Explicación del Tema 29 de Tramitación Procesal

El Registro Civil es la institución jurídica de carácter público en la que se hacen constar oficialmente los hechos y actos relativos al estado civil, la identidad y las demás circunstancias personales a las que la ley reconoce relevancia registral. Su función consiste en proporcionar constancia oficial, prueba y publicidad jurídica de esos hechos y actos, dentro de los límites establecidos para proteger la intimidad y los datos especialmente protegidos. Así resulta del artículo 2 de la Ley 20/2011, de 21 de julio.

Conviene diferenciar la institución de los elementos mediante los que actúa. El Registro Civil es el sistema jurídico y registral único; las Oficinas Central, Generales y Consulares son las unidades que prestan el servicio y ejercen sus funciones; los asientos son las inscripciones, anotaciones y cancelaciones que incorporan la información; y las certificaciones son uno de los medios para dar publicidad y acreditar su contenido (artículos 3, 20, 38 y 80). El Registro Civil no es, por tanto, una oficina concreta ni un archivo biográfico general.

El artículo 1 determina el objeto de la Ley 20/2011: ordenar jurídicamente el Registro Civil y regular su organización, dirección y funcionamiento, el acceso de los hechos y actos inscribibles, la publicidad y los efectos de sus asientos. Mediante este sistema se aporta seguridad jurídica a circunstancias personales que producen consecuencias en ámbitos como la filiación, el matrimonio, la nacionalidad, las medidas de apoyo o el fallecimiento.

Los elementos que definen el modelo vigente aparecen en el artículo 3: el Registro Civil es único para toda España y electrónico; sus datos son objeto de tratamiento automatizado y se integran en una base de datos única. La existencia de distintas oficinas no rompe esa unidad, porque todas actúan dentro del mismo sistema. Los asientos se extienden en soporte electrónico, se firman electrónicamente y las oficinas se comunican entre sí y con las Administraciones públicas por medios electrónicos (artículos 7 y 8).

El sistema se centra en la persona mediante el registro individual. De acuerdo con el artículo 5, cada persona tiene un registro en el que se inscriben o anotan, de forma continuada, sucesiva y cronológica, los hechos y actos relativos a su identidad, estado civil y demás circunstancias personales. Se abre con la inscripción de nacimiento o con el primer asiento que se practique. El artículo 6 asigna a cada registro un código personal constituido por la secuencia alfanumérica que atribuya el sistema informático vigente; ese código es único e invariable.

Las competencias generales del Registro Civil comprenden la inscripción de los hechos y actos que afecten a los españoles y de los relativos a extranjeros ocurridos en territorio español. También se inscriben los producidos fuera de España cuando su inscripción sea exigida por el Derecho español (artículo 9). La solicitud y la práctica de la inscripción pueden efectuarse en cualquier Oficina General; si el hecho o acto se produce en el extranjero, pueden realizarse en la Oficina Consular correspondiente o en cualquiera de las Oficinas Generales (artículo 10).

Los artículos 11 y 12 ordenan los derechos y deberes ante el Registro Civil. Entre los derechos se encuentran tener un nombre y un registro individual, obtener certificaciones, acceder a la información registral con los límites legales, utilizar las lenguas oficiales, recibir protección respecto de los datos especialmente protegidos, promover la rectificación e interponer recursos. Entre los deberes figuran promover los asientos cuando proceda, instar las inscripciones constitutivas, comunicar los hechos inscribibles, presentar la documentación necesaria y facilitar datos veraces y exactos.

El funcionamiento registral descansa en siete reglas recogidas en los artículos 13 a 19. El principio de legalidad impone al Encargado comprobar la realidad y legalidad de los hechos y actos según los documentos presentados; el de oficialidad obliga a practicar de oficio la inscripción cuando se disponga de los títulos necesarios; y el de publicidad reconoce el libre acceso de cada persona a los datos de su registro individual, sin perjuicio de las restricciones legales (artículos 13 a 15).

Los asientos se presumen exactos y válidos mientras no sean rectificados o cancelados (artículo 16). La inscripción constituye prueba plena de los hechos inscritos; solo si falta la inscripción o no puede certificarse el asiento se admiten otros medios de prueba, acompañados de la acreditación de que se ha instado la inscripción omitida o la reconstrucción (artículo 17). La inscripción únicamente tiene eficacia constitutiva en los casos expresamente previstos por la ley (artículo 18).

