escalas muy diferentes, pero también inducir interpretaciones engañosas. Los elementos decorativos no deben oscurecer valores ni relaciones.
Síntesis del apartado
El gráfico es una vista vinculada a los datos; tipo, origen, series y ejes determinan qué comparación comunica.
42.32
Integración de gráficos con otras aplicaciones
Los gráficos pueden copiarse a Word, PowerPoint u Outlook como objeto vinculado, incrustado o imagen, según la modalidad de pegado. Un vínculo puede actualizarse desde el libro de origen; un objeto incrustado conserva datos editables dentro del archivo de destino; una imagen fija la apariencia sin hoja editable.
En determinadas versiones de escritorio es posible crear un gráfico directamente desde un mensaje de Outlook mediante Insertar > Ilustraciones > Gráfico. Se elige el tipo y se editan los datos en la hoja que aparece. La disponibilidad concreta depende de que el mensaje se edite en una ventana y formato compatibles.
La elección afecta a tamaño, actualización y confidencialidad. Incrustar un objeto puede conservar más datos de los visibles; vincular depende de una ubicación accesible; pegar como imagen evita edición, pero pierde actualización y accesibilidad estructural.
Síntesis del apartado
Un gráfico puede vincularse, incrustarse o convertirse en imagen; cada modalidad equilibra actualización, autonomía y exposición de datos.
42.33
Formatos de archivo, guardado y recuperación
.xlsx es el formato ordinario basado en XML y no almacena macros VBA; .xlsm sí está habilitado para macros; .xlsb es binario; .xltx y .xltm son plantillas sin y con macros; .csv conserva texto delimitado de una sola hoja y pierde fórmulas, formatos, objetos y las demás hojas. El antiguo .xls ofrece compatibilidad con versiones previas y límites menores.
Guardar actualiza el archivo; Guardar como crea otra ubicación, nombre o formato. Exportar a PDF fija una representación destinada a distribución. El Comprobador de compatibilidad avisa de funciones que pueden perderse al usar un formato antiguo.
Autoguardado actúa en archivos compatibles almacenados en OneDrive o SharePoint. Autorrecuperación conserva información periódica para incidentes; Recuperar libros no guardados puede localizar copias temporales; Historial de versiones permite revisar y restaurar estados anteriores en ubicaciones compatibles. Ninguna función sustituye una política de copias de seguridad.
Síntesis del apartado
El formato decide qué capacidades se conservan; guardado, recuperación e historial protegen frente a riesgos diferentes.
42.34
Protección, colaboración y seguridad
Proteger una hoja limita acciones sobre celdas, filas, columnas y objetos. Las celdas están marcadas como bloqueadas por defecto, pero esa propiedad solo surte efecto al proteger la hoja. Puede desbloquearse previamente el área de entrada. Proteger la estructura del libro controla cambios en sus hojas.
La protección con contraseña ayuda a evitar modificaciones accidentales, pero no equivale necesariamente a cifrado. Cifrar con contraseña restringe la apertura y la pérdida de la clave puede impedir recuperar el archivo. Marcar como final o usar solo lectura comunica una intención, sin ofrecer el mismo nivel de control.
Los libros en OneDrive o SharePoint pueden compartirse y editarse conjuntamente. Comentarios y notas no son idénticos: los comentarios modernos favorecen conversaciones; las notas conservan el modelo clásico de anotación. Las macros y contenido activo deben habilitarse solo si proceden de una fuente confiable.
Síntesis del apartado
Bloquear celdas, proteger estructura, restringir apertura y colaborar son capas distintas; la medida se elige según el riesgo.
42.35
Configuración de página e impresión
Antes de imprimir se determinan área, orientación, tamaño de papel, márgenes, encabezado y pie, saltos y escala. La vista previa permite comprobar páginas y detectar columnas cortadas. Imprimir selección limita la salida al rango seleccionado; Imprimir hojas activas y Todo el libro tienen alcances diferentes.
El área de impresión guarda uno o varios rangos como salida prevista. Los títulos de impresión repiten filas o columnas en cada página. Las líneas de cuadrícula y encabezados de fila y columna pueden mostrarse en pantalla y configurarse de forma independiente para impresión.
