Explicación del Tema 14 de Ayudantes de Instituciones Penitenciarias

El tema explica cómo se relacionan las personas con la Administración antes y durante un procedimiento. Parte de los principios que rigen toda actuación administrativa, identifica los derechos y obligaciones de quienes se relacionan con ella y estudia los instrumentos que dejan constancia de esa relación: registro, documentos, copias y archivo. Sobre esa base aborda la obligación de resolver y las consecuencias del incumplimiento del plazo. El recorrido ayuda a separar la presentación de un escrito, el cómputo temporal, la resolución expresa y los distintos efectos del silencio o de la caducidad.

Base normativa: Artículos 3 y 4 de la Ley 40/2015.

Las Administraciones sirven con objetividad los intereses generales y actúan con eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación, sometidas a Constitución, ley y Derecho. Deben respetar buena fe, confianza legítima, lealtad institucional, simplicidad, claridad, proximidad, participación, transparencia, planificación, dirección por objetivos, responsabilidad, calidad y eficiencia, conforme al artículo 3.

Cuando limitan derechos o exigen requisitos para una actividad, deben elegir la medida menos restrictiva, justificar necesidad y proporcionalidad y evitar diferencias discriminatorias. También deben evaluar periódicamente resultados y efectos de la regulación, según el artículo 4. Eficacia no autoriza a prescindir de competencia, procedimiento o garantías.

Las personas tienen derecho a comunicarse mediante el Punto de Acceso General electrónico, recibir asistencia en el uso de medios electrónicos, utilizar las lenguas oficiales, acceder a información pública, archivos y registros, ser tratadas con respeto, exigir responsabilidades, obtener y utilizar medios de identificación y firma y proteger sus datos. Estos derechos del artículo 13 corresponden a cualquier persona; no deben confundirse con los derechos adicionales que la Ley reconoce a quien tiene la condición de interesado en un procedimiento.

Base normativa: Artículos 13 a 15 y 18 a 20 de la Ley 39/2015.

Las personas físicas eligen medio salvo obligación. Deben relacionarse electrónicamente personas jurídicas, entidades sin personalidad, profesionales colegiados para actuaciones propias, representantes de obligados y empleados públicos por su condición; pueden añadirse colectivos con capacidad acreditada, conforme al artículo 14. El artículo 15 regula la lengua del procedimiento estatal y la atención a cooficialidad y traducción de documentos.

El artículo 18 impone el deber de colaborar con la Administración en los términos legales y permite requerir datos que ayuden a identificar a otras personas interesadas. La comparecencia, presencial o electrónica, solo es obligatoria cuando una ley lo establece; la citación debe expresar lugar, fecha, hora, medios disponibles, objeto y efectos de no comparecer, y se entrega certificación si se solicita, según el artículo 19. El artículo 20 atribuye a titulares de unidades y personal responsable la obligación directa de tramitar y remover obstáculos, y reconoce a los interesados el derecho a identificar a quienes tramitan su procedimiento.

Cada Administración dispone de Registro Electrónico General, interoperable con los de sus organismos. Los documentos pueden presentarse en registro electrónico competente, oficinas de Correos conforme a regulación, representaciones diplomáticas y consulares, oficinas de asistencia y demás lugares legales. El asiento identifica número, fecha, hora, interesado, órgano remitente, destinatario y contenido; se expide recibo de documento y acompañantes, según el artículo 16.

Base normativa: Artículos 16 y 29 a 33 de la Ley 39/2015 y los artículos 37 a 40 del Real Decreto 203/2021.

Las oficinas digitalizan documentos en papel y devuelven originales salvo custodia obligada o voluntaria. Quienes están obligados a relacionarse electrónicamente deben subsanar electrónicamente una presentación presencial; la fecha de presentación es la de subsanación.

Los términos obligan a Administración e interesados. Si el plazo se fija en días, se entiende hábil salvo norma que diga naturales y se excluyen sábados, domingos y festivos; empieza al día siguiente de notificación o publicación. Los meses y años vencen el mismo ordinal y, si no existe, el último día; si el vencimiento es inhábil, pasa al primer hábil siguiente. El registro electrónico admite documentos todos los días y aplica la fecha y hora oficial de sede, conforme a los artículos 29 a 31.

