Bloque 6 · Informática básica y ofimática
Explicación del Tema 43 de Administrativo del Estado
Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.
43.1
Bases de datos y sistemas gestores
Una base de datos es un conjunto organizado de información sobre un ámbito determinado. Un sistema gestor de bases de datos o SGBD proporciona las herramientas para definir la estructura, almacenar registros, consultar, modificar, proteger y presentar los datos. Microsoft Access, Microsoft SQL Server y PostgreSQL son gestores de bases de datos; Windows es un sistema operativo, PowerShell un entorno de automatización y Firefox un navegador.
Una hoja de cálculo puede mantener listas, pero una base relacional adquiere especial valor cuando existen varios tipos de entidades, relaciones entre ellas, reglas de integridad y múltiples formas de consultar la misma información. Un sistema de pedidos, por ejemplo, no necesita repetir todos los datos del cliente en cada pedido: puede conservar clientes y pedidos en tablas distintas y enlazarlos mediante identificadores.
Access es a la vez motor de base de datos y entorno de creación de aplicaciones de escritorio. Además de tablas, incorpora consultas, formularios, informes, macros y módulos. Esto permite construir una solución funcional sin que todos los usuarios manipulen directamente las tablas.
Síntesis del apartado
El SGBD administra datos y reglas; Access integra almacenamiento relacional, consulta, interfaz, presentación y automatización.
43.2
Access para Microsoft 365 y Access 2019
Access para Microsoft 365 forma parte de determinadas suscripciones y recibe actualizaciones periódicas. Access 2019 es una versión perpetua anterior. Ambas comparten el formato moderno, los principales objetos y el lenguaje VBA, aunque la interfaz, los conectores disponibles y determinadas mejoras pueden variar.
Access es una aplicación de escritorio para Windows. No existe un equivalente completo de Access para la Web capaz de abrir y diseñar todos sus objetos en el navegador. Una aplicación puede, sin embargo, vincular datos procedentes de servicios, listas o servidores externos y compartir el archivo en condiciones controladas.
Cuando una pregunta menciona una versión debe atenderse a ella. Una afirmación sobre una mejora de Access 2019, como los cambios en el cuadro de búsqueda de comandos conocido históricamente como Tell Me, pertenece al contexto de esa edición y no debe transformarse en una regla general sobre la interfaz actual.
Síntesis del apartado
Microsoft 365 evoluciona y Access 2019 permanece ligado a su edición; los conceptos son estables, pero conectores e interfaz dependen de versión y licencia.
43.3
Archivos y objetos de Access
El formato ordinario actual es .accdb. El formato histórico .mdb se mantiene por compatibilidad. Un archivo .accde contiene una aplicación compilada en la que se impide modificar el diseño de formularios, informes y módulos; .accdt identifica una plantilla. Cambiar la extensión no convierte correctamente el archivo: debe utilizarse la orden correspondiente.
Una base puede contener tablas, que almacenan datos; consultas, que los recuperan o modifican; formularios, que proporcionan una interfaz; informes, que presentan resultados; macros, que encadenan acciones; y módulos, que contienen procedimientos VBA. El panel de navegación organiza estos objetos y permite abrirlos en las vistas compatibles.
Los objetos no contienen necesariamente copias independientes. Un formulario o informe suele tomar sus registros de una tabla o consulta. Si un formulario actualizable cambia un valor, se modifica el registro subyacente. Esta dependencia explica por qué debe diseñarse primero la estructura de datos.
Síntesis del apartado
El archivo es el contenedor; cada objeto cumple una función y la mayoría obtiene los datos de tablas o consultas compartidas.
43.4
Interfaz, panel de navegación y vistas
La ventana integra pestaña Archivo, barra de acceso rápido, cinta, panel de navegación, área de documentos y barra de estado. Inicio reúne operaciones frecuentes; Crear incorpora objetos; Datos externos gestiona importación, vinculación y exportación; Herramientas de base de datos contiene relaciones, análisis, división y mantenimiento.
El panel de navegación puede agrupar por tipo, tabla relacionada, fecha u otras categorías. Ocultar un objeto del panel no lo elimina ni constituye una medida de seguridad. La búsqueda del panel localiza objetos por nombre.
La vista Hoja de datos muestra registros en filas y campos en columnas. La vista Diseño define estructura, propiedades y controles. Formularios e informes disponen además de Vista Presentación, útil para ajustar el diseño observando datos reales; los informes cuentan con Vista preliminar para revisar la salida impresa. Cambiar de vista no crea otro objeto.
Síntesis del apartado
La cinta ejecuta comandos, el panel administra objetos y cada vista permite trabajar sobre datos, estructura, presentación o impresión.
43.5
Diseño relacional y normalización
El diseño comienza identificando entidades, atributos y relaciones. Cada tabla debería describir un asunto único: Clientes, Productos o Pedidos. Cada campo representa una característica indivisible dentro de las necesidades del sistema y cada registro una aparición del asunto.