El artículo 19 completa el sistema con la presunción de integridad: el contenido registral se presume íntegro respecto de los hechos y actos inscritos. En los casos legalmente previstos, los hechos y actos inscribibles son oponibles a terceros desde que acceden al Registro Civil. De este modo, exactitud, eficacia probatoria, eventual eficacia constitutiva e inoponibilidad cumplen funciones diferentes y no deben identificarse entre sí.

La estructura del Registro Civil debe entenderse a partir de dos ideas complementarias. Por un lado, la Ley 20/2011 establece que el Registro Civil es único para toda España y electrónico, de manera que los datos se integran en una base de datos única. Por otro lado, ese Registro Civil único necesita una organización administrativa que permita atender a los ciudadanos, practicar asientos, tramitar expedientes, expedir certificaciones y conectar la actividad registral con otros órganos y Administraciones.

Los artículos 2, 3 y 20 de la Ley 20/2011 sitúan esta estructura bajo la dependencia del Ministerio de Justicia y dentro de un sistema único y electrónico. El Registro Civil no se organiza como una suma de registros aislados: aunque existan oficinas diversas, todo el contenido registral se integra en una base de datos común.

El artículo 20.1 organiza el Registro Civil en tres tipos de oficinas: la Oficina Central, las Oficinas Generales y las Oficinas Consulares. Esta división distribuye las funciones según la naturaleza del hecho o acto, el lugar en que se produce y la existencia de un elemento extranjero.

La Oficina Central ocupa una posición singular; las Oficinas Generales constituyen la red ordinaria en España; y las Oficinas Consulares permiten la actuación fuera del territorio nacional (artículos 21 a 24).

La disposición adicional quinta contempla además Oficinas Colaboradoras. Tienen esta consideración las secretarías o unidades de apoyo de los juzgados de paz y las oficinas de justicia en el municipio, así como las unidades que las sustituyan o complementen. No constituyen una cuarta clase de Oficina del Registro Civil, pero sus funciones son más amplias que la mera recepción de documentos: registran electrónicamente solicitudes y declaraciones presentadas presencialmente, informan sobre los procedimientos, expiden determinadas certificaciones y certificados de fe de vida y practican actuaciones auxiliares no resolutivas.

Las oficinas colaboradoras no tienen Encargado propio y se relacionan con la Oficina General y con el Encargado de su ámbito territorial. Este puede delegar funciones en el funcionario que corresponda en los términos de la propia disposición adicional quinta. Los ayuntamientos de municipios sin Oficina General también pueden solicitar al Ministerio de Justicia la habilitación de conexiones para recibir solicitudes y documentación.

El artículo 20.2 atribuye la práctica de las inscripciones y demás asientos a los Encargados de las Oficinas. Bajo su responsabilidad y dentro de los límites reglamentarios, pueden delegar funciones en el personal al servicio de la oficina. Se distingue así la responsabilidad registral del Encargado de la gestión material desarrollada por otros funcionarios.

La disposición adicional primera completa la organización territorial y del personal: las Oficinas Generales se ubican en las localidades correspondientes a las sedes de los anteriores Registros Civiles Municipales Principales situados en capitales de partido judicial, sin perjuicio de que el Ministerio de Justicia pueda modificar su número; sus puestos de trabajo se cubren con personal de la Administración de Justicia. De acuerdo con la disposición adicional segunda, las plazas de Encargado se proveen entre letrados de la Administración de Justicia, mediante los sistemas legalmente establecidos.

Los artículos 25 y 26 completan la estructura con la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública —denominación actual del órgano que la ley identifica como Dirección General de los Registros y del Notariado—. Es el centro directivo y consultivo: dicta instrucciones, resoluciones y circulares; supervisa y coordina la aplicación de las normas; resuelve recursos y atiende consultas sobre la interpretación y ejecución de la legislación registral.

La estructura combina así unidad registral y distribución funcional: un sistema único y electrónico (artículo 3), tres clases de oficinas (artículo 20) y un centro directivo y consultivo (artículos 25 y 26).

La organización del artículo 20 de la Ley 20/2011 comprende la Oficina Central, las Oficinas Generales y las Oficinas Consulares. Todas forman parte del mismo Registro Civil, pero se diferencian por su ámbito de actuación y por los asuntos que tramitan.

Las inscripciones y los demás asientos los practican los Encargados, con la posibilidad de delegación bajo su responsabilidad prevista en el artículo 20.2.