La Administración puede ampliar de oficio o a petición los plazos hasta la mitad de su duración si las circunstancias lo aconsejan, no se perjudican derechos de terceros y se acuerda antes del vencimiento. Tanto la ampliación como su denegación deben notificarse y no son recurribles por separado. La tramitación de urgencia reduce a la mitad los plazos ordinarios del procedimiento, salvo los relativos a la presentación de solicitudes y recursos. La urgencia exige razones de interés público y su acuerdo tampoco admite recurso separado, según los artículos 32 y 33.

Cada Administración mantiene archivo electrónico único de documentos de procedimientos finalizados, en formato que garantice autenticidad, integridad, conservación y consulta. Los soportes deben permitir acceso futuro, migración y medidas de seguridad, conforme a los artículos 17 y 46.

Base normativa: Artículos 17 y 26 a 28 de la Ley 39/2015 y el artículo 46 de la Ley 40/2015.

Un documento administrativo electrónico es válido si contiene información archivada, identificación, referencia temporal, metadatos y firma cuando proceda. Las copias auténticas realizadas por órgano competente tienen validez de originales y deben permitir comprobar autenticidad. Los interesados pueden aportar copias y, como regla, no están obligados a presentar originales ni documentos ya en poder administrativo o elaborados por otra Administración; esta debe recabarlos, salvo oposición admisible o excepciones, según los artículos 26 a 28.

La Administración debe dictar resolución expresa y notificarla en todos los procedimientos. Las excepciones se limitan a terminación por pacto o convenio y procedimientos relativos a derechos sometidos solo a declaración responsable o comunicación. El plazo lo fija la norma; no supera seis meses salvo ley o Derecho de la Unión. Si no hay plazo específico, es de tres meses, contado según la forma de iniciación, conforme al artículo 21.

Base normativa: Artículos 21 a 23 de la Ley 39/2015.

La Administración debe publicar los plazos y efectos del silencio e informar al interesado dentro de los diez días siguientes a recibir la solicitud. El plazo puede suspenderse por subsanación, informes preceptivos, pruebas técnicas, negociaciones, pronunciamientos previos o causas del artículo 22. La ampliación excepcional requiere agotar medios, motivación y notificación y no puede exceder del plazo inicialmente establecido, según el artículo 23.

El vencimiento no elimina la obligación de resolver ni la responsabilidad de tramitación. Debe distinguirse suspensión —el cómputo se detiene— de ampliación —el máximo aumenta—.

Vencido el plazo sin resolución notificada, la regla es silencio estimatorio, salvo norma con rango de ley o de Derecho de la Unión o internacional aplicable que disponga lo contrario. Es desestimatorio, entre otros, en derecho de petición, solicitudes cuya estimación transfiera facultades sobre dominio o servicio público, actividades que puedan dañar el medio ambiente, responsabilidad patrimonial, impugnación de actos y revisión de oficio a solicitud.

Base normativa: Artículo 24 de la Ley 39/2015.

Existe una regla especial para los recursos de alzada interpuestos contra una desestimación por silencio: si tampoco se resuelve el recurso en plazo, se entiende estimado, salvo que se refiera a derecho de petición, dominio o servicio público, actividades perjudiciales para el medio ambiente, responsabilidad patrimonial o revisión de oficio.

La estimación produce un acto finalizador que puede hacerse valer ante Administración y terceros; la resolución posterior solo puede confirmarlo. La desestimación permite interponer recurso, pero la resolución posterior no queda vinculada por el silencio.

El certificado se expide de oficio por el órgano competente dentro de quince días desde que expire el plazo, sin perjuicio de que el interesado pueda pedirlo en cualquier momento; en ese caso, el plazo de quince días se cuenta desde el día siguiente a la entrada de la petición. El silencio es un efecto legal, no una dispensa de resolver.

En procedimientos iniciados de oficio, el vencimiento no exime de resolver y produce efectos distintos según su objeto. Si pueden reconocer o constituir derechos u otras situaciones favorables, quienes comparecieron pueden entender desestimadas sus pretensiones.

Base normativa: Artículos 25 y 95 de la Ley 39/2015.

Si se ejercen potestades sancionadoras o de intervención capaces de producir efectos desfavorables o de gravamen, se produce caducidad y debe ordenarse el archivo. La paralización imputable al interesado interrumpe el cómputo del plazo. Conforme a los artículos 25 y 95, la caducidad no produce por sí sola la prescripción de acciones, pero el procedimiento caducado no interrumpe el plazo de prescripción; puede iniciarse otro mientras esta no se haya producido, incorporando los actos y trámites cuyo contenido habría permanecido igual y repitiendo, en todo caso, alegaciones, proposición de prueba y audiencia.