La normalización reduce duplicidades y dependencias incorrectas. Repetir el nombre y la dirección del cliente en cada pedido provoca inconsistencias; conservarlos una vez y referenciar al cliente evita actualizaciones múltiples. Los grupos repetidos, como Producto1, Producto2 y Producto3, suelen indicar que se necesita una tabla relacionada de líneas de pedido.
La normalización no significa fragmentar sin criterio. El diseño debe permitir identificar registros, aplicar reglas y reconstruir la información mediante relaciones y consultas. Antes de importar una hoja conviene revisar encabezados, tipos, valores repetidos y campos que contienen varias unidades de información.
Síntesis del apartado
Una tabla debe representar un asunto y cada dato almacenarse donde depende de la clave; las relaciones reconstruyen la visión conjunta.
43.6
Tablas, registros, campos y valores
La tabla es el objeto que almacena datos. Las filas son registros y las columnas campos. Un valor pertenece simultáneamente a un registro y a un campo. En Vista Diseño se establece nombre, tipo y descripción del campo; en la zona inferior aparecen las propiedades disponibles para ese tipo.
El nombre debe ser comprensible y evitar ambigüedades. Access admite hasta 64 caracteres en el nombre de una tabla y, en general, en el nombre de un objeto. Aunque se permiten espacios, complican expresiones y código porque obligan a utilizar corchetes. Una convención coherente mejora el mantenimiento.
Añadir una columna en Hoja de datos permite que Access deduzca un tipo inicial, pero un diseño serio lo revisa expresamente. El orden visual de los campos no altera su significado, y ocultar una columna solo modifica la vista.
Síntesis del apartado
La tabla almacena; el registro reúne datos de una entidad y el campo impone significado, tipo y propiedades a una característica.
43.7
Tipos de datos fundamentales
El tipo de datos limita lo que admite un campo y determina sus propiedades. Texto corto conserva cadenas de hasta 255 caracteres y es apropiado para nombres, códigos y teléfonos que no se calculan. Texto largo admite contenido extenso y puede configurarse con texto enriquecido, aunque los controles y operaciones tienen límites propios.
Número almacena magnitudes calculables y ofrece tamaños como Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble o Decimal. Número grande representa enteros de ocho bytes y facilita compatibilidad con bigint de SQL Server en bases compatibles. Moneda utiliza precisión fija adecuada para importes y evita ciertos errores de redondeo binario.
Autonumeración genera valores únicos y suele emplearse como clave técnica; no debe prometer una secuencia continua. Sí/No representa valores lógicos. Fecha/Hora almacena fechas y horas como valores calculables. Hipervínculo, Datos adjuntos, Objeto OLE y Calculado atienden necesidades específicas.
Síntesis del apartado
El tipo se elige por la naturaleza y las operaciones del dato, no por su apariencia: un código numérico puede necesitar Texto corto.
43.8
Propiedades de campo
El Tamaño del campo limita o define la representación interna según el tipo. Formato determina cómo se muestra el valor sin alterar necesariamente su almacenamiento. Lugares decimales afecta a la presentación; Título proporciona una etiqueta distinta del nombre interno.
La Máscara de entrada guía la escritura mediante posiciones obligatorias u opcionales. No equivale a una regla de validación: la máscara controla el patrón de entrada, mientras que la regla decide si el valor resulta admisible. Valor predeterminado propone un dato al crear el registro, pero el usuario puede cambiarlo si otra regla no lo impide.
Requerido impide dejar el campo en Null. Permitir longitud cero decide si un texto "" se admite; Null y cadena vacía no son equivalentes. Indexado puede acelerar búsquedas y, si no permite duplicados, imponer unicidad. Un índice no sustituye automáticamente a la clave principal.
Síntesis del apartado
Tipo, tamaño, formato, máscara, valor predeterminado, requerido e índice controlan dimensiones diferentes del comportamiento del campo.
43.9
Reglas de validación
Una regla de validación expresa una condición que debe cumplirse. Puede establecerse en un campo, en la tabla o en un control de formulario. La regla de campo trabaja con ese valor; la de tabla puede comparar varios campos del mismo registro; la del control se aplica en el contexto del formulario. El texto de validación explica el rechazo.
>=Fecha() en un campo Fecha/Hora impide introducir fechas anteriores al día actual. Longitud([Texto01])<10, situada como regla de tabla, exige que Texto01 contenga menos de diez caracteres, es decir, como máximo nueve. Los literales de fecha escritos en expresiones de Access se delimitan con almohadillas: >=#01/01/2024#.
Validar no corrige datos ya existentes automáticamente. Al añadir una regla puede comprobarse la información almacenada. Tipo, máscara, requerido, índice y relaciones aportan restricciones complementarias; conviene situar la regla en el nivel más próximo a los datos para que se aplique desde cualquier interfaz.
Síntesis del apartado
La validación acepta o rechaza valores conforme a una expresión; su alcance depende de si pertenece al campo, tabla o control.