El escalado puede ajustar toda la hoja a una página, todas las columnas a una página o todas las filas a una página. Para obtener una sola página de ancho y tantas de alto como sean necesarias se elige Ajustar todas las columnas en una página, equivalente conceptualmente a ancho de una página y alto automático. Ajustar toda la hoja podría reducirla hasta hacerla ilegible.
Síntesis del apartado
El ámbito decide qué se imprime; el escalado decide cómo se reparte; una página de ancho no significa necesariamente una sola página total.
42.36
Personalización, automatización y método de examen
Excel permite personalizar la barra de acceso rápido, la cinta, opciones de edición, cálculo, revisión, guardado, idioma y complementos. Una pestaña o grupo personalizado organiza comandos sin modificar el contenido de los libros. Las personalizaciones pueden exportarse, pero su aplicación afecta al entorno del usuario.
Las macros automatizan acciones mediante VBA. La pestaña Programador ofrece grabación, ejecución, editor, controles y complementos; suele estar oculta hasta activarse. Una macro grabada traduce operaciones a código, pero no razona sobre excepciones. Los libros con VBA deben guardarse en formatos habilitados y abrirse con precaución. Excel para la Web puede abrir libros con macros, pero no crear, ejecutar ni editar VBA como la aplicación de escritorio.
En preguntas prácticas debe leerse primero la versión, el idioma y el contenido real de cada celda. Después se identifica si se pregunta por valor o formato, por hoja o libro, por copiar o mover, y por el efecto exacto de la operación. En fórmulas se revisan separadores, referencias, orden de evaluación y tipo de resultado antes de calcular.
Síntesis del apartado
Personalizar adapta la aplicación; automatizar ejecuta procesos; resolver con precisión exige separar interfaz, contenido, formato y cálculo.
Preguntado en convocatorias oficiales
Pruébate con 20 preguntas oficiales de este tema
Estas preguntas proceden de convocatorias oficiales del Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado. Se presentan con sus opciones de respuesta para practicar la identificación precisa de funciones, referencias, formatos y herramientas de Excel.
0 de 20 respondidas
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 56.La función FORMULATEXTO devuelve una fórmula como una cadena de texto.
1. En una hoja de Excel queremos extraer la fórmula de la celda A1 y mostrarla, en otra celda, como una cadena de texto. ¿Cuál de las siguientes funciones utilizaremos?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 57.Los códigos mmm y aa muestran el mes abreviado y el año con dos cifras sin alterar el valor de fecha.
2. En una hoja Excel introducimos el siguiente dato (sin las comillas) en una celda: "01/01/2021". A continuación, aplicamos el siguiente formato personalizado (sin las comillas) a la celda: "mmm-aa". ¿Qué se visualizará en la celda?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 64.Integración de gráficos de Office en mensajes de Outlook de escritorio.
3. ¿Cuál de las siguientes opciones es verdadera con respecto al uso de gráficos de Excel en los mensajes de Outlook?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 55.Una referencia Hoja!Celda identifica otra hoja del mismo libro; una referencia externa incorpora también el libro.
4. Una celda de una hoja Excel contiene la siguiente fórmula (sin comillas): "=Dato!B1+Resultados!B1". Si las celdas referenciadas son numéricas, ¿cuál es el resultado de la fórmula?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 56.Para dos números comparables siempre se cumple una de las relaciones mayor, igual o menor.
5. En una hoja de Excel, las celdas A1 y B1 contienen valores numéricos. La celda C1 contiene la siguiente fórmula (sin las comillas): "=O(A1>B1;A1=B1;A1<B1)". ¿Cuál será el valor de la celda C1?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 57.DIA devuelve el día del mes de una fecha representada por un número de serie.
6. A partir de una fecha en la celda A1 queremos obtener el día del mes correspondiente (un número de 1 a 31). ¿Cuál de las siguientes funciones de Excel utilizaremos?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 59.Al combinar varias celdas se conserva el contenido de la celda superior izquierda.
7. En una hoja de Excel la celda A1 tiene el valor "Azul" y la celda A2 tiene el valor "Verde" (ambos sin las comillas). Seleccionamos ambas celdas y pulsamos "Combinar y centrar". ¿Cuál será el valor en la celda resultante después de pulsar "Aceptar"?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 60.EXTRAE comienza a contar caracteres desde uno y devuelve la cantidad solicitada desde la posición inicial.