La presentación no queda vinculada rígidamente a una oficina: el artículo 10 permite solicitar una inscripción ante cualquier Oficina General y, si los hechos sucedieron en el extranjero, también ante la Oficina Consular correspondiente. Las oficinas colaboradoras reciben y registran electrónicamente solicitudes y documentación, informan, expiden las certificaciones que les atribuye la ley y realizan actuaciones auxiliares en los términos de la disposición adicional quinta.

La Oficina Central tiene las funciones singulares enumeradas en el artículo 21 y sus Encargados son designados por el Ministerio de Justicia. Practica, entre otras, las inscripciones derivadas de resoluciones de la Dirección General cuando se refieran a hechos o actos inscribibles.

También inscribe documentos judiciales y extrajudiciales extranjeros y certificaciones de registros extranjeros cuando se cumplan los requisitos legales y la competencia no corresponda a una Oficina Consular (artículo 21.2.2.ª).

El artículo 21.2.3.ª le atribuye asimismo la inscripción de la defunción de personas extranjeras al servicio de las Fuerzas Armadas o de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad españolas cuando fallezcan durante una misión u operación fuera de España y el Estado del lugar no practique la inscripción.

La Oficina Central ejerce además las funciones de autoridad encargada en materia de cooperación internacional sobre Registro Civil (artículo 21.3).

Las Oficinas Generales son las oficinas ordinarias en España. El artículo 22 prevé una en todas las poblaciones que sean sede de la capital de un partido judicial, bajo la dirección de un Encargado y con dependencia funcional de la Dirección General. Cuando el servicio lo requiera puede haber más de un Encargado y designarse uno coordinador.

Entre las funciones del artículo 22.3 figura recibir y documentar declaraciones de conocimiento y de voluntad en materias propias del Registro Civil. La primera comunica un hecho relevante; la segunda exterioriza una decisión a la que la ley atribuye efectos registrales.

También reciben solicitudes, formularios y documentos que sirven de título para un asiento (artículo 22.3.b). Según los artículos 27 a 35, el título puede ser una declaración, certificación, resolución judicial, documento notarial u otro documento auténtico admitido legalmente.

Las Oficinas Generales reciben declaraciones, solicitudes y títulos; tramitan y resuelven los procedimientos que les atribuye la ley; practican asientos y expiden certificaciones, conforme al artículo 22.3.

Las Oficinas Consulares actúan fuera del territorio nacional y están a cargo de los Cónsules de España o, en su caso, de los funcionarios diplomáticos encargados de las secciones consulares (artículo 23).

Inscriben los hechos y actos relativos a españoles producidos en su circunscripción y los que resulten de documentos extranjeros que constituyan título válido (artículo 24.1.ª, en relación con los artículos 94 a 100).

El artículo 24 les atribuye, entre otras funciones, inscribir hechos y actos relativos a españoles producidos en su circunscripción, recibir declaraciones y documentos, expedir certificaciones e instruir el expediente previo al matrimonio que vaya a celebrarse en el extranjero, así como expedir certificados de capacidad matrimonial.

Las Oficinas Consulares comunican a la Dirección General la legislación extranjera vigente que afecte al estado civil (artículo 24.5.ª), información necesaria para aplicar las reglas de los artículos 94 a 100.

En conjunto, puede decirse que la Oficina Central actúa en asuntos centralizados, internacionales o especiales; las Oficinas Generales prestan el servicio ordinario del Registro Civil en España; y las Oficinas Consulares atienden las situaciones registrales de los españoles en el extranjero. Las tres forman parte de un único sistema registral y se coordinan bajo la dirección funcional de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.

El artículo 4 de la Ley 20/2011 contiene la relación de hechos y actos inscribibles. No cualquier dato personal accede al Registro Civil: es necesaria una previsión legal que permita su constancia registral.

La enumeración del artículo 4 comprende hechos —como el nacimiento o la defunción— y actos jurídicos —como el matrimonio, un cambio de nombre, una declaración de nacionalidad o una resolución judicial—. La distinción describe su origen, pero todos requieren un título legalmente apto para acceder al Registro.

El artículo 4 incluye el nacimiento, la filiación, el nombre y los apellidos y sus cambios, el sexo y su rectificación, la nacionalidad y la vecindad civil, la emancipación y el beneficio de la mayor edad, el matrimonio y la separación, nulidad y divorcio.

También son inscribibles el régimen económico matrimonial y las relaciones paterno-filiales y sus modificaciones (artículo 4.8.º y 9.º).