43.10
Claves principales y claves externas
La clave principal identifica de forma única cada registro. No admite duplicados ni Null y puede estar formada por uno o varios campos. Una Autonumeración constituye una clave sencilla habitual, pero una clave natural también es válida cuando resulta estable, única y no nula.
Una clave externa es un campo de otra tabla que conserva valores de la clave principal referenciada. En una relación entre Clientes y Pedidos, IdCliente es principal en Clientes y externa en Pedidos. Sus tipos y tamaños deben ser compatibles; una Autonumeración se relaciona normalmente con un Número de tamaño Entero largo.
Una tabla solo tiene una clave principal, aunque esta sea compuesta, y puede mantener varios índices únicos. El icono de llave en Vista Diseño identifica los campos integrantes. Eliminar o cambiar una clave exige revisar relaciones, consultas y formularios dependientes.
Síntesis del apartado
La clave principal identifica el registro propio; la externa conserva la identidad de un registro relacionado en otra tabla.
43.11
Relaciones y cardinalidad
Una relación conecta campos compatibles de dos tablas. En una relación uno a varios, un cliente puede tener muchos pedidos y cada pedido pertenece a un cliente. En una relación uno a uno, cada registro se corresponde como máximo con uno de la otra tabla. Una relación varios a varios se resuelve mediante una tabla intermedia que contiene las claves de ambos extremos.
La ventana Relaciones permite incorporar tablas y enlazar campos. Si el lado principal tiene clave única y el relacionado admite repetición, Access reconoce uno a varios. Una relación definida ayuda a crear combinaciones predeterminadas y orienta asistentes de consultas, formularios e informes.
La relación pertenece al diseño permanente de la base. Una combinación creada solo dentro de una consulta determina cómo se unen los registros en esa consulta, pero no establece por sí misma integridad referencial.
Síntesis del apartado
La cardinalidad expresa cuántos registros pueden corresponderse; la relación estructural no debe confundirse con una unión puntual de consulta.
43.12
Integridad referencial y cascadas
La integridad referencial impide crear registros relacionados que apunten a una clave inexistente y evita borrar el registro principal si dejaría huérfanos, salvo que se haya autorizado una acción en cascada. Requiere campos compatibles y que los registros existentes ya respeten la relación.
Actualizar en cascada propaga un cambio de clave principal a las claves externas. Es menos relevante cuando la clave es una Autonumeración que nunca se modifica. Eliminar en cascada borra también los registros dependientes; puede ser útil, pero su alcance exige especial prudencia y copia de seguridad.
La integridad mantiene coherencia, no garantiza que los datos sean verdaderos ni sustituye otras validaciones. Las relaciones sirven precisamente para mantener esa coherencia y evitar referencias rotas, no principalmente para crear índices o documentar la base.
Síntesis del apartado
La integridad referencial conserva correspondencias válidas; las cascadas propagan cambios o eliminaciones y deben configurarse conscientemente.
43.13
Consultas: finalidad y vistas
Una consulta formula una pregunta sobre los datos o ejecuta una operación. Puede reunir campos de varias tablas, filtrar filas, ordenar, calcular y resumir sin duplicar el almacenamiento. Su resultado puede alimentar formularios, informes y otras consultas.
Vista Diseño representa tablas, uniones y una cuadrícula con Campo, Tabla, Orden, Mostrar y Criterios. Vista Hoja de datos enseña el resultado. Vista SQL muestra la instrucción subyacente. Modificar cualquiera de estas representaciones puede reflejarse en las demás cuando Access puede traducirla.
No toda consulta de selección es actualizable. Agregaciones, referencias cruzadas, determinadas uniones o campos calculados pueden impedir editar. Cuando sí lo es, cambiar el resultado modifica las tablas de origen: la consulta no contiene una copia aislada.
Síntesis del apartado
La consulta define una obtención u operación reproducible; su hoja de datos es una vista de los orígenes, no necesariamente un almacenamiento nuevo.
43.14
Consultas de selección y criterios
La consulta de selección devuelve los campos y registros que cumplen criterios. Los criterios situados en la misma fila se combinan normalmente con Y; los escritos en filas alternativas, con O. Desactivar Mostrar conserva un campo para filtrar u ordenar sin presentarlo.
Los operadores incluyen =, <>, <, >, <=, >=, Entre...Y, En y Como. Los comodines dependen de la configuración ANSI: habitualmente * representa varios caracteres y ? uno en bases Access. Es Nulo busca ausencia de valor; ="" busca una cadena de longitud cero.
Orden ascendente o descendente se aplica según la posición de los campos en la cuadrícula. Los criterios sobre fechas usan literales delimitados por #. Una expresión debe respetar tipos: comparar un texto con un número o una fecha mal interpretada puede devolver errores o resultados incompletos.
Síntesis del apartado
Seleccionar decide qué columnas y filas se obtienen; la colocación de criterios determina su combinación lógica.
