Explicación del Tema 23 de Administrativo de la Seguridad Social

El funcionamiento electrónico no constituye un procedimiento separado del ordinario, sino la forma normal en que se producen numerosas actuaciones administrativas internas, interadministrativas y dirigidas a las personas interesadas. Abarca la entrada de solicitudes, la acreditación de identidad, la firma, la formación del documento y del expediente, las comunicaciones y notificaciones, el intercambio de datos y la conservación de las actuaciones. La Ley 39/2015 regula principalmente la posición de las personas y el procedimiento; la Ley 40/2015, el funcionamiento electrónico de las Administraciones; y el Real Decreto 203/2021 desarrolla ambos planos.

El artículo 2 del Real Decreto 203/2021 añade a los principios generales de las Leyes 39/2015 y 40/2015 los de neutralidad tecnológica y adaptabilidad al progreso, accesibilidad, facilidad de uso, interoperabilidad, proporcionalidad y personalización y proactividad. La neutralidad evita imponer una alternativa tecnológica injustificada; la accesibilidad y la facilidad de uso pretenden que el servicio no se convierta en barrera; la interoperabilidad permite compartir datos e intercambiar información; la proporcionalidad ajusta las garantías a la naturaleza del trámite; y la personalización y proactividad permiten anticipar servicios a partir de la información disponible, dentro del marco jurídico aplicable.

La neutralidad tecnológica protege la libertad de elección y evita dependencias injustificadas de una aplicación o proveedor. No impide fijar requisitos técnicos, pero obliga a que sean compatibles con la finalidad perseguida. La accesibilidad exige diseñar servicios utilizables también por personas con discapacidad o con necesidades especiales, mientras que la facilidad de uso reclama procesos comprensibles y proporcionados al trámite.

Interoperabilidad y seguridad son condiciones jurídicas del funcionamiento, no simples características informáticas. La primera permite que órganos y Administraciones intercambien documentos y datos con significado y garantías comunes; la segunda protege la información y la continuidad de los servicios. El Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad concretan criterios comunes que deben aplicarse durante todo el ciclo de vida de los sistemas.

La personalización y la proactividad permiten que la Administración adapte la información o anticipe servicios a partir de los datos disponibles, pero siempre dentro de sus competencias, con una base jurídica suficiente y respetando protección de datos, igualdad y transparencia. Un servicio proactivo no autoriza a reutilizar cualquier información para cualquier finalidad.

El portal de internet es el punto de acceso electrónico que permite acceder a información publicada y, en su caso, a la sede electrónica (artículo 39 de la Ley 40/2015). La sede electrónica es una dirección electrónica cuya titularidad corresponde a una Administración, organismo público o entidad de Derecho público y cuyo establecimiento implica responsabilidad sobre la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios accesibles a través de ella (artículo 38). Por tanto, un portal puede informar y ordenar accesos; la sede identifica el espacio oficial en el que se realizan actuaciones sometidas a garantías administrativas.

El Punto de Acceso General electrónico facilita el acceso a servicios, trámites e información de los órganos y organismos vinculados a una Administración. En el ámbito estatal dispone de una sede electrónica asociada y permite acceder a la Carpeta Ciudadana (artículo 7 del Real Decreto 203/2021). La Carpeta Ciudadana ofrece a cada persona interesada un espacio de relación que facilita el acceso a expedientes, notificaciones, datos y otra información disponible, sin sustituir las sedes de los organismos responsables ni alterar sus competencias (artículo 8).

La sede debe mostrar, entre otros contenidos, su identificación, el órgano titular, la fecha y hora oficial, los sistemas de identificación y firma admitidos, la relación actualizada de actuaciones automatizadas, el acceso al registro y a los servicios y medios de impugnación que procedan. Debe utilizar comunicaciones seguras y permitir comprobar su autenticidad (artículos 9 a 12 del Real Decreto 203/2021).

La fecha y hora oficial de la sede tienen consecuencias jurídicas, especialmente para registros y plazos. Los sistemas admitidos deben publicarse para que la persona conozca de antemano cómo puede identificarse o firmar. La sede también debe permitir acceder a su acto de creación, a la relación de servicios y a los mecanismos disponibles para presentar sugerencias, quejas o impugnaciones cuando procedan.