La misma enumeración comprende los poderes y mandatos preventivos, la propuesta de nombramiento de curador y las medidas de apoyo previstas por una persona respecto de sí misma o de sus bienes (artículo 4.10.º); las resoluciones judiciales dictadas en procedimientos de provisión de medidas judiciales de apoyo (artículo 4.11.º); y los actos relativos a la constitución y régimen del patrimonio protegido de las personas con discapacidad (artículo 4.12.º).

La tutela del menor y la defensa judicial del menor emancipado acceden conforme al artículo 4.13.º; su desarrollo registral se encuentra en los artículos 74 y 75.

La declaración de concurso de la persona física y la intervención o suspensión de sus facultades figuran en el artículo 4.14.º y se inscriben conforme al artículo 72.

Finalmente, son inscribibles las declaraciones de ausencia y fallecimiento (artículo 4.15.º) y la defunción (artículo 4.16.º). La ausencia y la declaración de fallecimiento responden a situaciones en las que una resolución judicial produce efectos jurídicos sobre el estado y las relaciones personales o patrimoniales de una persona cuyo paradero o existencia no constan en los términos legalmente exigidos. La defunción, por su parte, acredita la muerte de la persona y determina la extinción de la personalidad civil conforme al artículo 32 del Código Civil.

Todos estos asientos se integran de forma continuada, sucesiva y cronológica en el registro individual abierto conforme al artículo 5.

Debe distinguirse el hecho o acto inscribible del asiento que lo refleja. El artículo 38 clasifica los asientos en inscripciones, anotaciones y cancelaciones. Las inscripciones tienen la eficacia de los artículos 17 a 19 (artículo 39); las anotaciones poseen valor meramente informativo, salvo los casos en que la ley les atribuye valor de presunción (artículo 40); y las cancelaciones privan de eficacia total o parcial al asiento al que se refieren (artículo 41).

El acceso exige un título suficiente. Los artículos 27 a 29 contemplan documentos auténticos, certificaciones de registros extranjeros y declaraciones de las personas obligadas; los artículos 30 y 31 imponen el control de legalidad y el examen de solicitudes y declaraciones. Las resoluciones judiciales y los documentos notariales se remiten electrónicamente conforme a los artículos 34 y 35.

Como regla general, el Encargado de la oficina ante la que se presenta el título practica el asiento (artículo 33). Están obligados a promover la inscripción quienes hayan sido designados por la ley, aquellos a quienes se refiera el hecho, sus herederos y representantes legales, y el Ministerio Fiscal en los casos previstos (artículo 42). Las autoridades y funcionarios deben comunicar los hechos y actos inscribibles de los que tengan constancia por razón de su cargo (artículo 43).

La secuencia puede ordenarse así: primero existe un hecho o acto con relevancia registral; después debe aportarse un título suficiente que lo acredite; finalmente, si el Encargado aprecia que concurren los requisitos legales, se practica el asiento correspondiente. Esta distinción evita confundir la realidad inscribible, el documento que la justifica y la constancia registral que produce efectos probatorios.

En síntesis, los hechos y actos inscribibles delimitan el contenido material del Registro Civil. A través de ellos se determina qué aspectos de la vida jurídica de la persona pueden constar oficialmente: nacimiento, identidad, filiación, matrimonio, relaciones familiares, nacionalidad, medidas de apoyo, situaciones de protección, determinadas limitaciones jurídicas, ausencia, fallecimiento y defunción. Esta delimitación permite comprender qué función cumple el Registro Civil y qué información puede producir efectos registrales.

La norma principal es la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil. Sus artículos 1 a 19 establecen el objeto, la naturaleza, los elementos definitorios, el registro individual, los derechos, los deberes, los principios de funcionamiento y los efectos de la inscripción. Los artículos 20 a 26 regulan la estructura, las oficinas y el centro directivo; los artículos 27 a 43 contienen las reglas sobre títulos, control de legalidad y asientos.

La organización se completa con las disposiciones adicionales primera, segunda y quinta de la Ley 20/2011, relativas a la ubicación y dotación de las Oficinas Generales, la provisión de las plazas de Encargado y las oficinas colaboradoras. La regulación de protección de datos resulta aplicable al tratamiento electrónico de la información registral conforme al artículo 3.3 de la Ley 20/2011.

El Código Civil aporta el régimen sustantivo de algunos hechos y actos que acceden al Registro. En particular, su artículo 32 establece que la personalidad civil se extingue por la muerte, circunstancia que se refleja mediante la inscripción de defunción.