43.15
Combinaciones entre tablas
Una combinación interna devuelve registros con coincidencia en ambos lados. Una combinación externa izquierda devuelve todos los registros de la tabla izquierda y las coincidencias de la derecha; donde no existe correspondencia aparecen valores nulos. La derecha realiza el comportamiento inverso.
La dirección depende de cómo se haya configurado la unión, no de cuál tabla sea conceptualmente más importante. Una unión incorrecta puede duplicar filas cuando existen varias coincidencias o excluir registros sin correspondencia.
Access utiliza relaciones existentes para proponer combinaciones, pero una consulta puede modificarlas sin alterar necesariamente la relación permanente. Los campos unidos deben ser compatibles. Para una relación varios a varios, la consulta incorpora la tabla intermedia.
Síntesis del apartado
La combinación establece qué coincidencias participan en el resultado; interna y externas responden a necesidades distintas de inclusión.
43.16
Campos calculados y expresiones
Un campo calculado de consulta se escribe como Alias: Expresión. A_N: Año([FechaNacimiento]) crea una columna llamada A_N que devuelve el año de cada FechaNacimiento. El alias evita encabezados genéricos y permite referirse al resultado en informes, aunque no siempre dentro de otra expresión de la misma cuadrícula.
Las referencias a campos se escriben entre corchetes cuando contienen espacios o pueden confundirse. Los textos se delimitan con comillas; las fechas, con #; la concatenación suele utilizar &. El Generador de expresiones ayuda a localizar objetos, campos, operadores y funciones.
Los cálculos pueden situarse en consultas, controles o campos calculados de tabla. La consulta suele ser adecuada cuando el valor deriva de otros datos y debe reutilizarse. Guardar resultados derivados puede crear inconsistencias si cambia su origen.
Síntesis del apartado
El alias nombra el resultado y la expresión define su cálculo; cada literal y referencia debe utilizar el delimitador apropiado.
43.17
Funciones condicionales, de texto y fecha
SiInm(condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso) devuelve una de dos alternativas. SiInm([País]="Francia";"Francés";"Español") muestra Francés cuando País es Francia y Español en otro caso. Ambos resultados pueden evaluarse, por lo que no debe utilizarse como si fuera siempre una estructura de cortocircuito.
Conmutador evalúa pares condición-resultado y devuelve el resultado asociado a la primera condición verdadera. Conmutador([País]="UK";"Libra";[País]="USA";"Dólar") resuelve dos casos sin anidar varias condiciones. Si ninguna se cumple y no hay alternativa, devuelve Null.
Longitud([Nombre]) cuenta caracteres; Año([FechaNacimiento]) extrae el año; Fecha() devuelve la fecha actual. Otras funciones frecuentes son Izq, Der, Medio, Ahora, Mes, Día, Nz y las agregaciones Suma, Cuenta, Promedio, Mín y Máx.
Síntesis del apartado
Las funciones transforman o clasifican valores; SiInm elige entre dos salidas y Conmutador recorre varios pares ordenados.
43.18
Consultas de parámetros, totales y referencias cruzadas
Una consulta de parámetros solicita un valor al ejecutarse. El texto entre corchetes que no coincide con un campo puede convertirse en petición, pero conviene declarar el parámetro y su tipo para evitar que una fecha o cantidad se interprete como texto.
La fila Totales agrupa registros y permite Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, Primero, Último, Expresión o condición Dónde. Agrupar por varios campos crea una fila por combinación. Filtrar antes o después de agregar puede producir resultados distintos.
Una consulta de referencias cruzadas distribuye una agregación mediante encabezados de fila y columna, como ventas por producto y mes. Presenta un resumen parecido a una matriz, pero sigue siendo una consulta y puede requerir declarar encabezados cuando alimenta informes estables.
Síntesis del apartado
Los parámetros aportan criterios en ejecución; los totales agregan grupos y las referencias cruzadas organizan una agregación en dos ejes.
43.19
Consultas de acción
Las consultas de acción modifican la base: creación de tabla, anexado, actualización y eliminación. Una consulta de selección recupera registros; una de acción ejecuta cambios. Access puede bloquearlas en modo deshabilitado si el archivo no es de confianza.
La consulta de datos anexados agrega registros a una tabla existente. No se limita a unir visualmente resultados. La de actualización cambia valores en registros existentes; la de eliminación borra registros completos; la de creación de tabla materializa el resultado en una tabla nueva.
Antes de ejecutarlas conviene construir o convertir temporalmente una selección para comprobar exactamente las filas afectadas, revisar advertencias y conservar una copia. La ejecución puede no ser reversible con Deshacer. Las restricciones, claves y relaciones pueden impedir una operación que vulneraría la integridad.
Síntesis del apartado
Las consultas de acción crean o alteran datos persistentes; anexar agrega registros y actualizar modifica campos de registros ya existentes.
43.20
Formularios y origen de registros
Un formulario proporciona una interfaz para ver, introducir y modificar información. Su origen de registros puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. El formulario no necesita almacenar datos propios: los controles enlazados presentan campos del origen.