La actuación administrativa automatizada es cualquier acto o actuación realizado íntegramente por medios electrónicos en el marco de un procedimiento sin intervención directa de una persona empleada pública. Deben determinarse previamente el órgano responsable de definir especificaciones, programar, mantener, supervisar y controlar la calidad y, en su caso, auditar el sistema, y el órgano responsable a efectos de impugnación. La identificación y autenticación puede realizarse mediante sello electrónico o código seguro de verificación, en los términos de los artículos 41 y 42 de la Ley 40/2015 y 13 del Real Decreto 203/2021. La automatización no elimina la competencia ni la responsabilidad: exige atribuirlas antes de que funcione el sistema.

No toda utilización de una aplicación constituye actuación automatizada. Puede existir apoyo informático mientras la decisión sigue siendo adoptada de forma efectiva por una persona empleada pública. La categoría legal aparece cuando el acto o actuación se produce íntegramente de forma electrónica sin intervención directa. En ese caso, la identificación previa de los órganos responsables permite controlar el diseño del sistema, su calidad y la vía de impugnación del resultado.

La interoperabilidad y la seguridad completan esta infraestructura. Los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y Seguridad comprenden los criterios y recomendaciones que deben tenerse en cuenta para adoptar decisiones tecnológicas que garanticen intercambio, conservación y protección de la información (artículo 156 de la Ley 40/2015). A ello se unen la reutilización de sistemas y aplicaciones y la transferencia de tecnología entre Administraciones de los artículos 157 y 158.

Identificación y firma cumplen funciones distintas. La identificación permite comprobar la identidad de quien actúa. La firma acredita la autenticidad de la expresión de voluntad y consentimiento y la integridad e inalterabilidad del documento. Conforme al artículo 11.1 de la Ley 39/2015, para realizar cualquier actuación del procedimiento basta, con carácter general, con acreditar previamente la identidad mediante uno de los sistemas admitidos. La firma solo se exige para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos (artículo 11.2).

El artículo 9 de la Ley 39/2015 admite como sistemas de identificación de los interesados los basados en certificados electrónicos cualificados de firma o de sello expedidos por prestadores incluidos en la lista de confianza, los sistemas de clave concertada y cualquier otro que la Administración considere válido en los términos legales. Cada Administración puede determinar los sistemas admitidos, pero debe aceptar los basados en certificados cualificados cuando admita otros sistemas.

Para firmar, el artículo 10 permite sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados cualificados, sistemas de sello electrónico cualificado y avanzado y otros sistemas válidos aceptados por la Administración. Cuando se utiliza un sistema de firma que acredita la identidad, esta se entiende también acreditada. Las Administraciones pueden admitir los sistemas de identificación como firma cuando permitan acreditar la autenticidad de voluntad y consentimiento.

El Reglamento (UE) n.º 910/2014, eIDAS, distingue tres conceptos en su artículo 3:

• La firma electrónica consiste en datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados lógicamente con ellos que utiliza el firmante para firmar.
• La firma electrónica avanzada debe estar vinculada al firmante de manera única, permitir identificarlo, haber sido creada utilizando datos bajo su control con un alto nivel de confianza y estar vinculada con los datos firmados de modo que cualquier modificación posterior sea detectable (artículo 26).
• La firma electrónica cualificada es una firma avanzada creada mediante un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado.

No puede denegarse efecto jurídico ni admisibilidad como prueba a una firma por el mero hecho de ser electrónica o de no cumplir los requisitos de la cualificada. Sin embargo, el efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita se atribuye específicamente a la firma electrónica cualificada (artículo 25 eIDAS). La legislación española todavía contiene en algunos preceptos la expresión «certificado reconocido o cualificado»; al estudiar esos artículos debe respetarse su tenor literal y relacionarlo con la categoría europea de certificado cualificado.

El Reglamento eIDAS fue reformado por el Reglamento (UE) 2024/1183 para establecer el marco europeo de identidad digital. La reforma amplía el sistema con las carteras europeas de identidad digital y nuevos servicios de confianza, pero mantiene las categorías clásicas de firma electrónica, avanzada y cualificada y sus efectos jurídicos. Para este tema interesa comprender ese marco actualizado sin confundir la cartera de identidad con la firma exigida para una actuación administrativa concreta.

