Explicación del Tema 35 de Tramitación Procesal

Microsoft Word 365 es el procesador de textos de Microsoft 365. Permite crear, editar, estructurar, revisar, guardar, compartir e imprimir documentos e integrar texto, tablas, imágenes, vínculos, campos y otros objetos. La aplicación de escritorio, Word para la Web y las versiones móviles comparten archivos y funciones básicas, pero no ofrecen exactamente las mismas herramientas.

La ventana de escritorio contiene barra de título, barra de herramientas de acceso rápido, pestaña Archivo, cinta de opciones, área del documento, reglas, barras de desplazamiento y barra de estado. La cinta agrupa comandos en pestañas como Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Ayuda. Las pestañas contextuales aparecen al seleccionar tablas, imágenes, encabezados u otros objetos.

La pestaña Archivo abre la vista Backstage, que actúa sobre el documento como archivo: Nuevo, Abrir, Información, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. No debe confundirse con Inicio, que reúne sobre todo Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición.

La barra de estado muestra datos como página, recuento de palabras, idioma y estado de revisión, y ofrece controles de vista y zoom. La vista Diseño de impresión representa páginas; Borrador simplifica la edición; Diseño web aproxima la presentación en pantalla; Modo lectura prioriza la consulta; y Esquema permite trabajar con la jerarquía de títulos.

El punto de inserción señala dónde se escribirá. Un clic lo sitúa; doble clic selecciona una palabra; triple clic selecciona normalmente un párrafo; arrastrar selecciona un intervalo. Ctrl+A abre un documento en la configuración localizada de Word usada en España, mientras que seleccionar todo puede realizarse desde Inicio > Seleccionar; los métodos abreviados pueden variar según idioma, versión y personalización.

Un documento puede crearse desde Documento en blanco o desde una plantilla. La plantilla contiene configuraciones, estilos, texto u objetos reutilizables. Las plantillas integradas y en línea aparecen en Archivo > Nuevo o en la pantalla Inicio; «Más plantillas» abre la galería completa. Una plantilla personalizada se guarda normalmente como `.dotx` o `.dotm` si contiene macros; el documento ordinario usa `.docx` o `.docm`.

La estructura básica se apoya en caracteres, palabras, párrafos y páginas. La tecla Intro termina un párrafo; Mayús+Intro inserta un salto de línea dentro del mismo párrafo. Los saltos de página fuerzan el comienzo de otra página. Insertar párrafos vacíos para crear espacio o alcanzar otra página produce una estructura inestable: el espaciado debe configurarse y los cambios de página deben realizarse con saltos.

Las secciones permiten cambiar dentro del documento márgenes, orientación, columnas, encabezados, pies o numeración. Un salto de sección puede iniciar la nueva sección en página siguiente, continua, par o impar. Un salto de página cambia de página sin crear otra sección.

Diseño o Disposición controla márgenes, orientación, tamaño, columnas, sangrías y espaciado. La configuración puede aplicarse a todo el documento, a una sección o desde un punto en adelante. Los encabezados y pies ocupan áreas repetidas y pueden diferenciar primera página, páginas pares e impares y secciones. «Vincular al anterior» determina si una sección reutiliza el contenido de la precedente.

La numeración de página es un campo. Puede incluirse en encabezado, pie o margen y comenzar con un valor o formato diferente por sección. Para eliminarla se utiliza Insertar > Número de página > Quitar números de página, aunque los encabezados no vinculados pueden exigir actuar en cada sección.

La portada se inserta desde Insertar > Páginas > Portada y se elimina desde la opción Quitar portada actual. Una tabla de contenido automática se construye a partir de estilos de título, no solo de texto visualmente grande o en negrita.

Editar comprende insertar, seleccionar, mover, copiar, pegar, eliminar, buscar, reemplazar, deshacer y rehacer. Cortar traslada una selección al Portapapeles; copiar conserva el original; pegar puede mantener formato, combinarlo o conservar solo texto. El Portapapeles de Office puede reunir varios elementos.

El formato de carácter incluye fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color, resaltado, tachado, subíndice, superíndice, versalitas y efectos. En la configuración española tradicional de Word, Ctrl+N aplica negrita, Ctrl+K cursiva y Ctrl+S subrayado; Ctrl+Espacio elimina el formato directo de carácter. La asignación puede variar por idioma o personalización.

El formato de párrafo comprende alineación, sangrías, tabulaciones, interlineado, espacio anterior y posterior, bordes, sombreado, listas y control de líneas y saltos. En la configuración española habitual, Ctrl+Q alinea a la izquierda, Ctrl+T centra, Ctrl+D alinea a la derecha y Ctrl+J justifica. El espacio entre párrafos se configura antes o después sin insertar párrafos vacíos.

Los símbolos no imprimibles muestran espacios, marcas de párrafo, tabulaciones, saltos y otros elementos de estructura. Facilitan detectar errores sin imprimirse. Copiar formato reproduce atributos; borrar formato devuelve la selección al formato subyacente.