El asistente crea una primera disposición; Vista Diseño ofrece control completo y Vista Presentación combina ajustes con datos visibles. Los formularios pueden ser simples, continuos, divididos o de varios elementos. Un formulario de navegación organiza otros objetos.
Las propiedades Permitir ediciones, adiciones o eliminaciones controlan operaciones de la interfaz, pero la posibilidad real también depende de que el origen sea actualizable. Filtros y ordenaciones cambian qué registros se ven, no su estructura.
Síntesis del apartado
El formulario es una capa de interacción sobre un origen; su diseño y permisos no convierten en actualizable una consulta que no lo sea.
43.21
Controles, enlaces y cálculos
Los formularios e informes contienen controles: cuadros de texto, etiquetas, cuadros combinados, listas, botones, casillas, imágenes y subformularios. Un control dependiente tiene como origen un campo; uno independiente presenta texto o ejecuta una acción; uno calculado utiliza una expresión.
El nombre del control y su Origen del control son propiedades distintas. Un cuadro puede llamarse txtTotal y calcular =[Cantidad]*[Precio]. Si el origen es un campo, editar el control puede modificarlo; si es una expresión, el resultado suele ser de solo lectura.
Los cuadros combinados pueden mostrar una descripción y almacenar una clave mediante columnas vinculadas y anchos configurados. Las reglas de validación del formulario complementan, pero no deberían sustituir sin motivo las reglas estructurales de tabla.
Síntesis del apartado
El control presenta o recibe información; su vínculo determina si trabaja con un campo, una expresión o ninguna fuente de datos.
43.22
Subformularios, eventos y navegación
Un subformulario permite mostrar registros relacionados dentro de un formulario principal, por ejemplo pedidos de un cliente. Las propiedades Vincular campos principales y secundarios sincronizan ambos objetos. La relación debe estar bien definida para que Access proponga el enlace adecuado.
Los eventos —Al abrir, Al cargar, Antes de actualizar, Después de actualizar, Al hacer clic— pueden ejecutar macros o procedimientos. Antes de actualizar permite cancelar una entrada inválida; después de actualizar actúa cuando el cambio ya se ha guardado. Una lógica dispersa en muchos eventos dificulta mantener la aplicación.
El orden de tabulación determina el recorrido con el teclado. Encabezado, detalle y pie organizan el formulario, mientras que botones de navegación permiten recorrer, buscar o crear registros según la configuración.
Síntesis del apartado
El subformulario representa el lado relacionado y los eventos automatizan respuestas en momentos concretos del ciclo de interacción.
43.23
Informes y origen de registros
Un informe está pensado para ordenar, agrupar, resumir y presentar datos, especialmente para impresión o exportación. Puede basarse en una tabla o, con mayor flexibilidad, en una consulta que reúna y prepare los campos necesarios. No se crea sobre formularios.
El Asistente para informes selecciona campos, agrupaciones, ordenaciones y distribución. Vista Informe permite consultar; Vista Presentación ajusta diseño con datos; Vista Diseño controla secciones y propiedades; Vista preliminar muestra paginación y salida.
Los controles calculados incorporan totales y expresiones. La propiedad Suma continua puede numerar registros o acumular valores dentro de un grupo o del informe completo. La ausencia de registros debe contemplarse para que encabezados y cálculos no produzcan una salida engañosa.
Síntesis del apartado
El informe transforma un origen de registros en una presentación ordenada y resumida; tablas y consultas pueden actuar como origen.
43.24
Secciones de un informe
El encabezado del informe aparece una sola vez al principio y es apropiado para el título general. El pie del informe aparece al final y puede contener totales globales. El encabezado y pie de página se procesan en cada página impresa, por ejemplo para títulos de columnas y numeración.
La sección Detalle se procesa para cada registro. Los encabezados y pies de grupo aparecen al comenzar o terminar cada conjunto definido por un campo o expresión. Permiten identificar categorías, repetir títulos y calcular subtotales.
Confundir encabezado del informe con encabezado de página cambia la frecuencia de aparición. En un informe de varias páginas, un control colocado en el encabezado del informe solo se verá al comienzo, mientras que el de página se repetirá salvo configuraciones especiales.
Síntesis del apartado
Cada sección tiene una frecuencia: una vez por informe, una vez por página, una vez por grupo o una vez por registro.
43.25
Agrupación, ordenación y totales en informes
El panel Agrupar, ordenar y total establece niveles, intervalos y cálculos. Las fechas pueden agruparse por año, trimestre, mes u otras unidades; los números por intervalos; el texto por valor o caracteres iniciales. Un encabezado o pie de grupo puede mantener unido el contenido o forzar página.
Access admite técnicamente hasta diez campos o expresiones para ordenar o agrupar en un informe. Este límite no debe confundirse con las cuatro ordenaciones que puede ofrecer una pantalla concreta del Asistente para informes: el panel de diseño dispone del límite general de diez.