Las Administraciones pueden identificarse mediante sello electrónico basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos legales (artículo 40 de la Ley 40/2015). Respecto de la información publicada como propia en su portal, la Administración se entiende identificada. Para la actuación automatizada pueden utilizar sello electrónico o código seguro de verificación (artículo 42). La actuación del personal puede firmarse mediante sistemas que identifiquen conjuntamente al titular del puesto y a la Administración u órgano en el que presta servicios, sin perjuicio de los supuestos en que se sustituya la identificación personal por un número profesional por razones de seguridad pública (artículo 43 y artículos 22 a 24 del Real Decreto 203/2021).

El código seguro de verificación vincula el documento con la Administración, órgano u organismo actuante y permite comprobar su integridad mediante el acceso a la sede correspondiente. No es un simple número interno: su utilidad jurídica depende de que la persona pueda verificar el documento durante el plazo de disponibilidad establecido y de que las condiciones de generación se encuentren reguladas.

Las personas físicas pueden elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones por medios electrónicos, salvo que estén obligadas. También pueden cambiar el medio elegido en cualquier momento (artículo 14.1 de la Ley 39/2015). La elección de canal no altera los requisitos materiales del trámite, pero determina el medio de presentación y de comunicación aplicable.

El derecho de elección pertenece a la persona física no obligada. Una vez que opta por la vía electrónica, debe utilizarla coherentemente para la actuación de que se trate y queda sometida al régimen de subsanación previsto en el artículo 14 del Real Decreto 203/2021 si utiliza después un medio no electrónico. Puede cambiar el canal para actuaciones sucesivas, pero ese cambio no modifica los efectos que ya hayan producido las presentaciones o notificaciones anteriores.

El artículo 14.2 impone directamente la relación electrónica, al menos, a cinco categorías: personas jurídicas; entidades sin personalidad jurídica; profesionales cuya actividad requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones relacionados con ella, incluidos notarios y registradores; representantes de una persona obligada; y empleados públicos para los trámites y actuaciones que realicen con su Administración por razón de su condición, en la forma que se determine reglamentariamente.

La obligación del representante depende de la persona representada. No queda obligado por representar a cualquier interesado, sino cuando actúa en nombre de quien ya está comprendido entre los sujetos obligados. Tampoco todo trámite de una profesión colegiada debe ser electrónico: la obligación se refiere a los que se realizan en ejercicio de la actividad profesional.

Las Administraciones pueden establecer reglamentariamente la obligación para determinados procedimientos y colectivos de personas físicas cuando, por su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios (artículo 14.3). Esta habilitación no convierte a todas las personas físicas en sujetos obligados: requiere una previsión reglamentaria y la concurrencia de las condiciones legales.

Si un sujeto obligado presenta presencialmente una solicitud, la Administración debe requerir la subsanación mediante presentación electrónica. El requerimiento concede diez días para subsanar y advierte que, si no se atiende, se tendrá a la persona por desistida o podrá declararse la pérdida del derecho al trámite, según corresponda. A estos efectos, la fecha de presentación es aquella en la que se realiza la subsanación electrónica (artículo 68.4 de la Ley 39/2015 y artículo 14 del Real Decreto 203/2021). La regla afecta a la fecha jurídica de entrada y puede incidir en el cumplimiento del plazo.

El requerimiento no transforma la presentación presencial en una presentación electrónica válida desde su fecha inicial. Precisamente por ello, si la subsanación electrónica se produce fuera del plazo sustantivo aplicable, pueden derivarse consecuencias desfavorables. La declaración de desistimiento o de pérdida del derecho al trámite requiere la resolución correspondiente y no se produce como una consecuencia material automática sin actuación administrativa.

La obligación electrónica se acompaña de un deber de asistencia. Las Administraciones deben garantizar que las personas interesadas puedan relacionarse a través de los canales disponibles y asistir especialmente a quienes no están obligados en identificación y firma, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas. Si una persona carece de medios, su identificación o firma puede realizarla válidamente un funcionario habilitado, con consentimiento expreso y constancia para los casos de discrepancia o litigio (artículo 12 de la Ley 39/2015). Los registros de funcionarios habilitados deben ser interoperables e incluir, al menos, al personal que presta servicios en oficinas de asistencia en materia de registros.