Los estilos aplican conjuntos coherentes de formato y aportan estructura. Modificar un estilo actualiza todos los párrafos que lo usan; el formato directo afecta solo a la selección. Los estilos de título permiten navegación, esquema y tablas de contenido. Un tema coordina fuentes, colores y efectos del documento; una plantilla puede contener temas, estilos, macros y contenido inicial.

Una tabla organiza datos en filas y columnas. Puede insertarse con una cuadrícula, un cuadro de diálogo, dibujarse, convertirse desde texto o elegirse como tabla rápida. Tabulador avanza entre celdas y, en la última, puede añadir una fila.

Las pestañas contextuales de tabla separan apariencia y estructura. Diseño de tabla aplica estilos, sombreado, bordes, estilo, grosor y color de pluma. Presentación inserta o elimina filas y columnas, combina o divide celdas, ajusta tamaño, alinea contenido, repite encabezados, ordena y convierte. Ordenar se encuentra en el grupo Datos.

Las imágenes pueden proceder del dispositivo, recursos en línea, iconos o capturas. El ajuste de texto determina su relación con el párrafo: en línea, cuadrado, estrecho, detrás, delante, arriba y abajo. Una imagen en línea se comporta como un carácter; las flotantes disponen de posición y anclaje.

Los controladores de esquina cambian el tamaño conservando normalmente la proporción. Recortar elimina visualmente zonas; comprimir reduce resolución y tamaño; texto alternativo mejora accesibilidad. «Cambiar imagen» sustituye el contenido conservando gran parte del formato. SmartArt representa procesos, jerarquías o relaciones; no equivale a una imagen estática ni a un gráfico de datos.

Insertar permite añadir hipervínculos, marcadores, cuadros de texto, WordArt, símbolos, ecuaciones, fecha, firma y objetos. Referencias gestiona notas, citas, bibliografía, títulos, referencias cruzadas, índices y tabla de contenido. Muchos de estos elementos son campos que pueden actualizarse.

La pestaña Revisar reúne Editor, ortografía y gramática, idioma, comentarios, control de cambios, comparación, protección y accesibilidad. La revisión automática propone correcciones, pero no garantiza la exactitud jurídica o material. El idioma aplicado a cada fragmento condiciona el diccionario y las reglas.

Los comentarios permiten observaciones sin modificar directamente el texto. El control de cambios registra inserciones, eliminaciones y formato; mostrar una vista sin marcas no acepta ni elimina los cambios. Aceptar o rechazar decide cada revisión. Comparar identifica diferencias entre documentos; combinar integra revisiones de varios autores.

Cuando el archivo se guarda en OneDrive o SharePoint, puede compartirse y admitir coautoría, Autoguardado e historial de versiones según permisos y formato. Compartir un vínculo no equivale a adjuntar una copia: el vínculo apunta al mismo archivo y puede permitir lectura o edición.

La combinación de correspondencia genera documentos personalizados a partir de un documento principal, un origen de datos y campos. El proceso consiste en iniciar combinación, seleccionar destinatarios, insertar campos, obtener vista previa y finalizar y combinar. La lista puede ordenarse y filtrarse; editar el texto mostrado no debe confundirse con modificar la base de datos de origen. Los campos se insertan mediante «Insertar campo combinado» y «Resaltar campos de combinación» ayuda a localizarlos.

Guardar por primera vez exige definir ubicación, nombre y tipo. Guardar actualiza el archivo actual; Guardar como crea otra versión, cambia nombre, ubicación o formato. Si ya existe otro archivo con ese nombre, reemplazarlo sobrescribe el existente; para conservar ambos debe usarse otro nombre o ubicación.

El formato predeterminado es `.docx`. `.doc` corresponde a versiones antiguas; `.pdf` conserva una presentación destinada a distribución; `.rtf` mantiene formato interoperable; `.txt` guarda texto sin formato; `.odt` utiliza OpenDocument; `.dotx` es plantilla; y `.docm` o `.dotm` admiten macros. Cambiar la extensión manualmente no convierte el contenido.

En la instalación localizada tradicional para España, Ctrl+G guarda, Ctrl+Mayús+G abre Guardar como y Ctrl+F4 cierra el documento. También puede usarse el icono Guardar o Archivo. Los métodos pueden variar si se personalizan.

Autorrecuperación guarda información a intervalos para ayudar tras un cierre inesperado. El panel Recuperación de documentos muestra versiones disponibles al reiniciar. Archivo > Información > Administrar documento permite recuperar documentos no guardados o versiones según el caso. Autorrecuperación no sustituye el guardado deliberado.

Autoguardado guarda continuamente archivos compatibles almacenados en OneDrive o SharePoint. El historial de versiones permite consultar o restaurar estados anteriores. Una copia de seguridad es distinta de Autorrecuperación, Autoguardado y sincronización.

Las opciones de Información permiten proteger, inspeccionar y administrar el documento. Inspeccionar documento busca metadatos, comentarios, revisiones, contenido oculto y otros datos antes de distribuirlo. Proteger puede restringir edición o aplicar contraseña; perder una contraseña puede impedir recuperar el contenido.

Archivo > Imprimir reúne vista previa, impresora, número de copias y configuración. La vista previa permite comprobar paginación, encabezados, saltos, márgenes y objetos antes de enviar el trabajo.