Los totales pueden calcularse en un pie de grupo o en el pie del informe. =Suma([Importe]) agrega los registros pertenecientes al ámbito de esa sección. La ordenación guardada en el informe prevalece para su presentación frente al orden eventual del origen.
Síntesis del apartado
Agrupar crea niveles de presentación y contexto para subtotales; el ámbito de la sección determina qué registros intervienen.
43.26
Macros y módulos VBA
Una macro de Access utiliza acciones predefinidas para abrir objetos, aplicar filtros, ejecutar consultas, mostrar mensajes o controlar la aplicación. Puede ser independiente, estar incrustada en un evento o adoptar la forma especial AutoExec para ejecutarse al abrir.
Un módulo contiene declaraciones y procedimientos escritos en Visual Basic para Aplicaciones, VBA. Los módulos estándar ofrecen funciones generales; los módulos de clase asociados a formularios e informes responden a sus eventos. VBA permite una lógica más compleja que las macros, pero exige diseño, tratamiento de errores y seguridad.
Las bases descargadas o situadas en ubicaciones no confiables pueden abrirse con contenido activo deshabilitado. Habilitar macros o código solo es prudente cuando se conoce su procedencia. Un .accde distribuye la aplicación sin permitir modificar el código fuente compilado.
Síntesis del apartado
Las macros combinan acciones declarativas; los módulos incorporan procedimientos VBA y ambos pueden responder a eventos.
43.27
Importar, vincular y exportar
Importar copia datos u objetos a la base actual. Desde otra base Access pueden importarse tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos según el formato. La copia deja de depender del origen: los cambios posteriores no se sincronizan automáticamente.
Vincular crea una tabla que permanece conectada a datos externos. Access conserva la definición del vínculo y permite trabajar con los registros desde consultas y formularios, dentro de las capacidades del origen. Cambiar los datos puede afectar al sistema externo.
Exportar envía datos u objetos desde Access a otro archivo o servicio. Cada formato conserva elementos distintos: Excel mantiene estructura tabular y determinados formatos, un archivo de texto exige delimitadores y codificación, y PDF fija la presentación de un informe. Importar y exportar pueden guardar especificaciones para repetirse.
Síntesis del apartado
Importar crea una copia, vincular conserva una conexión y exportar produce una salida; la elección determina actualización y autonomía.
43.28
Orígenes externos y Administrador de tablas vinculadas
La pestaña Datos externos permite trabajar con otros archivos Access, Excel, texto, XML, listas de SharePoint, SQL Server y orígenes ODBC, entre otros. La disponibilidad depende de versión y licencia. Access 2019 admite importar o vincular datos dBASE; afirmar que carece por completo de esa posibilidad no describe sus capacidades.
Al importar desde Excel se decide si crear una tabla, anexar a otra o vincular. Los encabezados y tipos inferidos deben revisarse. Valores mezclados en una columna pueden provocar conversiones o pérdidas. En texto delimitado se especifican delimitador, calificador, nombres y tipos.
El Administrador de tablas vinculadas permite comprobar, actualizar o cambiar el destino de vínculos. Si se mueve el back-end, las tablas del front-end no contienen los datos: necesitan localizar el nuevo archivo o servidor.
Síntesis del apartado
Los asistentes traducen entre orígenes, pero el resultado depende de encabezados, tipos, claves y rutas; los vínculos requieren mantenimiento.
43.29
División de una base de datos
El Divisor de bases de datos traslada las tablas a un archivo back-end y deja en el front-end consultas, formularios, informes, macros, módulos y tablas vinculadas. Cada usuario puede disponer de una copia local del front-end mientras comparte el archivo de datos.
La división reduce el tráfico de objetos por la red, facilita actualizar la interfaz y puede disminuir el riesgo de corrupción. No divide tablas grandes en una parte operativa y otra de archivo ni constituye una herramienta de compresión. Antes de ejecutarla se realiza una copia y se evita que otros usuarios modifiquen datos durante el proceso.
En la cinta, Herramientas de base de datos > Base de datos de Access inicia el asistente en las versiones examinadas. Si cambia la ubicación del back-end se actualizan los vínculos con el Administrador de tablas vinculadas.
Síntesis del apartado
Dividir separa datos y aplicación: el back-end aloja tablas y el front-end consume esas tablas mediante vínculos.
43.30
Compactar, reparar y realizar copias
Los archivos pueden crecer porque el espacio de objetos temporales o eliminados no se recupera inmediatamente. Compactar y reparar reorganiza el archivo, recupera espacio no utilizado y puede corregir determinadas incoherencias. No es una compresión graduable ni garantiza recuperar todo daño.
Antes se recomienda una copia de seguridad, permisos suficientes y acceso exclusivo. Puede ejecutarse sobre la base abierta desde Archivo > Información o sobre una base cerrada mediante Herramientas de base de datos, según el contexto y la versión. También existe Compactar al cerrar, cuya conveniencia debe valorarse en entornos multiusuario.