La intervención del funcionario habilitado no convierte a este en representante ni le permite decidir el contenido de la solicitud. La persona interesada debe identificarse, prestar consentimiento expreso y manifestar su voluntad; el funcionario utiliza su sistema de firma para materializar electrónicamente la actuación y debe quedar constancia de la asistencia prestada.

Cada Administración debe disponer de un Registro Electrónico General en el que se asiente todo documento presentado o recibido en cualquier órgano, organismo público o entidad vinculada o dependiente. Los organismos pueden contar con registro propio si está plenamente interoperable e interconectado con el general. El registro debe garantizar constancia de número, naturaleza, fecha y hora, identificación de quien presenta, órgano remitente cuando proceda, destinatario y referencia al contenido (artículo 16.1 y 16.2 de la Ley 39/2015).

El asiento no es una mera anotación técnica. Permite acreditar cuándo entró o salió un documento, quién lo presentó, a qué órgano se dirigió y cuál era su contenido o referencia. La interconexión evita que la persona tenga que localizar necesariamente el registro del órgano competente y permite transmitir electrónicamente el asiento y la documentación al destinatario correcto.

Los documentos pueden presentarse en el registro electrónico de la Administración u organismo destinatario y en los restantes registros electrónicos que formen parte del sistema; en oficinas de Correos, representaciones diplomáticas y oficinas consulares de España en el extranjero, oficinas de asistencia en materia de registros y otros lugares previstos legalmente (artículo 16.4). Los registros de todas las Administraciones deben ser plenamente interoperables para garantizar compatibilidad, interconexión y transmisión telemática de asientos y documentos.

El registro electrónico emite automáticamente un recibo consistente en copia autenticada del documento, con fecha y hora y número de entrada, y recibos de los documentos que lo acompañen. Los documentos presentados presencialmente deben digitalizarse por la oficina de asistencia para incorporarlos al expediente y devolverse los originales, salvo que la norma exija custodia o que se trate de objetos o soportes no susceptibles de digitalización (artículo 16.5).

El recibo es la prueba inmediata de la presentación y debe conservarse. Acredita tanto el documento principal como los anexos efectivamente aportados, lo que permite resolver discrepancias posteriores. La digitalización realizada por la oficina debe producir una copia electrónica auténtica cuando concurran los requisitos legales; no equivale a incorporar una simple fotografía sin garantías.

El registro electrónico permite presentar documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. Para el cómputo de plazos de los interesados rige la fecha y hora oficial de la sede. La presentación en día inhábil se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo norma que permita expresamente la recepción en día inhábil; los documentos se ordenan según la hora efectiva de presentación y se consideran anteriores a los presentados el primer día hábil. Para los plazos que debe cumplir la Administración, el cómputo comienza en la fecha y hora de presentación en su registro electrónico (artículo 31 de la Ley 39/2015).

El calendario de días inhábiles aplicable debe publicarse en la sede. La disponibilidad permanente del registro no convierte en hábil un día inhábil: permite presentar, pero los efectos temporales se determinan conforme a las reglas legales.

Debe distinguirse el plazo del interesado del plazo de la Administración. Para la persona que presenta en un día inhábil, la ley desplaza la imputación al primer día hábil siguiente y conserva el orden real de entrada. Para la Administración, el inicio del cómputo se determina por la fecha y hora de entrada en el registro electrónico de la Administración u organismo competente. Esta diferencia explica por qué el recibo y la información posterior sobre el inicio efectivo del plazo resultan relevantes.

Comunicación y notificación no son términos intercambiables. Una comunicación puede informar sobre la marcha del procedimiento sin contener un acto que deba notificarse con las garantías de los artículos 40 y siguientes de la Ley 39/2015. La notificación, en cambio, pone formalmente un acto administrativo en conocimiento de la persona y determina efectos como el inicio de plazos para recurrir o cumplir lo ordenado.

Cuando la relación debe realizarse electrónicamente, el artículo 41 del Real Decreto 203/2021 exige comunicar por esta vía, al menos, determinados hitos: la fecha y hora efectiva en que comienza el plazo de la Administración tras una presentación registral; la recepción de la solicitud por el órgano competente, el plazo máximo para resolver y notificar y los efectos del silencio; y distintas causas de suspensión del plazo, como la petición y recepción de informes preceptivos o de pronunciamientos de órganos de la Unión Europea o jurisdiccionales.