8. En una hoja Excel la celda A1 contiene el texto "Referencia 01" y la celda A2 contiene la fórmula "=EXTRAE(A1;12;2)" (ambos sin comillas). ¿Qué resultado obtenemos en la celda A2?
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 57.La validación de datos de tipo Lista restringe la entrada a un conjunto y ofrece un desplegable.
9. Si en Excel 2019 queremos tener una celda que sólo admita introducir valores de un conjunto predeterminado:
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 58.Las referencias incluyen nombres de hoja, pero no identifican ningún libro externo.
10. En una hoja Excel existe una celda que contiene la siguiente fórmula (sin comillas): "=Presupuesto_1!A2-Presupuesto_2!C3". ¿Cuál es el resultado de la fórmula si las celdas referenciadas son numéricas?
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 59.ESLOGICO comprueba si el argumento es un valor lógico, y FALSO pertenece a ese tipo.
11. En una hoja Excel existe una celda que contiene la siguiente fórmula (sin comillas): "=ESLOGICO(FALSO)". ¿Cuál es el resultado?
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 60.En la configuración española examinada el separador de argumentos es el punto y coma y la coma actúa como separador decimal.
12. Si estamos trabajando con Excel 2019, ¿qué resultado se obtendrá con la siguiente fórmula "=MAX(77,12,81,23)"?
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 53.PRUEBA no es un nombre de función reconocido en Excel 2019.
13. ¿Cuál de las siguientes opciones NO es una función de Excel 2019?
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 54.En Excel 2019 en español la función se denomina SI.ERROR; SIERROR no se reconoce como nombre válido.
14. Dada la celda A2 con valor 55 y la celda B2 con valor 0, si aplicamos la fórmula en Excel 2019: "=SIERROR(A2/B2; \"Error en el cálculo\")", ¿qué valor obtendremos?
- Convocatoria de 2024, ejercicio único, modelos A y B, pregunta 58.Una segmentación proporciona botones para filtrar de forma visible e interactiva tablas o tablas dinámicas.
15. ¿Cuál es la utilidad de la función de segmentación de datos en Excel 365?
- Convocatoria de 2024, ejercicio único, modelos A y B, pregunta 59.Imprimir selección limita el ámbito de salida a las celdas seleccionadas.
16. En un libro de Excel 365 tenemos varias hojas y en la hoja activa varias tablas de las cuales hemos seleccionado una. ¿Cuál de las siguientes opciones debemos elegir para imprimir solo esta tabla?
- Convocatoria de 2024, ejercicio único, modelos A y B, pregunta 60.Con formato General, Excel interpreta esa entrada conforme a la configuración española como una fecha.
17. En una hoja de Excel 365 en idioma español, en una celda a la cual no se le ha aplicado ningún tipo de formato, escribimos el siguiente valor: 20-2. ¿Cuál de las siguientes opciones es la que mostrará tras pulsar la tecla Enter?
- Convocatoria de 2024, ejercicio único, modelos A y B, pregunta 67.Anular dinamización convierte columnas seleccionadas en pares de atributo y valor distribuidos por filas.
18. En una tabla de Excel 365 queremos convertir algunas columnas en filas de una tabla dinámica. ¿Cuál de las siguientes funciones de Power Query nos servirá para hacerlo?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 62.Este ajuste establece una página de ancho y mantiene el alto automático.
19. Queremos asegurarnos de que al imprimir una hoja de Excel solo tenga una página de ancho, aunque pueda tener varias páginas de largo. ¿Cuál de las siguientes opciones deberemos elegir?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 63.DIVIDIRTEXTO devuelve una matriz dinámica que se desborda horizontalmente cuando se proporciona un delimitador de columnas.
20. En Excel 365, tenemos en la celda H44 el texto: "Mochila -azul". En la celda J44 tenemos la siguiente fórmula: =DIVIDIRTEXTO(H44;" -") . ¿Cuál de las siguientes opciones describe correctamente el efecto de la fórmula?
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¿Y ahora?
La base legislativa permite consultar los preceptos citados en la explicación. También están disponibles las preguntas correspondientes a este tema.