Las copias deben almacenarse en una ubicación independiente y comprobarse. La división limita el impacto de algunos fallos, pero no sustituye una estrategia de respaldo del back-end y de los front-end necesarios.
Síntesis del apartado
Compactar recupera espacio y reparar intenta corregir daños; la copia previa protege frente a resultados incompletos o pérdida de información.
43.31
Seguridad, confianza y distribución
Access puede deshabilitar macros, VBA y consultas de acción en archivos no confiables. Una ubicación de confianza evita avisos para archivos autorizados, pero debe delimitarse con cuidado. La barra de mensajes permite habilitar contenido durante la sesión cuando procede.
Cifrar con contraseña protege la apertura de un .accdb; perder la contraseña puede impedir el acceso. Un .accde protege el diseño y el código frente a modificaciones ordinarias, pero no sustituye permisos sobre los datos. En bases divididas, los permisos de la carpeta del back-end y la protección del servidor externo son esenciales.
La distribución debe proporcionar a cada usuario un front-end compatible y mantener el back-end en una ruta accesible. Access Runtime permite ejecutar aplicaciones sin la edición completa, aunque no ofrece todas las herramientas de diseño.
Síntesis del apartado
Confianza controla contenido activo, cifrado controla apertura y ACCDE limita modificaciones de diseño; son medidas distintas.
43.32
Límites y especificaciones relevantes
Las especificaciones ayudan a interpretar preguntas concretas, pero no deben convertirse en sustituto del diseño. Un archivo de base de datos Access tiene un límite aproximado de 2 GB, descontando objetos del sistema. Una tabla admite hasta 255 campos y los nombres de tabla, campo u objeto, hasta 64 caracteres.
Una consulta admite límites propios sobre tablas, combinaciones, campos y longitud SQL. Formularios e informes tienen restricciones sobre controles, niveles anidados, dimensiones y páginas. En un informe pueden ordenarse o agruparse hasta diez campos o expresiones.
El máximo teórico no representa una recomendación. Una tabla con cientos de campos o un archivo cercano al límite puede revelar falta de normalización o necesidad de un servidor de datos. Access puede actuar como front-end para SQL Server u otro SGBD mediante tablas vinculadas.
Síntesis del apartado
Los límites fijan capacidad técnica, no calidad; alcanzar reiteradamente el máximo suele aconsejar revisar estructura o arquitectura.
43.33
Flujo completo de una aplicación Access
Un desarrollo coherente comienza con requisitos y reglas. Después se identifican entidades, se crean tablas con claves y tipos, se definen relaciones e integridad y se comprueban datos de ejemplo. Las consultas reúnen, calculan y filtran; los formularios canalizan la interacción; los informes comunican resultados.
Importación y vinculación incorporan fuentes externas. Macros y VBA automatizan tareas que ya están conceptualmente bien definidas. En un entorno compartido puede dividirse la base y distribuir front-ends. Copias, compactación y control de versiones del diseño completan el mantenimiento.
Alterar el orden suele generar defectos: construir formularios antes de normalizar obliga a rehacerlos; guardar cálculos innecesarios crea discrepancias; automatizar una operación no verificada multiplica el error. Cada capa debe apoyarse en una anterior estable.
Síntesis del apartado
El valor de Access procede de la coordinación de estructura, consulta, interfaz, salida e intercambio, no de objetos aislados.
43.34
Método de resolución en el examen
Ante una pregunta debe identificarse primero el objeto: tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo. Después se distingue si la operación cambia estructura, datos, presentación o conexión. «Origen del control» no equivale a «origen del registro»; encabezado de informe no equivale a encabezado de página; importar no equivale a vincular.
En expresiones se revisan alias, corchetes, comillas y almohadillas. A_N: Año([FechaNacimiento]) contiene alias y cálculo; >=#01/01/2024# contiene un literal de fecha; SiInm aporta dos resultados; Conmutador trabaja con pares de condición y salida.
En consultas de acción debe determinarse el verbo exacto: anexar agrega registros, actualizar cambia campos, eliminar borra registros y crear tabla genera otra tabla. En límites técnicos se atiende a la unidad pedida y a la versión. La respuesta se elige por su efecto preciso, no por la semejanza del nombre.
Síntesis del apartado
Resolver exige reconocer objeto, alcance y efecto; las palabras importar, anexar, vincular, agrupar y encabezar describen operaciones distintas.
43.35
Preguntas oficiales de convocatorias anteriores
Preguntado en convocatorias oficiales
Pruébate con 23 preguntas oficiales de este tema
Estas preguntas proceden de convocatorias oficiales del Cuerpo General Administrativo de la Administración del Estado. Se reúnen en una única colección y conservan sus alternativas para practicar la aplicación de los conceptos desarrollados en el tema.
0 de 23 respondidas
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 41.Concepto de sistema gestor de bases de datos.
1. ¿Cuál de los siguientes es un sistema gestor de base de datos (SGBD)?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 58.Reglas de validación de tabla y función Longitud.