Puede imprimirse todo, la página actual, una selección o intervalos. Un intervalo admite páginas y secciones según la sintaxis de Word. También pueden configurarse impresión a una o dos caras si la impresora lo permite, intercalado, orientación, tamaño, márgenes, páginas por hoja y escala.

La impresora seleccionada puede ser física o virtual, como Microsoft Print to PDF. Exportar a PDF o XPS crea un archivo de presentación fija; no equivale a guardar el documento editable. Las propiedades del controlador y las capacidades reales de la impresora pueden modificar las opciones disponibles.

Los errores de impresión pueden proceder del documento, Word, controlador, cola, conexión, papel o dispositivo. Cancelar en Word antes del envío no es lo mismo que cancelar un trabajo ya incorporado a la cola.

Archivo > Opciones permite configurar interfaz, corrección, guardado, idioma, accesibilidad, opciones avanzadas, cinta, barra de acceso rápido, complementos y Centro de confianza. La cinta admite mostrar, ocultar y reordenar pestañas y crear grupos personalizados, pero los comandos solo pueden añadirse a grupos personalizados.

La barra de herramientas de acceso rápido puede situarse y contener órdenes frecuentes. Personalizar el entorno no altera el documento salvo que la opción afecte a la plantilla Normal o al contenido. Las configuraciones pueden exportarse o importarse en los casos admitidos.

El panel de navegación permite buscar y recorrer títulos, páginas y resultados. El zoom modifica la visualización, no el tamaño impreso. Las opciones de accesibilidad incluyen texto alternativo, orden de lectura, encabezados de tabla, estilos significativos, contraste y comprobador de accesibilidad.

Las macros automatizan tareas y pueden contener código; solo deben habilitarse cuando se conoce y confía en el origen. La Vista protegida limita archivos procedentes de ubicaciones potencialmente inseguras. Los complementos amplían funciones, pero también requieren control de origen, permisos y actualización.

Los estilos son el vínculo entre estructura y formato. Aplicar manualmente tamaño y negrita puede imitar visualmente un título, pero no le da necesariamente la función estructural de un estilo de encabezado. Los estilos permiten modificar de forma coherente todo el documento, navegar por títulos y generar tablas de contenido.

Formato de carácter, párrafo y página

El formato de carácter actúa sobre letras y símbolos: fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color, resaltado o efectos. El formato de párrafo actúa sobre la unidad delimitada por una marca de párrafo: alineación, sangrías, espaciado anterior y posterior, interlineado, tabulaciones, bordes, numeración y viñetas. El formato de página o sección controla márgenes, orientación, tamaño, columnas, encabezados, pies y numeración. Identificar el nivel evita intentar resolver con espacios una alineación que corresponde a tabulaciones o con saltos de línea un cambio que exige una sección.

Mostrar las marcas de formato permite ver espacios, tabulaciones, saltos y marcas de párrafo. No se imprimen, pero ayudan a detectar por qué un texto cambia de página, por qué una lista pierde continuidad o por qué un encabezado se repite. `Ctrl+Mayús+8` activa o desactiva estas marcas en la aplicación de escritorio.

Buscar, reemplazar y reutilizar contenido

Buscar localiza texto y, en la aplicación de escritorio, puede localizar también formatos, estilos o caracteres especiales. Reemplazar cambia coincidencias individualmente o en conjunto. «Reemplazar todos» debe utilizarse con cautela porque una cadena puede aparecer dentro de palabras o zonas que no se pretendían modificar. El panel de navegación permite recorrer resultados y títulos sin alterar su posición en el documento.

Copiar conserva el contenido original; cortar lo prepara para trasladarlo; y las opciones de pegado permiten conservar formato de origen, adaptarlo al destino o mantener solo texto. El Pincel de formato copia características de formato, no el contenido. Deshacer revierte acciones recientes dentro del historial disponible; guardar y cerrar puede limitar ese historial, por lo que no sustituye al control de versiones.

Correspondencia, revisión e impresión

La combinación de correspondencia relaciona un documento principal, una fuente de datos y unos campos de combinación. El proceso correcto consiste en elegir el tipo de documento, conectar y depurar destinatarios, insertar campos, obtener vista previa y finalizar generando documentos, impresión o correo. La vista previa es esencial para detectar campos vacíos, formatos de fecha incorrectos o registros que no deben incluirse.

En revisión, un comentario formula una observación sin cambiar necesariamente el texto; el control de cambios registra inserciones, eliminaciones y modificaciones; aceptar o rechazar decide si cada cambio pasa a formar parte del documento. Ocultar las marcas no equivale a aceptarlas ni las elimina. Antes de distribuir un archivo conviene inspeccionar comentarios, cambios pendientes, propiedades, texto oculto y accesibilidad.

La impresión debe verificarse en la vista previa. Seleccionar impresora, rango, orientación, tamaño y caras no modifica necesariamente el documento, mientras que cambiar márgenes o saltos sí puede alterar su maquetación. Exportar a PDF fija la presentación para el intercambio, pero el resultado debe revisarse porque fuentes, vínculos, comentarios o propiedades pueden comportarse de forma distinta.