Estas comunicaciones favorecen la transparencia del procedimiento y permiten conocer por qué un plazo comienza, se suspende o se reanuda. No sustituyen a la resolución ni a su notificación, pero hacen visible información que de otro modo permanecería dentro de la gestión administrativa.

Toda notificación debe cursarse dentro de los diez días siguientes a la fecha en que se dictó el acto y contener su texto íntegro, indicación de si pone fin a la vía administrativa, recursos procedentes, órgano ante el que se presentan y plazo para interponerlos. Una notificación defectuosa que contenga el texto íntegro produce efectos desde que el interesado realiza actuaciones que revelen conocimiento del contenido y alcance del acto o interpone el recurso correspondiente (artículo 40 de la Ley 39/2015).

Las notificaciones se practican preferentemente por medios electrónicos y obligatoriamente por esa vía cuando el interesado deba relacionarse electrónicamente. Las personas no obligadas pueden decidir y comunicar en cualquier momento que las sucesivas notificaciones se practiquen o dejen de practicarse electrónicamente. La Administración puede establecer la notificación electrónica obligatoria para determinados procedimientos y colectivos en los mismos términos previstos para la relación electrónica (artículo 41.1).

No se practican electrónicamente las notificaciones en las que el acto vaya acompañado de elementos no susceptibles de conversión electrónica ni las que contengan medios de pago a favor del obligado, como cheques. Además, la Administración puede practicarlas por medios no electrónicos cuando el interesado comparece espontáneamente en una oficina de asistencia y solicita la comunicación personal en ese momento, o cuando la entrega directa por empleado público sea necesaria para asegurar la eficacia de la actuación (artículo 41.1 y 41.2).

La notificación electrónica se practica mediante comparecencia en la sede electrónica, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única o por ambos sistemas, según disponga cada Administración. Se entiende practicada cuando se accede a su contenido. Cuando sea obligatoria o haya sido elegida, se entiende rechazada si transcurren diez días naturales desde su puesta a disposición sin acceso, salvo que se compruebe imposibilidad técnica o material (artículo 43).

La puesta a disposición y el acceso son momentos diferentes. La Administración cumple la obligación de poner la notificación a disposición en la sede o en la Dirección Electrónica Habilitada única, pero como regla la notificación se practica cuando la persona accede. Si la vía es obligatoria o fue elegida y pasan diez días naturales sin acceso, la ley permite tenerla por rechazada y continuar el procedimiento, salvo imposibilidad técnica o material acreditada.

La Administración envía un aviso al dispositivo o correo electrónico comunicado por el interesado para informarle de la puesta a disposición. La falta de este aviso no impide que la notificación sea válida, porque el aviso no es la notificación (artículo 41.6). Si se utilizan varios cauces, se toma como fecha de notificación la que se haya producido en primer lugar (artículo 41.7).

El aviso cumple una función auxiliar y no contiene necesariamente el acto administrativo. Por ello debe mantenerse actualizada la dirección o dispositivo facilitado, pero la ausencia del aviso no elimina la responsabilidad de consultar el sistema cuando la relación electrónica es obligatoria. Esta regla no excusa una imposibilidad técnica real, que debe valorarse conforme al artículo 43.

Documento administrativo electrónico

Los documentos administrativos se emiten por escrito y por medios electrónicos como regla. Para ser válidos deben contener información archivada en soporte electrónico con formato identificable, datos de identificación que permitan individualizarlos, referencia temporal, metadatos mínimos y las firmas electrónicas que correspondan. No requieren firma los documentos meramente informativos ni los que no forman parte de un expediente, sin perjuicio de identificar su origen (artículo 26 de la Ley 39/2015).

El formato permite representar el contenido; los datos de identificación individualizan el documento; la referencia temporal sitúa su emisión; los metadatos describen su contexto, estructura y gestión; y la firma, cuando procede, acredita su autenticidad e integridad. Estos elementos deben mantenerse relacionados durante la conservación para que el documento continúe siendo comprensible y verificable con el paso del tiempo.