2. En una tabla de Access tenemos un campo de texto corto llamado Texto01. En la Hoja de propiedades de la tabla incluimos la siguiente Regla de validación: Longitud([Texto01])<10 ¿Cuál será el efecto de la regla?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 59.Asistente para dividir bases de datos de Access.
3. ¿Cuál de las siguientes opciones es correcta con respecto a la función "Divisor de bases de datos" en Access 2019?
- Convocatoria de 2019, ejercicio extraordinario, pregunta 60.Propiedad Regla de validación de un campo.
4. Al diseñar una tabla de Access, ¿qué propiedad nos permite limitar los valores que se pueden introducir en un campo?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 61.Función condicional SiInm de Access.
5. En una consulta de Access creamos un campo calculado con la siguiente expresión: SiInm([País]="Francia";"Francés";"Español") ¿Qué se mostrará en el nuevo campo?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 62.Campos calculados y función Año.
6. En la tabla Contactos de Access tenemos un campo de nombre FechaNacimiento y de tipo Fecha/Hora. Creamos una consulta sobre la tabla Contactos, y en uno de los campos de la consulta escribimos (sin las comillas): "A_N: Año([FechaNacimiento])". ¿Qué valores obtendremos para este campo?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 63; Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 58.Reglas de validación y función Fecha.
7. Al diseñar una tabla de Access, en el campo FechaAlta incluimos la siguiente Regla de validación (sin las comillas): ">=Fecha()". ¿Qué efecto tendrá la regla?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 64.Función Conmutador en expresiones de Access.
8. Insertamos un cuadro de texto en un informe de Access, y en el Origen del control escribimos una expresión para que, si el valor del campo País es UK, muestre Libra, y si es USA, muestre Dólar. ¿Cuál de las siguientes expresiones es la correcta?
- Convocatoria de 2019, ejercicio ordinario, pregunta 73 (reserva).Función Longitud y alias de campos calculados.
9. En una consulta de Access, queremos añadir una columna LongN que muestre el número de caracteres del texto de la columna Nombre. ¿Cuál de las siguientes es la expresión correcta a introducir en la Vista Diseño para la nueva columna?
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 61.Relaciones e integridad referencial.
10. ¿Para qué sirven las relaciones entre tablas en Access 2019?
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 62.Comando Compactar y reparar base de datos.
11. En Access 2019, ¿cómo podemos prevenir y corregir problemas con los archivos de base de datos?:
- Convocatoria de 2022, ejercicio extraordinario, pregunta 63.Herramienta Base de datos de Access y división front-end/back-end.
12. En Access 2019, si elegimos la opción Herramientas de base de datos y pulsamos el botón “Base de Datos de Access”, la herramienta nos permite en el formulario presentado:
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 42.Propiedad Regla de validación.
13. ¿Se puede limitar con alguna propiedad los valores que se introducen en un campo en una tabla de Access?
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 56.Características incorporadas en Access 2019.
14. Cuál de las siguientes opciones sobre Microsoft Access 2019 es correcta:
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 59.Módulos de Access y Visual Basic para Aplicaciones.
15. ¿En qué lenguaje de programación se pueden incorporar Módulos en Access?
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 60.Especificaciones de agrupación y ordenación de informes.
16. ¿Cuál es el número máximo de campos o expresiones que se pueden ordenar o agrupar en un informe de Access 2019?
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 61.Consultas de datos anexados.
17. ¿Para qué sirve una consulta de datos anexados en Access?
- Convocatoria de 2022, ejercicio ordinario, pregunta 67.Especificaciones de nombres de tablas de Access.
18. En Access 2019, el número máximo de caracteres de un nombre de tabla es:
- Convocatoria de 2024, ejercicio ordinario, modelos A y B, pregunta 57.Origen de registros de los informes.
19. Vamos a crear un informe en una base de datos de Access 365. ¿Cuál de las siguientes opciones indica de forma correcta el tipo de objetos sobre los que podemos crear el informe?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 45.Concepto de sistema gestor de bases de datos.
20. Necesitamos crear y gestionar una base de datos de contactos. ¿Cuál de los siguientes productos está destinado a estas tareas?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 46.Secciones Encabezado del informe y Encabezado de página.
21. Tenemos un informe de varias páginas en Access 365. ¿Cuántas veces aparecerá el contenido situado en el Encabezado del informe?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 64.Consultas de acción.
22. Queremos realizar una consulta en una base de datos de Access de Microsoft 365 cuyo objeto es realizar cambios en la base de datos, como son agregar, actualizar o eliminar registros. ¿Cuál de los siguientes tipos de consulta deberemos emplear?
- Convocatoria de 2024, ejercicio extraordinario, pregunta 68.Literales de fecha y reglas de validación de Access.
23. En Access 365, ¿cuál de las siguientes reglas de validación determinarán que en un campo de tipo fecha solo se puedan añadir fechas a partir del 1 de enero de 2024 en adelante?
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La base legislativa permite consultar los preceptos citados en la explicación. También están disponibles las preguntas correspondientes a este tema.