Copias auténticas y documentos aportados

Las copias auténticas realizadas por el órgano competente tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales. Debe quedar garantizada la identidad del órgano que realiza la copia y su contenido. Las Administraciones deben publicar en su sede los códigos seguros de verificación u otros sistemas empleados y mantener actualizado un registro de funcionarios habilitados para expedir copias (artículo 27 de la Ley 39/2015 y artículos 47 a 49 del Real Decreto 203/2021). Cuando un documento presentado en papel no pueda devolverse en el momento, debe conservarse a disposición del interesado durante seis meses, salvo que la Administración correspondiente establezca reglamentariamente un plazo mayor; después puede destruirse si concurren las condiciones del artículo 53.1 del Real Decreto 203/2021.

Una copia auténtica no es cualquier reproducción. Debe producirla el órgano competente mediante un procedimiento que garantice identidad y contenido. Puede tener eficacia en otra Administración y permite integrar documentos en papel dentro de un expediente electrónico sin conservar indefinidamente el soporte original, salvo que una norma exija su custodia o que el objeto no pueda digitalizarse.

Las personas interesadas no están obligadas a aportar documentos elaborados por cualquier Administración, documentos originales salvo excepción, datos o documentos no exigidos por la normativa o que ya hayan aportado anteriormente a cualquier Administración. La Administración actuante puede consultar o recabar esos documentos por medios electrónicos, salvo oposición cuando esta sea posible; no cabe oposición si la aportación se exige en el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección (artículo 28 de la Ley 39/2015). Las transmisiones deben respetar la normativa de protección de datos y las condiciones de interoperabilidad y seguridad (artículo 155 de la Ley 40/2015).

Este derecho evita reiterar cargas documentales, pero no impide que la Administración solicite la identificación del documento o del procedimiento en el que fue aportado cuando resulte necesario localizarlo. Si excepcionalmente no puede recabarse, podrá requerirse de nuevo en los términos legales. La consulta entre Administraciones debe dejar trazabilidad y limitarse a la finalidad del procedimiento.

Expediente administrativo electrónico

El expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución y de diligencias encaminadas a ejecutarla. Tiene formato electrónico y se forma mediante agregación ordenada de documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás actuaciones, con índice numerado y copia electrónica certificada de la resolución (artículo 70 de la Ley 39/2015). No forma parte del expediente la información auxiliar o de apoyo —notas, borradores, opiniones, comunicaciones internas y juicios de valor— salvo los informes solicitados antes de resolver que sean preceptivos o facultativos.

El expediente no es una carpeta indiscriminada con toda la información producida durante la tramitación. Debe contener lo que fundamenta y documenta la decisión y su ejecución, ordenado de manera que pueda comprenderse la secuencia procedimental. La exclusión de información auxiliar evita confundir borradores o notas de trabajo con actuaciones formalmente incorporadas, sin permitir que se oculten informes que deban formar parte del expediente.

El foliado electrónico se realiza mediante índice autenticado que garantiza la integridad y permite recuperar el expediente. Un documento puede pertenecer a varios expedientes y el índice se firma por el titular del órgano o se sella electrónicamente si se forma de modo automatizado (artículo 51 del Real Decreto 203/2021). El derecho de acceso de las personas interesadas puede satisfacerse mediante puesta a disposición en el Punto de Acceso General o en la sede correspondiente, con un localizador y durante el tiempo determinado por la política de gestión documental (artículo 52).

El índice no se limita a numerar archivos: acredita qué documentos integraban el expediente en un momento determinado y permite comprobar que no se han añadido, eliminado o alterado sin constancia. La posibilidad de que un documento pertenezca a varios expedientes evita duplicaciones innecesarias y no rompe la integridad, siempre que cada índice identifique correctamente su contenido.

Archivo electrónico único y conservación

Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados, en los términos de la normativa aplicable. Deben conservarse en un formato que permita garantizar autenticidad, integridad y conservación, así como consulta con independencia del tiempo transcurrido, y asegurarse identificación de usuarios, control de accesos y protección de datos (artículo 17 de la Ley 39/2015). El artículo 46 de la Ley 40/2015 exige almacenar electrónicamente todos los documentos utilizados en actuaciones administrativas, salvo que no sea posible, y adoptar medidas de seguridad que garanticen integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación.

Conservar no significa guardar indefinidamente todo documento en el mismo formato. Las políticas de gestión documental determinan plazos, transferencias, eliminación y conservación permanente conforme al valor administrativo, jurídico e histórico. Si un formato queda obsoleto, deben realizarse migraciones que mantengan el contenido, los metadatos y las evidencias necesarias para verificar autenticidad e integridad.